Організовуємо зберігання документів
Залежно від обсягів документації установи обов'язки щодо її зберігання може бути покладено на спеціальний підрозділ (архів) чи на одного з працівників (архіваріуса). Якщо ж документів порівняно небагато, то зберігання документів можна доручити відповідному працівникові (наприклад, секретарю) у порядку суміщення посад.
Архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи. У малочисельних установах призначають особу, відповідальну за ведення архіву установи (п. 8 розд. І Правил № 1000/5).
Якщо функції організації діловодства в установі або ведення архіву установи покладено на відповідальну особу, то в посадовій інструкції посадової особи треба зазначити ці обов'язки, її права та відповідальність (п. 9 розд. І Правил № 1000/5).
Первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковому передаванню до архіву.
До моменту передання в архів згадані документи потрібно зберігати в бухгалтерській службі в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положення № 88).
Керуючись положеннями Закону № 3814, Переліку № 578/5 та інших нормативно-правових актів, процес організації зберігання документів можна умовно поділити на 3 етапи (наведено нижче).
Етап 1. Розроблення й затвердження номенклатури справ (реєстру)
...
| Продовження матеріалу "Розбираємо документальний "мотлох" установи: що в архів, а що в макулатуру" читайте за посиланням. На цю тему можуть зацікавити й такі матеріали: "Як довго зберігати протокол оцінки діяльності головбуха-бюджетника"; "Як довго зберігати електронну податкову звітність?"; "Зі знищенням первинки поспішати не варто: на що натякають у ДФС". Для отримання доступу до вказаних матеріалів та іншої аналітики інформаційно-правової системи ЛІГА:ЗАКОН - скористайтеся ТЕСТОВИМ доступом до сервісу та оціните весь обсяг і переваги послуг, що надаються. |
