Несмотря на карантинные ограничения и определенные препятствия, созданные в поездках и проживании путешественников, служебные командировки не прекратились полностью, а значит, хлопот с ними у бухгалтеров не уменьшилось. В этой публикации остановимся на ключевых аспектах оформления командировки и расходах командированного работника.
Следует четко отделять командировки от поездок с целью обучения, повышения квалификации или разъездного характера работ.
Определение служебной командировки содержит Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее - Инструкция № 59). И хотя ее нормы обязательны для предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично удерживаемых за счет бюджетных средств, все же именно на нее ссылаются контролирующие органы, а хозрасчетные предприятия берут за ориентир при формировании собственных Положений о служебных командировках.
Под «служебной командировкой» понимают поездку работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Дополнительно читайте публикации:
– «Разъездной характер работы или командировки: ищем отличия»;
– «Командировка между филиалом и главным предприятием».
Поиск ответов на ситуации бухгалтерского учета занимает много времени? Находите нужную информацию в один клик на IT-платформе LIGA360. Детали по ссылке.
Положение о командировках на предприятии
Необходимость в его разработке и принятии на предприятии обусловлена тем, что трудовое и налоговое законодательство не устанавливает все особенности для командировок, а Инструкция № 59 выступает как вспомогательный (методический) инструмент для хозрасчетных предприятий.
Конечно, предприятия могут взять полностью за основу нормы Инструкции № 59 и выдать приказ о применении ее положений при направлении работников в командировку. Однако такой вариант не будет учитывать все нюансы командировок, присущих на предприятии.
Оптимально разработать собственное Положение о командировках, где выписать нормы, связанные с организацией командировок, порядком отчетности за израсходованные средства, предоставлением подтверждающих документов и оплатой времени командировки.
Приложениями к Положению о командировке могут выступать формы: сметы командировочных расходов, справки-расчета на выданный аванс, отчета о проделанной работе в командировке.
Его утверждают распорядительным актом работодателя или как приложение к колдоговору.
Образец Положения о служебных командировках предприятия найдете в статье по ссылке.
Приказ о командировках
Отправная точка командировки – выдача руководителем распорядительного документа (приказа, распоряжения) с конкретной служебной целью – поехать работнику в другой населенный пункт, чем где расположено рабочее место работника.
Этот документ обязателен, ведь именно на основании него оформляют командировки. Именно согласно приказу о командировке определяют сумму суточных, даты отправления и выбытия в командировку для кадрового учета и оплаты времени командировки.
В приказе о командировках прописывают:
– Ф.И.О. и должность работника;
– цель командировки;
– пункт назначения (название страны (стран), населенного пункта (пунктов) и название субъекта(ов) хозяйствования, куда командируют работника;
– срок командировки (даты выбытия и прибытия из командировки);
– сумму суточных;
– ограничение на командировочные расходы;
– задачи для кадровой и бухгалтерской служб по оформлению командировки и выдачу средств для нее;
– другие условия, которые нужно оговорить для конкретной командировки.
Не лишним будет предоставить работнику и копию приказа о командировке.
Во-первых, это будет подтверждать для работника цель его поездки в командированное предприятие, а во-вторых, плательщиками турсбора не являются командированные работники в местах проживания (ночлега), определенных пп. "б" пп. 268.5.1 НКУ, принадлежащих физлицам на праве собственности или на праве пользования по договору найма (пп. «б» пп. 268.2.2 НКУ).
Смета командировочных расходов
Его формируют в произвольной форме, чтобы зафиксировать объем и ограничения на командировочные расходы, к которым относят прежде всего суточные, транспортные расходы, оплату проживания и другие расходы.
Для бюджетных учреждений п. 6 р. ІІ Инструкции № 59 предусматривает, что командированного работника обязательно знакомят со сметой расходов (или со справкой-расчетом на выданный/перечисленный аванс, составленной по произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов по которым отчитываются об использовании средств, выданных на командировку.
