Минфин в письме от 11.09.2013 г. № 31-08410-07-10/26621 рассмотрел вопрос относительно возможности хранения первичных документов в электронном виде на защищенных дата-центрах за пределами Украины.
Так, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые могут быть составлены на бумажных или машинных (электронных) носителях.
Если первичка составляется и хранится в электронном виде, предприятие обязано за свой счет изготовить копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов установлено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года N 88.
Пунктом 6.4 Положения предусмотрено, что первичные документы, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.
И хотя в письме нет ответа, можно ли хранить первичку на серверах за границей, прямого запрета ведомство на такое хранение не дает. Главное, чтобы можно было засвидетельствовать их целостность и воссоздать форму по требованию контрагентов и органов государственной власти.
Такой же вопрос, в свою очередь, был задан и Минсоцполитики, на что ведомство в письме от 24.09.2013 г. № 10742/0/14-13/8 уклонилось от ответа, отметив, что за разъяснениями необходимо обратиться в Госслужбу по защите персональных данных.
