- Общие моменты
- Документальное оформление командировки
- Приказ о направлении работника в командировку
- Документальное подтверждение расходов в командировке
- Аванс на командировку
- Расчет суточных
- Расходы на проезд при командировке
- Расходы на проживание во время командировки
Общие моменты
Несмотря на то, что термин "командировки" активно используется такими нормативными актами как КЗоТ и НКУ, однако ни один из них не дает этому термину самого определения. Зато очень хорошо с этой задачей справилась Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г.. № 59 (далі – Инструкция № 59).
По нормам п. 1 разд. І указанной Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителяпредприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Здесь важно не путать это понятие с поездкой работника, постоянная работа которого проходит в пути или носит разъездной характер.
Так или иначе, служебная командировка связана со многими нюансами, которые обязательно следует учитывать, как предприятию, так и командированному работнику.
Прежде всего это связано с денежным обеспечением работника, которого отправили, правильным документальным оформлением расходов, понесенных во время такой поездки, определенных гарантий и ограничений, вытекающих из норм законов, в частности КЗоТ и НКУ.
Документальное оформление командировки
Порядок направления работников в командировки предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем такого предприятия
Эти правила могут быть отражены в колдоговоре или установлены отдельным документом, например в положении о служебных командировках.
Последний может содержать, в частности, следующее:
- порядок выдачи аванса на командировку;
- размер суточных расходов (здесь помните, что установленные сверхурочные суточные потенциально попадают в поле применения НДФЛ и ВС);
- предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья (например, запрет на наем роскошных апартаментов);
- предельный размер расходов на проезд с указанием определенных ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиатранспорт, а также пользование услугами такси и т.д.;
- порядок определения срока командировки с указанием момента ее начала и окончания (например, если работник выехал в командировку вечером рабочего дня или приехал утром рабочего дня, а также в случае, если день выбытия или прибытия из командировки является выходным или праздничным днем) и т.д.;
- критерии, при соблюдении которых поездка работника будет считаться командировкой или иметь разъездной характер.
Формируя Положение о командировке, предприятие может использовать нормы Инструкции № 59 и постановления Кабмина от 02.02.2011 г. № 98 "О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств " (далее – Постановление № 98).
Обратите внимание! Эти два документа являются обязательными для использования предприятиями и организациями, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств. Небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа.
Однако, если такое предприятие является получателем бюджетных средств, то при направлении работников в служебные командировки, осуществляемые за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие обязано соблюдать эти требования(см. письма Мінюста от 13.02.2012 г. № 54-0–2-12/7.2, Мінфіну от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720, ДФС от 10.02.2017 г. № 2103/Я/ 99-99-13-02-03-14 и от 20.04.2017 г. № 8401/6/99-99-13-02-03-15).
В любом случае, начинать отправления работника в служебную командировку следует из соответствующего распоряжения руководителя.
Приказ о направлении работника в командировку
Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом (распоряжением). Этот документ должен содержать, по меньшей мере:
- фамилию, имя, отчество и должность лица, которое отправляется;
- пункт назначения (страна, город, другой населенный пункт);
- название предприятия, куда командируется работник;
- цель командировки (служебное задание и т.п.);
- срок командировки (дата его начала и окончания).
В случае поездки по приглашению, в приказ стоит включить его копию с переводом (см. Письма Минфина от 17.05.2010 г. № 31-26030-12-27/11504 и от 24.02.2010 г. № 31-26030-13-10/4069).
В приказе может быть отражена и другая информация. В частности, руководитель предприятия имеет право ввести дополнительные ограничения по суммам средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования.
Также в приказе можно, в случае необходимости, указать то, что работник специально командирован для работы в выходные и нерабочие праздничные дни (см. Письмо Минтруда от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08).
После оформления приказа, его копию следует отдать командированному работнику. Такая копия служит основанием для того, чтобы в счет за проживание в гостинице по месту командирования не был включенном туристический сбор. Ведь плательщиками туристического сбора не является, в частности, лица, прибывшие в командировку (пп. "б" пп. 268.2.2 ПКУ).
Документальное подтверждение расходов в командировке
С целью обложения НДФЛ, не является доходом налогоплательщика - физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов в пределах фактических расходов, а именно:
- на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте),
- оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений,
- оплата телефонных разговоров,
- оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз);
- обязательное страхование;
- другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
По мнению налоговиков, такими документами являются:
- транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов;
- счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания;
- страховые полисы и т.д.
Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны, в частности (но не исключительно):
- приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя / командирующей стороны;
- заключенного договора или контракта;
- других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
- документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны.
По запросу представителя ГФС работодатель / направляющая сторона обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных иностранным языком.
Кроме того, в налогооблагаемый доход не включаются, и как следствие, не облагаются расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.
Аванс на командировку
Направляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом (п. 4 р. І Инструкции № 59).
При этом таким работникам выплачивают (ст. 121 КЗоТ):
- суточные за время нахождения в командировке;
- стоимость проезда к месту назначения и обратно;
- расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.
Как правило, сумма аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом вышеперечисленных расходов. Оформить перечень и расчет таких расходов можно в виде сметы.
В случае командировки по Украине аванс выдается в гривне, а при командировке за границу - в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте.
Если при направлении в командировку за границу работник будет осуществлять расходы на территории Украины, часть суммы аванса он может получить и в гривне (см. Письмо Минфина от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181).
Обычно аванс выдают двумя способами:
- наличными из кассы предприятия;
- в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Расчет суточных
Напомним, по-прежнему размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день командировки.
В 2019 году этот показатель достиг - 417,30 грн;
Для командировок за границу - не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному курсу, установленному Нацбанком, в расчете за каждый день.
Аванс на командировку за границу должен выдаваться в национальной валюте того государства, в которое отправляют работника, или в свободно конвертируемой валюте.
Если работодатель принимает решение о выплате суточных в большей сумме, то в таком случае сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором по ставке 1,5% (п. 170.9.1 НКУ, см. В частности ИНК ГФС от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и письмо ГФС от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16).
Сумма такого дохода отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода "126".
Обратите внимание! Суточные включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки.
Особый порядок выдачи суточных может быть предусмотрен и с учетом режима питания работника в командировке.
Так, например, если питание оплачивает принимающая сторона, то размер суточных можно установить на уровне 80% - при одноразовом, 55% - при двухразовом, 35% - при трехразовом питании. По крайней мере о таких процента говорится в п. 2 Постановления № 98.
В конце концов, можно отдельно предусмотреть, что в случае если стоимость питания включена в счет гостиницы или проездного документа, суточные уменьшаются на эту сумму.
Отдельно заметим, что суточные законодательство признает расходами, не требующих специального документального подтверждения (пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ, п. 15 разд. І Инструкции № 59). При этом, норма пп. "а" п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требует определять в случае командировки:
- в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующими первичными документами;
- в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживания и / или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение лица в командировке).
Расходы на проезд при командировке
Предприятие может компенсировать работнику любые расходы на проезд по своему усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировке, ведь законодательство не ограничивает виды транспорта, которым командированное лицо может добраться до места командировки и обратно, а также перемещаться по месту командировки.
В то же время, пп. "а" п. 170.9.1 НКУ устанавливает ряд требований к этому виду расходов, невыполнение которых влечет за собой признание выплаченной работнику компенсации на проезд дополнительным благом с соответствующим налогообложением (см. выше).
Итак, подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), являются:
- транспортные билеты;
- транспортные счета (багажные квитанции);
- электронные билеты при наличии посадочного талона (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта) и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.
Конечно, кроме транспортных расходов, работник может понести и другие расходы, связанные, например, с использованием камеры хранения или пользованием услугами комнаты отдыха на вокзале / аэропорту. Поэтому не будет лишним работодателю зафиксировать легальность таких расходов в локальных нормативах на предприятии, регулирующих правилах о командировке (например, положение о командировке).
Расходы на проживание во время командировки
Как и в случае с расходами на проезд в командировке, расходы на проживание работника предприятие возмещает только при наличии оригиналов подтверждающих документов.
Как уже было сказано выше, не подтвержденные документально расходы, либо вообще не возмещают, или возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника.
Документами, подтверждающими стоимость расходов на проживание командированных лиц является счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания (пп. "а" п 170.9.1 НКУ).
При этом, согласно требованиям Закона о РРО документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, то есть расчетными документами, могут быть фискальные кассовые чеки РРО или расчетные квитанции.