Хозрасчетные предприятия могут прописать аналогичную норму в собственных Положениях о командировках или колдоговорах.
Приказ о командировке и согласованная смета командировочных расходов будут служить основанием для формирования суммы аванса на командировку для выдачи его работнику до начала командировки.
Осваивайте статью «Готовимся к командировке: документальное оформление, смета расходов, аванс».
Пошаговые алгоритмы действий, судебная практика, свежая аналитика лидеров отрасли на IT-платформе LIGA360. Подробности по ссылке.
Аванс на командировку
Работники могут рассчитывать, чтобы им возмещали расходы и получение других компенсаций в связи со служебными командировками (ст. 121 КЗоТ).
Командированным работникам обязательно выплачивают:
– суточные за время нахождения в командировке;
– стоимость проезда к месту назначения и обратно;
– расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
Эти суммы составляют аванс для работника, чтобы совершить командировку. Однако это все же минимальные командировочные расходы, которые должен обеспечить работодатель. Конкретную сумму аванса, которую выдавать работнику, можно прописывать в приказе о командировке, так как работодатель ее определяет самостоятельно.
Следует учитывать, что невыполнение требования ст. 121 КЗоТ в части выдачи аванса на командировки классифицируют как другое нарушение законодательства о труде, за что будет следовать штраф в размере одной минимальной зарплаты (ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Выдают аванс одним из способов:
1) из кассы предприятие наличными по РКО;
2) безналично, путем перечисления на личный карточный счет работника или же на корпоративную платежную карту.
Сроки для выдачи аванса на командировку ни в НКУ, ни в КЗоТ не прописаны. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает сроки и порядок выдачи аванса, что целесообразно прописывать в Положении о командировках. Рекомендуется выдать работнику аванс после оформления приказа о командировке и до даты отъезда работника, а также ввиду временных возможностей приобрести билеты и забронировать жилье еще до выбытия с места работы (проживания) работника.
Что касается валюты, в которой нужно выдавать аванс, то это тоже решает работодатель самостоятельно. Как правило, хозрасчетные предприятия ориентируются на нормы Инструкции № 59.
Здесь особенности прописаны именно для загранкомандировок, когда возникает вопрос выдачи аванса не в национальной валюте Украины – гривне. Ведь за границей расходы нужно нести в иностранной валюте или иметь возможность обменять на ту валюту, которую получил работник.
Согласно п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59 предприятие, которое отправляет работника в командировку за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте государства, в которое командируется работник, либо в долларах США/евро, либо в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день представление уполномоченному банку расчета командировочных расходов.
Суточные в 2022 году
Под «суточными расходами» понимают командировочные расходы, которые не подтверждены документально, на питание и финансирование других собственных нужд командированного работника (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, п. 15 р. І Инструкции № 59).
Необлагаемый размер суточных указан в пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ и составляет:
– для командировок по Украине – не более 0,1 размера минимальной зарплаты, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (в 2022 году – 650 грн);
– для командировок за границу – не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете на каждый такой день.
Однако, непосредственно сумму суточных для командировок НКУ не ограничивает и предприятие может установить ее самостоятельно в любом размере. Другое дело, что сумму, превышающую выше указанные размеры, придется обложить НДФЛ по ставке 18% и военным сбором по ставке 1,5%.
В бюджетных учреждениях определены суммы суточных для командировок в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98. С 01.01.2022 года сумма суточных для командировок за бюджетные средства по Украине составляет 300 грн, а для заграничных командировок сумма определена в долларах США и зависит от страны командировки.
Сумму суточных определяют при командировках:
– в пределах Украины и в безвизовые страны (при отсутствии разрешений на въезд), – в соответствии с приказом о командировке и соответствующими первичными документами;
– в визовые страны (при наличии разрешения на въезд) – согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
То есть, прежде всего, согласно приказу о командировке обсчитывают количество дней служебной поездки и определяют сумму суточных за эти дни. При этом, определяя количество дней командировки для выплаты суточных, учитывают, что день отправления в командировку и день прибытия к месту постоянной работы засчитывают как два дня (п. 4 р. II Инструкции № 59).
