Выдача наличных средств под отчет или на командировку разрешается на срок:
• не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет - для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья, кроме металлолома;
• на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет, - на все прочие производственные (хозяйственные) нужды.
Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до окончания срока командировки.
Авансовый отчет представляется до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик либо завершает такую командировку, либо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу либо зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления авансового отчета.
Если во время служебной командировки работник получил наличность на платежную карту, то сдать авансовый отчет и вернуть сумму излишне израсходованных средств необходимо до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.
Кроме того, если во время командировки работник использовал платежные карты для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления авансового отчета не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней.
Налоговым агентом при налогообложении суммы, выданной под отчет и не возвращенной в установленный срок, является лицо, выдавшее такую сумму, - в сумме, превышающей фактические расходы налогоплательщика на выполнение таких действий.
НДФЛ с суммы превышения удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы дохода - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы НДФЛ.
В случае увольнения работника сумма налога удерживается во время окончательного расчета, а при недостаточности суммы непогашенная часть налога включается в налоговые обязательства налогоплательщика по результатам отчетного года.
