Когда электронную первичку контролерам нужно предъявить в бумажной форме

При проведении проверок налогоплательщики обязаны предоставлять контролерам копии документов или их визуальное воспроизведение, относящихся к предмету проверки - напоминают фискалы.

В этой связи напомним, что порядок и сроки хранение первичных документов не зависят от их формы. При этом налогоплательщик имеет право самостоятельно определить удобный формат организации учета своей деятельности.

Большая часть требований к подтверждающим документам установлена с прицелом на их бумажную форму. Но, поскольку электронный документооборот практически полностью перетянул одеяло «обычности» на себя - все это в равной степени относится и к документам электронным.

Потому, в общем случае, независимо от формата - бумажные или электронные - подтверждающие документы должны храниться не менее 1095 дней.

Хранить документы налогоплательщик может как «собственными силами», так и воспользовавшись услугами посредников - архивов.

Впрочем, касательно «заархивированных» электронных документов, налоговики акцентируют внимание на соблюдении следующих требований (см. разъяснение ГНС из категории 129.03 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)):

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) при наличии должна храниться информация, дающая возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.

Подробнее об этом читайте в материале «Электронные первичные документы: в каком виде должны быть + Образец положения о документировании в электронной форме» современного медиа для бухгалтеров «Интербух».

Источник: разъяснение ГНС в Днепропетровской области