Можно вспомнить, что п. 5 р. II Инструкции № 59 требует, что расходы на питание, стоимость которого включена в счета на проживание или в проездные документы, оплачивает командированный работник за счет суточных расходов. А в случае, когда работник откомандирован для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам основной деятельности предприятия и по условиям приглашения будет там безвозмездно питаться или если стоимость питания включена в счета на наем жилого помещения, проездные документы без определения конкретной суммы, то суточные расходы определяются в процентах к суммам суточных расходов для Украины согласно приложению 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98, в том числе 80% – при одноразовом, 55% – двухразовом, 35% – трехразовом питании.
Однако эти требования обязательны для командировок за бюджетные средства. Руководитель хозрасчетного предприятия может принять аналогичное решение или совсем не ограничивать суточные при условии обеспечения питанием принимающей стороной.
Ознакомьтесь с публикациями:
– «Суточные командировочные расходы по Украине: нюансы выплаты»;
– «Иностранные суточные: как рассчитывать и выплачивать».
Попробуйте решение LIGA360: Бухгалтер. Здесь объединена аналитика изданий "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" и "Интербух", а еще есть ежедневные обновления новостей. Детали по ссылке.
Как компенсируют расходы на проезд в командировке
Предприятие должно компенсировать работнику расходы на проезд в командировке. В то же время, нормативно для работника не установлено, каким видом транспорта перемещаться с места отбытия в командировку к месту его прибытия.
Работодатель вполне может лимитировать расходы на проезд работника, что ограничит работника в выборе вида транспорта. Это регулируется в Положении о командировке и приказе о командировке.
Без налогообложения пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ позволяет компенсировать командированному работнику расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте).
Работник должен предоставить для этого подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т. ч. электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в т. ч. чартерных рейсов.
В случае железнодорожного транспорта расчетными документами (транспортными билетами) выступают посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе (п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденном приказом Мининфраструктуры, Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137).
В свою очередь распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт будет считаться расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331/137 и действующего законодательства, удостоверяющего заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается после оплаты стоимости услуги (см. разъяснение ГНС из категории 109.10 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
В автобусах общего типа (маршрутных такси) в качестве расчетных документов выступают типовые формы билетов, установленные Приказом Минитранспорта от 25.05.2006 г. № 503.
При осуществлении Интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки для возмещения расходов на приобретение электронного билета требуется распечатанный на бумажном носителе проездной документ (см. разъяснение ГНС из категории 102.18 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
Для возмещения командированному работнику расходов на авиаперелет нужно предоставить следующий пакет документов:
– оригинал расчетного или платежного документа, которые подтверждают оплату в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к РКО);
– распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
– оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
В то же время, если для возмещения расходов на приобретение электронного авиабилета при наличии посадочного талона командированное лицо не предоставляет работодателю подтверждающего документа, удостоверяющего стоимость таких расходов, то сумму возмещения включают в налогооблагаемый доход такого лица как дополнительное благо (см. разъяснение ГНС из категории 103.17 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
Также воспользуйтесь пояснениями из публикаций:
– «Электронные билеты к авансовому отчету: как возмещать командировочные расходы»;
– «Оплата проезда по дорогам в командировке за границей: как отразить расходы в учете».
Какие расходы на проживание в командировке возмещают
Работодателю без лишнего налогообложения можно возмещать работнику оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ).
Такие расходы не будут объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов: счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания.
О компенсации расходов на проживание читайте в статьях:
– «Командировка в поселок без отеля: компенсируют ли проезд в гостиницу в городе».
Когда командировочные расходы могут обложить налогами
В пп. 170.9.1 НКУ приведен перечень командировочных расходов, которые можно возместить работникам без налогообложения НДФЛ и военным сбором.
