Мінфін в листі від 11.09.2013 р. № 31-08410-07-10/26621 розглянув питання відносно можливості зберігання первинних документів в електронному вигляді на захищених дата-центрах за межами України.
Так, основою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях.
Якщо первинка складається і зберігається в електронному вигляді, підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів і відповідних органів в межах їх повноважень, передбачених законами.
Порядок створення, прийняття і віддзеркалення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88.
Пунктом 6.4 Положень передбачено, що первинні документи, створені у формі електронного документу, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях, і впродовж терміну, який не має бути менше терміну, встановленого для відповідних документів на папері.
І хоча в листі немає відповіді, чи можна зберігати первинку на серверах за кордоном, прямої заборони відомство на таке зберігання не дає. Головне, щоб можна було засвідчити їх цілісність і відтворити форму на вимогу контрагентів і органів державної влади.
Таке ж питання, у свою чергу, було поставлене і Минсоцполитики, на що відомство в листі від 24.09.2013 р. № 10742/0/14-13/8 відхилилося від відповіді, відмітивши, що за роз'ясненнями необхідно звернутися в держслужбу по захисту персональних даних.
