Договор о признании электронных документов налогоплательщик направляет средствами телекоммуникационной связи в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.
На Договор накладываются усиленные сертификаты открытых ключей должностных лиц, имеющих право подписи (руководителя, бухгалтера, печати (при наличии), осуществляется шифрование документа в электронном виде и направление его в орган ГФС по основному месту учета.
После поступления Договора в электронном виде проводится его расшифровка, осуществляются проверки ЭЦП, соответствия электронного документа утвержденному формату (стандарту), наличия в системе действующего договора при поступлении проекта нового договора и формируется первая квитанция о сохранении документа. После обработки Договора соответствующим органом ГФС плательщику направляется вторая квитанция, в которой указывается результат рассмотрения.
Договор вступает в силу с момента подписания Сторонами и действует до истечения срока действия усиленных сертификатов открытых ключей.
В случае прекращения Договора о признании электронных документов по основаниям, определенным законом, налогоплательщик вправе до принятия нового Договора представлять налоговую отчетность лично (или уполномочить на это другое лицо) или направить ее по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения.
Представление плательщиками в контролирующие органы электронных документов средствами телекоммуникационной связи осуществляется на основании договоров о признании электронных документов в соответствии с требованиями НКУ с учетом Законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851, «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852 и Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденной приказом ГНА Украины от 10.04.2008 г. № 233.
