Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників, штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГКУ).
Штатний розпис - це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу і оклади по кожній посаді. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинної структури і чисельності, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003-2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у такому Класифікаторі).
Період дії штатного розпису можна не вказувати. Якщо не вказати період його дії, то можна застосовувати його впродовж всієї діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.
Обмеження відносно терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ - вони затверджують свої штатні розписи в місячний строк з початку року (згідно з абзацом 1 п. 45 постанови КМУ вiд 28.02.2002 p. № 228).
Інші (небюджетні) роботодавці переглядають і затверджують штатні розписи при необхідності.
Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства, який складають у довільній формі. Головне, що має бути вказане в наказі, - це дата, з якою передбачено введення в дію штатного розпису. Вона може відрізнятися від дати видання наказу або збігатися з нею. "Заднім числом" ввести в дію штатний розпис не можна - це єдине обмеження.
Перший екземпляр зaтвердженого штатного розпису залишається в кaнцелярії, а копії прямують у відділ кадрів для набору працівників і складання звітів, та в бухгалтерію - для нарахування зарплати.
Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру посадових окладів, а також змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).
Якщо в штатному розписі відсутні вакантні посади, то роботодавець не може прийняти на роботу нових працівників.
Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу по підприємству, в якому повинні бути висвітлені причини внесення цих змін.
Практикують два способи внесення змін до штатного розпису:
1) видати наказ про внесення змін до штатного розпису, перерахувавши зміни в тексті цього наказу;
2) затвердити наказом новий штатний розпис.
Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують підстави змін і конкретну дату, з якої зміни набирають чинності.
Підставами для внесення змін в штатний розпис у цьому наказі можуть бути, наприклад:
1) оптимізація організаційної структури підприємства;
2) реорганізація підприємства;
3) зміна обсягів діяльності;
4) проведення заходів, направлених на поліпшення діяльності підприємства або його підрозділів.
Звільнення працівника, окрім скорочення штату, наприклад, у зв'язку зі зміною обсягів діяльності, не є підставою для видалення зі штатного розпису посади, яку займав цей працівник.
Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.
Відповідні рекомендації надало Управління Держпраці у Хмельницькій області, яке наводить зразки вказаних документів.
