Бухгалтер вычисляет количество неиспользованных дней для ежегодного отпуска в двух случаях: либо для расчета денежной компенсации за эти дни, или для предоставления информации работнику о количестве дней ежегодного отпуска, которыми он может воспользоваться. Рассмотрим алгоритм этого расчета.
Отправной точкой для отсчета права на ежегодный отпуск выступает дата принятия работника на работу (ч. 1 ст. 6 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР, далее – Закон об отпусках). Ее вносят в приказ о приеме на работу, уведомление ГНС о принятых работников, Личную карточку работника. В течение работы она не меняется, поэтому и старт рабочего года для предоставления ежегодного отпуска тоже не смещается.
Например, если работник принят на работу с 13.09.2021 года, то рабочий год для предоставления ежегодного отпуска — 13.09.2021 –12.09.2022.
Поэтому работодатель на каждую конкретную дату может посчитать, сколько дней ежегодного отпуска уже заработал работник, начиная с даты его принятия на работу. Для этого нужно знать количество уже отработанных работником календарных дней работы, а также продолжительность ежегодного (основного или дополнительного) отпуска, гарантированную работнику Законом об отпусках или профильным законодательством для отдельных категорий лиц.
В общем случае каждый из работников имеет право как минимум на 24 календарных дней ежегодного основного отпуска за отработанный рабочий год. Если же работник относится к особой категории, для которой законом или иным нормативным документом, или же колдоговором, установлена большая продолжительность ежегодного отпуска, то берем именно ее.
В ст. 4 ст. 6 Закона об отпусках указано, что ежегодные основной и дополнительные отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года. Для этого и составляют в начале календарного года согласованный между работодателем и работниками график отпусков.
Однако в первый год работы по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя работник приобретает право на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности (ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках). Есть также определенные категории работников (ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках), которые при желании могут получить ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы.
В то же время учитывайте, что при увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель отчисляет с зарплаты за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года (ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках). Алгоритм такого расчета найдете в статье «Отпускные за неотработанное время в случае увольнения: расчет, учет, налогообложение».
Все шаблоны и инструкции по кадровому учету у решении LIGA360:HR-менеджер. Закажите прямо сейчас, чтобы экономить рабочее время.
Однако прежде, чем перейти к расчетам, нужно учитывать, что ст. 9 Закона об отпусках предполагает учет в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск, определенных периодов работы:
1) для ежегодного основного отпуска:
– время фактической работы (в т. ч. на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск;
– время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в т. ч. время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу);
– время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалось пособие по государственному соцстрахованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
– время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась зарплата в порядке, определенном ст. 25 и 26 Закона об отпусках, за исключением отпуска без сохранения зарплаты по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста, а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) или если ребенок, которому не установлена инвалидность, больной на тяжелое перинатальное поражения нервной системы, тяжелый врожденный порок развития, редкое орфанное заболевание, онкологическое, онкогематологическое заболевание, детский церебральный паралич, тяжелое психическое расстройство, острое или хроническое заболевание почек IV степени, – до достижения ребенком 16-летнего возраста, а если ребенку установлено категорию "ребенок с инвалидностью подгруппы А "или ребенок, которому не установлена инвалидность, получил тяжелую травму, которая требует трансплантации органа, требует паллиативной помощи – до достижения ребенком 18-летнего возраста;
– время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений;
– другие периоды работы, предусмотренные законодательством;
2) для ежегодного дополнительного отпуска:
– время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;
– время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;
– время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются воздействию неблагоприятных производственных факторов.
Как видим, для зачисления в стаж работы для ежегодного основного отпуска важно, сохранялось ли за определенный промежуток место работы и заработок работника, а для ежегодного дополнительного отпуска –надлежащий учет рабочего времени с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда.
Обратите внимание! Праздничные и нерабочие дни, предусмотренные в ст. 73 КЗоТ, при определении продолжительности ежегодных отпусков не учитываются (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках).
Рассмотрим наиболее распространенные периоды работы, с которыми могут возникнуть вопросы с учетом их в стаж для ежегодных основных отпусков.
