Специалисты Главного управления Одесской области разъяснили очередность предоставления отпусков.
Соответственно ст. 10 Закона об отпусках, ст. 79 КЗоТ очередность предоставления отпусков работников определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудящимся коллективом органом. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.
Поскольку законодательно не установлена форма графика отпусков, он составляется в произвольной форме.
Учитывая, что Закон об отпусках распространяется на всех граждан Украины, находящихся в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица (далее - работодатель), норма закона по составлению графика отпусков должно быть соблюдена и в случае, когда на предприятии работает даже несколько работников.
График отпусков - это локальный нормативный акт работодателя, относящийся к организационно-распорядительной документации. Именно поэтому с момента утверждения этого документа как работник, так и работодатель должны соблюдать его исполнение.
График отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году с учетом интересов производственного и хозяйственного процессов, а также личных интересов работников и возможности для их отдыха. Он содержит сведения о разделе времени отпусков между работниками всех структурных подразделений.
График отпусков разрабатывается каждый год на следующий календарный год. Это не только обязательный организационный документ, но и удобный инструмент планирования.
Действующее законодательство не предлагает типичную форму для утверждения графика отпусков. Так что работодатель может разработать его самостоятельно, руководствуясь общими правилами делопроизводства.
В графике отпусков можно указать следующие сведения об отпуске:
вид;
месяц начала;
месяц окончания;
количество календарных дней.
При оформлении Графика отпусков следует учитывать нормы ДСТУ 4163:2020, распространяющегося на организационно-распорядительную документацию независимо от носителя информации.
Готовый график отпусков должностное лицо, которое его готовило, представляет работодателю. Работодатель согласовывает график отпусков с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.
Далее возникает вопрос: как правильно утверждать график отпусков: руководитель может утвердить его лично своей подписью и печатью, без приказа, или путем издания отдельного приказа? Нормативные акты не определяют способ утверждения графика отпусков. Оба способа приемлемы, работодатель должен самостоятельно принять решение, как это делать.
Вариант 1. График отпусков утверждается в качестве отдельного документа путем наложения утвердительной визы руководителя. Следует учесть, что это документ управленческой документации, поэтому у него должен быть номер, дата и все необходимые реквизиты. Соответственно изменения будут вноситься по такой же форме и в том же порядке, как утверждался график (у изменений тоже должна быть дата и номер). Такой вариант выбирают в случае, если к выполнению этого графика нет дополнительных указаний.
Если же важно ознакомить с графиком отпусков, раздать руководителям структурных подразделений выписки из графика отпусков или другие указания, то выбирается вариант 2: утверждение графика отпусков приказом. Указанный приказ обязан быть приказом по административно-хозяйственной деятельности. Соответственно, все изменения в график отпусков вносятся также приказами.
Отсутствие графика отпусков, как указано в письме Министерства социальной политики от 29.07.2015 г. №191/10/136-15, может квалифицироваться как «нарушение других требований трудового законодательства».
Следует отметить, что в ч. 1 ст. 41 КоАП установлена ответственность также за «другие нарушения требований законодательства о труде», под которые подпадает отсутствие графика отпусков; должностным лицам работодателя грозит административный штраф в общем случае от 510 до 1700 грн.
А работодателю грозит штраф в размере минимальной заработной платы за каждое такое нарушение (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Хотите минимизировать кадровые риски для своей компании? Попробуйте IT-платформу LIGA360:HR. Узнайте первым об изменениях трудового законодательства, контролируйте отзывы о бренде работодателя, проверяйте надежность кандидатов и сотрудников. Подробности по ссылке.
