НБУ вважає, що підприємство має право видати засоби особі, що не полягає з ним в трудових стосунках (у тому числі засновникові), проте така видача регулюється нормами ГКУ, а не КЗоТ.
Для доручення особі, яка не є працівником підприємства, здійснення певних цивільно-правових дій в інтересах і за рахунок такого підприємства необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі).
Термін, на який засновникові може видаватися підзвітна готівка, складає 2 робітників дня, а для закупівлі сільськогосподарської продукції і заготівлі вторинної сировини (окрім металобрухту) - не більше 10 робочих днів.
При цьому у разі витрачання засновником готівкових засобів йому слід враховувати 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків з одним підприємством/підприємцем протягом одного дня.
Після виконання доручення засновник зобов'язаний уявити звіт про використання засобів, виданих на відрядження або під звіт, і прикласти до нього документи, що підтверджують понесені ним витрати. У разі використання засобів, знятих з особистої платіжної картки, також додаються документи про отримання готівки з поточного рахунку: чек банкомату, сліп, чек платіжного терміналу і т. п.
Звіт має бути поданий до витікання 5-го банківського дня, що йде за днем завершення виконання доручення.
Залишок невитрачених засобів необхідно повернути (у касу або шляхом зарахування на рахунок підприємства) до або одночасно з представленням авансового звіту.
Раніше НБУ стверджував, що видача підзвітних засобів допускається тільки працівникам (лист від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871), а Мінфін відстоював можливість видачі підзвітних засобів неработникам підприємства на підставі договору доручення, але в порядку, вказаному в наказі про облікову політику (лист від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774) (лист від 16.09.2013 р. № 11-112/13017).