- Временная нетрудоспособность. Период, на который открывали листок нетрудоспособности, учитывают в стаж для предоставления ежегодных основных отпусков. Потому что за дни нетрудоспособности компенсируют полностью или частично потерю зарплаты за счет работодателя или Фонда соцстраха, в зависимости от причины нетрудоспособности и ее продолжительности.
Как рассчитать больничные просматривайте в статье «Расчет больничных: практические примеры». Больше аналитики в LIGA360: Бухгалтер. Все преимущества можете узнать по ссылке.
- Ежегодные отпуска. Они относятся ко времени, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялись место работы (должность) и заработная плата. Поэтому их не исключают из стажа для ежегодного основного отпуска.
- Социальные отпуска. Оплачиваемые за счет работодателя дополнительные отпуска на детей и отпуск при рождении ребенка отцам (или другому совершеннолетнему родственнику ребенка) учитывают в стаж для предоставления ежегодных основных отпусков. Аналогично происходит и с отпуском по беременности и родам, который полностью оплачивается Фондом соцстраха и предоставляется на основании листка нетрудоспособности. Однако, находясь в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (в некоторых случаях 6-летнего возраста), работник не заработает себе стаж для предоставления ежегодного основного отпуска. Ведь этот вид отпуска не оплачивается ни за счет работодателя, ни за счет Фонда соцстраха.
- Отпуска без сохранения зарплаты. Учитывая п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска должны учитывать отпуска без сохранения зарплаты, предоставленные в порядке, определенном ст. 25 и 26 Закона об отпусках. То есть, неоплачиваемые отпуска по основаниям, перечисленным в ст. 25 и 26 Закона об отпусках, будут входить в «отпускной» стаж. Это же касается отпуска без сохранения зарплаты на время карантина.
Зато отпуска без сохранения зарплаты, которые предоставлены, сверх установленных сроков, чем в ст. 25 и 26 Закона об отпусках, а также на других основаниях, установленных законами Украины или подзаконными нормативными актами, не учитываются в «отпускной» стаж.
- Командировки, военная служба и другие периоды сохранения среднего заработка. Работникам, направленным в служебную командировку (ст. 121 КЗоТ), которые в рабочее время выполняют государственные или общественные обязанности, в частности, принятые (призванные) на военную службу в особый период (ст. 119 КЗоТ), проходят обязательное медобследование (ст. 123 КЗоТ), выступают донорами (ст. 124 КЗоТ) гарантируют сохранение места работы и заработка. Поэтому все эти периоды засчитывают в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска.
- Простой. Время простоя не по вине работника, в том числе на период объявления карантина, а также время простоя, когда возникла производственная ситуация, опасная для жизни или здоровья работника или для людей, которые его окружают, и окружающей природной среды не по его вине, оплачивает работодатель (ст. 113 КЗоТ). Поэтому этот период учитывают в стаж для предоставления ежегодного основного отпуска. Однако время простоя по вине работника не оплачивают. Поэтому такое время исключают из указанного стажа.
Теперь перейдем к алгоритму вычисления количества неиспользованных дней ежегодного основного отпуска.
Шаг 1. Вычислить в к.дн стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск за последний отработанный год (отсчет стартует ежегодно с даты принятия на работу и завершается днем увольнения).
Шаг 2. Выбрать продолжительность ежегодного основного отпуска в зависимости от категории, к которой относится работник. Подавляющее большинство работников имеют право на ежегодный основной отпуск 24 к.дн.
Шаг 3. Рассчитать количество к.дн отпуска, которые пришлись на последний отработанный год (для тех, кто работает меньше года, вычисления сразу ведут с даты принятия до даты увольнения) по формуле:
продолжительность ежегодного отпуска к.дн: 354 (355 если год «високосный») к.дн. × стаж работы за последний рабочий год к.дн. = кол-во неиспользованных к.дн ежегодного отпуска
Полученный результат округляют до целого числа по математическим правилам.
Шаг 4. Определяем количество неиспользованных дней ежегодного основного отпуска. Для этого надо от результата с шага 3 вычесть количество уже использованных к.дн ежегодного отпуска за последний год и добавить количество к.дн неиспользованного ежегодного отпуска, которые остались за предыдущие рабочие годы. Помните, что данные о предоставленных за отпуска по рабочим годами должны быть внесены в раздел V «Отпуска» Личной карточки работника (форма № П-2).