Однако любые командировочные расходы не включают в налогооблагаемый доход при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хоздеятельностью работодателя/стороны, которая командирует работника, в частности (но не исключительно) следующих:
– приглашений принимающей стороны, деятельность которой должна совпадать с деятельностью работодателя/отправляющей стороны;
– заключенного договора или контракта;
– других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
– документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хоздеятельностью работодателя/отправляющей стороны.
Отдельные из командировочных расходов придется обложить налогом из-за того, что об их компенсации отсутствует упоминание в пп. 170.9.1 НКУ, либо в Положении о командировках, либо отсутствуют надлежащие подтверждающие документы, либо необоснована связь с хозяйственностью предприятия.
Среди таких, в частности:
1.Телефонные разговоры. Возможно компенсировать, если они включены в счета из гостиниц или подтверждены другим расчетным документом.
2. Обязательное страхование. Без лишнего налогообложения возможно при наличии страховых полисов и при условии, если согласно законам страны командировки или страны, по территории которой осуществляют транзитное движение в страну командировки, предусмотрено обязательное страхование жизни или здоровья командированного лица или гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств)
3. Расходы на такси. Их компенсировать и при этом не облагать налогом можно при условии, что такая возможность прописана в Положении о командировках, а руководитель дал согласие на такой вид проезда по месту командировки.
В продолжение темы просматривайте публикации:
– «Разрешенные командировочные и подтверждающие расходы»;
– «Расходы в командировке по Украине – самые распространенные вопросы».
Как заполнять авансовый отчет
Каждому командированному работнику следует знать основные положения приказа Минфина от 28.09.2015 г. № 841, которым утверждены форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – авансовый отчет) и порядок его заполнения.
Командированный работник должен заполнить все поля авансового отчета, кроме тех, которые заполняет лицо, выдавшее денежные средства:
– поле «Звіт перевірено»;
– поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
– бухгалтерские проводки;
– расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные командировочные средства или под отчет.
В свою очередь поле «Звіт затверджено» подписывает руководитель предприятия (налоговый агент).
Поэтому большинство полей авансового отчета заполняет командированный работник, а не бухгалтер предприятия. Однако на практике часто происходит обратная ситуация. Ведь именно на плечи бухгалтера ложится предоставление пояснений и помощь в заполнении авансового отчета.
Рекомендации по заполнению граф авансового отчета приведены в статье «Авансовый отчет: правила составления».
Также учитываем, что на обратной стороне авансового отчета указывают перечень документов, подтверждающих командировочные расходы. К тому же, все расчетные документы, которыми работник может засвидетельствовать расходование средств на командировку, приобщают к авансовому отчету.
В какие сроки представляют авансовый отчет и возвращают неизрасходованный аванс
Откомандированный работник должен подать в бухгалтерию авансовый отчет до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершил командировку (пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ, п. 3 Порядка № 841).
Если командированное лицо получило на командировку наличные деньги с применением платежных карт, тогда оно подает авансовый отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (пп. «б» пп. 170.9.3 НКУ).
Когда командированное лицо воспользовалось платежными картами для безналичного расчета, а срок представления авансового отчета не превышает 10 банковских дней, то при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления разногласий между соответствующими отчетными документами).
А при наличии излишне израсходованных средств их сумму возвращают в кассу или зачисляют на банковский счет работодателя до или при подаче авансового отчета.
Пригодятся также статьи:
– «Чрезмерно израсходованные командировочные средства: учет и налогообложение»;
– «Заполнение авансового отчета: какую дату документа проставлять»;
– «Работнику не выдали командировочный аванс: какие сроки для отчета и возмещения расходов»;
– «Что делать, когда работник увольняется, не вернув долг по авансовому отчету»;
– «Нужен ли авансовый отчет, если средства не тратились».
1,4 тыс. cитуаций и алгоритмов действий для бухгалтера - на IT-платформе LIGA360. Закажите презентацию профессиональных решений LIGA360: Бухгалтер и LIGA360: НR прямо сегодня.
