Законодательство не предусматривает единых стандартов штатного расписания, потому оно может иметь произвольную форму. Исключение имеем только для бюджетных учреждений и организаций, составляющих такой документ по форме, приведенной в приказе Минфина от 28.01.2002 г. № 57.
Предприятия и другие субъекты хозяйствования негосударственной формы собственности и те, у которых наличие штатного расписания не урегулировано действующим законодательством, имеют право самостоятельно решать вопрос относительно того, какие должности будут занимать будущие работники, сколько необходимо сотрудников и каким будет размер их зарплаты.
Однако при проверках Гоструда обращает внимание на требование, чтобы минимальная тарифная ставка (должностной оклад) устанавливалась на уровне прожиточного минимума, определенного для трудоспособных лиц на 1 января календарного года (с 01.01.2017 г. - 1600 грн).
К тому же штатное расписание является обязательным, даже если на предприятии работает один человек, например руководитель.
Со временем при необходимости создается новое штатное расписание или вносятся изменения в имеющееся, в частности в случае введения новых штатных единиц, изменения размера заработной платы или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.).
После внесения изменений издается приказ, который должен содержать формулировку этих нововведений и их обоснование. В случае структурного перестроения предприятия издается приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене действующего. В остальных случаях приказом вносятся изменения без переутверждения действующего документа.
Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение года не ограничиваются. Однако менять его ежемесячно нецелесообразно, потому при составлении документа в начале года желательно учитывать перспективы развития предприятия.
Дата выведения должностей (сокращения) или дата утверждения штатного расписания с учетом изменений структуры предприятия, например в связи с реорганизацией (внесения изменений в ранее определенные условия труда), должны быть такими, чтобы у предприятия, как того требует ст. 49-2 КЗоТа, была возможность не позднее чем за 2 месяца предупредить работников, которых касаются изменения.
Соответствующие советы предоставило Управление Гоструда в Кировоградской области.