Продемонстрируем, как работают эти правила на примере.
Пример 1. Женщина принята на работу начальником производственного отдела с 20.03.2017 года. За период до 13.09.2021 года она брала часть ежегодного основного отпуска продолжительностью 14 к.дн. за 2017-2018 рабочий год. С 06.02.2018 года до 16.06.2018 года находилась в отпуске по беременности и родам, а с 17.06.2018 года до 16.06.2021 года — в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет. Сколько дней ежегодного основного отпуска она может использовать до конца 2021 года?
Рабочие годы для расчета количества дней ежегодного отпуска:
– 20.03.2017 – 19.03.2018;
– 20.03.2018 – 19.03.2019;
– 20.03.2019 – 19.03.2020;
– 20.03.2020 – 19.03.2021;
– и за период работы с 20.03.2021 до 31.12.2021.
Шаг 1. За период с 20.03.2021 до 31.12.2021 стаж работы для предоставления ежегодного отпуска:
12 к.дн + 30 к.дн + 28 к.дн + 28 к.дн + 31 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн = 279 к.дн.
Шаг 2. Продолжительность ежегодного основного отпуска за рабочий год – 24 к.дн.
Шаг 3. Количество к.дн ежегодного основного отпуска за период 20.03.2021 г. до 31.12.2021 г.:
24 к.дн: 354 к.дн х 279 к.дн = 18,92, с округлением 19 к.дн.
Шаг 4. Считаем количество дней ежегодного основного отпуска за предыдущие рабочие годы:
1) 20.03.2017 – 19.03.2018 – 24 к.дн, ведь никакие периоды не исключали из стажа.
2) 20.03.2018 – 19.03.2019 – надо исключить период с 17.06.2018 г. до 16.06.2021 г. (отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).
Тогда стаж для предоставления ежегодного отпуска:
11 к.дн + 29 к.дн + 28 к.дн + 16 к.дн = 84 к.дн.
Количество к.дн ежегодного основного отпуска:
24 к.дн: 354 к.дн х 84 к.дн = 5,69, с округлением 6 к.дн.
3) 20.03.2019 – 19.03.2020 и 20.03.2020 – 19.03.2021 – права на ежегодный основной отпуск не возникало, ведь оба рабочие годы пришлись на отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет.
Шаг 5. Количество неиспользованных дней ежегодного отпуска за весь период работы до 31.12.2021 составит:
19 к.дн + 24 к.дн + 6 к.дн - 14 к.дн = 35 к.дн.
Пример 2. Работник принят на должность администратора с 05.10.2020 года. С 30.11.2020 года по 10.05.2021 года он находился в отпуске без сохранения зарплаты в связи с COVID-19 – карантином. Работник увольняется с 20.09.2021 года. Сколько дней ежегодного основного отпуска ему компенсируют?
Как уже отмечалось, «карантинный» отпуск без сохранения зарплаты не сокращает стаж для предоставления ежегодного основного отпуска. Поэтому за весь период работы он приобрел право на к.дн ежегодного основного отпуска.
Шаг 1. За период с 05.10.2020 г. до 20.09.2021 г. стаж работы для предоставления ежегодного отпуска:
26 к.дн + 30 к.дн + 30к.дн + 29 к.дн + 28 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 28 к.дн + 28 к.дн + 31 к.дн + 30 к.дн + 20 к.дн = 340 к.дн.
Шаг 2. Продолжительность ежегодного основного отпуска за рабочий год – 24 к.дн.
Шаг 3. Количество к.дн ежегодного основного отпуска за период с 05.10.2020 г. до 20.09.2021 г.:
24 к.дн: 354 к.дн х 340 к.дн = 23,05, с округлением 23 к.дн.
При предоставлении отпусков советуем ознакомиться с публикациями:
– «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем»;
– «Ежегодные дополнительные отпуска: кому, когда и как предоставляют»;
– «Отпускная кадровая документация: условия и особенности составления»;
– «Компенсация за неиспользованный отпуск: нюансы расчетов и учета»;
– «Какая ответственность за непредоставление работнику ежегодного отпуска».
Больше аналитики в LIGA360:фБухгалтер. Здесь объединены ключевые профессиональные издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" и "Интербух". Все преимущества можете узнать по ссылке.
