Предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников, штатное расписание (ч. 3 ст. 64 ХКУ).
Штатное расписание - это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. В штатном расписании содержатся названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности. Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания проводится путем издания специального локального нормативного акта (приказа), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия.
Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующей структуры и численности, положения по оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности, Классификатора профессий ДК 003-2010 (названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в таком Классификаторе).
Период действия штатного расписания можно не указывать. Если не указать период его действия, то можно применять его на протяжении всей деятельности предприятия до внесения в него изменений и дополнений.
Ограничения в отношении срока утверждения штатного расписания есть только для бюджетных учреждений - они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года (согласно абзацу 1 п. 45 постановления КМУ от 28.02.2002 p. № 228).
Другие (небюджетные) работодатели пересматривают и утверждают штатные расписания при необходимости.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя предприятия, который составляют в произвольной форме. Главное, что должно быть указано в приказе, - это дата, с которой предусмотрено введение в действие штатного расписания. Она может отличаться от даты издания приказа или совпадать с ней. "Задним числом" ввести в действие штатное расписание нельзя - это единственное ограничение.
Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в кaнцелярии, а копии направляются в отдел кадров для набора работников и составления отчетов, и в бухгалтерию - для начисления зарплаты.
В течение года в штатное расписание могут быть внесены изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т.д.).
Если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, то работодатель не может принять на работу новых сотрудников.
Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.
Практикуют два способа внесения изменений в штатное расписание:
1) издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа;
2) утвердить приказом новое штатное расписание.
Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают основания изменений и конкретную дату, с которой изменения вступают в силу.
Основаниями для внесения изменений в штатное расписание в этом приказе могут быть, например:
1) оптимизация организационной структуры предприятия;
2) реорганизация предприятия;
3) изменение объемов деятельности;
4) проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия или его подразделений.
Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удаления из штатного расписания должности, которую занимал этот работник.
Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.
Соответствующие рекомендации предоставило Управление Гоструда в Хмельницкой области, которое приводит образцы указанных документов.
