Штатное расписание: основания для разработки, этапы и утверждение

Штатний розпис ? запорука дотримання трудового законодавства

Нормативного визначення штатного розпису немає. Однак ст. 64 ГКУ містить норму про те, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис. Із цього випливає, що організаційна структура, найменування структурних підрозділів і посад (професій) та їхня кількість є основою для складання штатного розпису. Своєю чергою, існує й таке визначення штатного розпису:

штатний розпис - це організаційний документ, яким визначаються перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, якщо останні передбачені системою оплати праці та мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, учене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо).

Про те, чому цей документ має затверджувати кожне підприємство, ми розповіли в матеріалі "Чи обов'язково складати й затверджувати штатний розпис" газети № 53/2017.

Тим часом Мінсоцполітики наполягає, що складати штатний розпис мають і підприємці, оскільки він необхідний для роботи з персоналом (див. лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06, далі ? Лист № 5907).

З'ясуймо, для чого нам потрібен штатний розпис.

По-перше, на підставі штатного розпису визначають кількість кандидатів на посаду і здійснюють їх добір для обіймання вакантних посад (їх теж включають до штатного розпису).

По-друге, штатний розпис використовують для визначення конкретних розмірів посадових окладів (тарифних ставок) за певною посадою в разі прийняття нових працівників на роботу чи під час переведення на іншу посаду.

По-третє, саме інформацію зі штатного розпису використовують під час оформлення наказів про прийняття на роботу та про переведення на іншу роботу.

По-четверте, на підставі даних зі штатного розпису вносять записи про найменування посади (професії) до посадової (робочої) інструкції, у трудові книжки й особові картки працівників.

По-п'яте, штатний розпис потрібен під час складання статистичної та іншої звітності, у якій використовується показник штатної чисельності .

По-шосте, у штатному розписі відображають збільшення та скорочення чисельності. Для цього вносять зміни до штатного розпису чи викладають його в новій редакції .

Отже, штатний розпис є внутрішнім (локальним) нормативним актом підприємства, який регулює:

· розподіл праці між працівниками різних структурних підрозділів, професій і посад;

· структурний, професійний та чисельний склад працівників;

· застосування назв професій і посад відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327;

· розміри посадових окладів, постійних надбавок і доплат, визначені відповідно до встановленої системи оплати праці, схеми посадових окладів, тарифної сітки та положення про оплату праці.

Хто повинен складати штатний розпис

Зважаючи на ст. 64 ГКУ, підприємство розроблює штатний розпис самостійно. Управління підприємством здійснює власник або вповноважений ним орган. Тобто саме керівник підприємства самостійно визначає порядок розроблення штатного розпису, зокрема:

· у які строки його потрібно підготувати;

· хто відповідає за своєчасну підготовку штатного розпису;

· на який строк його затверджують і як часто переглядають;

· який порядок унесення змін до штатного розпису.

Зауважимо: законодавство не передбачає погодження штатного розпису з профспілкою чи представниками трудового колективу. Для цього немає жодних підстав, оскільки під час складання штатного розпису використовують установлену на підприємстві систему оплати праці та положення про оплату працю, які передбачені колдоговором, або за його відсутності ? наказом (розпорядженням) за погодженням із профспілкою чи представниками трудового колективу. Адже форми, системи, норми, тарифні сітки, схеми посадових окладів й умови їх запровадження вже мають бути погоджені з профспілкою чи представниками (представником) трудового колективу.

Форми та системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород й інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат установлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно в колдоговорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Якщо колдоговір на підприємстві, в установі, організації не укладено, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а за його відсутності - з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

(ч. 1 ст. 97 КЗпП)

На практиці керівник може доручити розробку проекту штатного розпису певному структурному підрозділу (скажімо, відділу кадрів, відділу з організації праці чи підрозділу з управління персоналом) або фінансовому відділу чи окремим працівникам. На невеликих підприємствах зазвичай цю роботу доручають бухгалтеру, кадровику чи секретарю.

Етапи розробки штатного розпису

Зазвичай керівник видає наказ (розпорядження) про розроблення штатного розпису, у якому він визначає відповідальну особу, зобов'язує погодити його з керівниками структурних підрозділів, з кадровою службою та бухгалтерією й установлює граничний строк розроблення…