Юго-Восточное межрегиональное управление Министерства юстиции (г. Днепр) проанализировало нашумевший ГСТУ 4163:2020 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о котором мы рассказывали в публикациях "С 1 сентября 2021 года оформлять кадровые приказы и другую служебную документацию следует по новому ГСТУ" и "Минфин ответил на запрос о необходимости оформления первичных документов по новому ГСТУ". Специалисты из Минюста нашли в новом ГСТУ 10 главных новелл.
1. Сферой применения ГСТУ 4163:2020, в отличие от ГСТУ 4163:2003, является организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, то есть стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов независимо от носителя информации (бумажный, электронный) . ГСТУ 4163:2003 не распространялся на процессы создания и оборота электронных организационно-распорядительных документов.
2. В ГСТУ 4163:2020 изменился состав реквизитов документов, а именно: сейчас ГСТУ 4163:2020 не предусматривает использование такого реквизита как "изображение наград", изменилась нумерация реквизитов, новым в перечне является реквизит 28 "отметка об ознакомлении с документом". Несмотря на указанные изменения в составе реквизитов, общее количество реквизитов осталась неизменной - 32.
3. Новым является детализация состава справочных данных о юридическом лице, а именно детализация состава реквизитов почтового адреса - установлена четкая последовательность реквизитов: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Также ГСТУ 4163:2020 предусмотрел допустимость указания в справочных данных двух адресов: юридической (указанной в ЕГРПОУ) и фактической (для переписки), если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса.
4. Важным является закрепление в ГСТУ 4163:2020 требования о соответствии места составления документа наименованию населенного пункта согласно Классификатору объектов административно-территориального устройства Украины. Например, г. Днепр; пгт Гостомель Киевской области; пос. Степное Фастовского района Киевской области; с. Березовка Макаровского района Киевской области. Однако, в случае указания в этом реквизите столицы "Киев" сокращение "м." не применяют.
[Должны заметить, что упомянутый специалистами Минюста КОАТУУ - уже не действующий, вместо него действует Кодификатор административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад (КАТЕТТГ). Кроме того, после реформы районного устройства в Киевской области больше нет Макаровского района - прим. БухгалтерUA].
5. Также в ГСТУ 4163:2020 четко указано, что датировке подлежат все служебные отметки, проставленные на документе, а именно: виза, резолюция, отметка о заверении копии документа, отметка о поступлении документа к юридическому лицу, отметка о выполнении документа и отметка о ознакомлении с документом.
Возьмите под контроль все риски, с которыми сталкивается ваша компания: попробуйте LIGA360 - экосистему облачных продуктов ЛІГА:ЗАКОН для эффективной работы бизнеса в условиях кризиса.
6. При применении в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифрового образа указания дат ГСТУ 4163:2020 предусмотрел проставление нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.
7. Детализированным является положение в ГСТУ 4163:2020 о регистрационном индексе документа, а именно стандарт предусмотрел состав регистрационного индекса, способ отделения составных частей регистрационного индекса друг от друга, привел наглядные примеры.
8. Существенными стали и изменения в составе реквизита "подпись". ГСТУ 4163:2020 установил, что подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись (кроме электронных документов), имя и фамилию. Кроме того, фамилия (в составе любого реквизита) печатается прописными буквами. Инициалы лица, использование которых предполагалось в ГСТУ 4163:2003, сейчас не используются.
9. Важными являются положения ГСТУ 4163:2020, связанные с обеспечением функционирования украинского языка как государственного. Стандарт 2020 устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. А документы, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.
10. Кроме указанного, весомыми изменениями ГСТУ 4163:2020 стали требования к изготовлению документов, а именно требования по использованию шрифтов размерами 8-12, 12-14 и 14-16, использования межстрочных интервалов и соблюдать соответствующие отступлений от границы левого поля документа.
Новыми являются и требования по способу печатания документов: тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.
Также в Минюсте отметили: для соответствующих субъектов при работе с документами обязательным также является соблюдение требований и Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" и Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 г. № 55, а также требований собственных инструкций по делопроизводству.
Как контролировать изменения статуса ваших партнеров и конкурентов? В системе CONTR AGENT можно легко настроить мониторинг компаний и ФЛП и получать email-оповещения об обновлении их реквизитов, новом руководстве, открытии по ним судебных дел. А еще здесь можно просмотреть историю изменений для 6,5 млн юрлиц и ФЛП. Приобретите CONTR AGENT прямо сегодня.
