НБУ считает, что предприятие имеет право выдать средства лицу, не состоящему с ним в трудовых отношениях (в том числе учредителю), однако такая выдача регулируется нормами ГКУ, а не КЗоТ.
Для поручения лицу, которое не является работником предприятия, совершения определенных гражданско-правовых действий в интересах и за счет такого предприятия необходимо заключить договор поручения (в письменной или устной форме).
Срок, на который учредителю может выдаваться подотчетная наличность, составляет 2 рабочих дня, а для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья (кроме металлолома) - не более 10 рабочих дней.
При этом в случае расходования учредителем наличных средств ему следует учитывать 10-тысячный лимит наличных расчетов с одним предприятием/предпринимателем в течение одного дня.
После выполнения поручения учредитель обязан представить отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные им расходы. В случае использования средств, снятых с личной платежной карточки, также прилагаются документы о получении наличных денег с текущего счета: чек банкомата, слип, чек платежного терминала и т. п.
Отчет должен быть подан до истечения 5-го банковского дня, следующего за днем завершения выполнения поручения.
Остаток неизрасходованных средств необходимо вернуть (в кассу или путем зачисления на счет предприятия) до или одновременно с представлением авансового отчета.
Ранее НБУ утверждал, что выдача подотчетных средств допускается только работникам (письмо от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871), а Минфин отстаивал возможность выдачи подотчетных средств неработникам предприятия на основании договора поручения, но в порядке, указанном в приказе об учетной политике (письмо от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774) (письмо от 16.09.2013 г. № 11-112/13017).
