При проведенні перевірок платники податків зобов'язані надати посадовим особам контролюючого органу копії документів чи їх візуальне відтворення, що належать до предмета перевірки - нагадують контролери.
З огляду на це нагадаємо, що порядок та строки зберігання первинних документів не залежать від їх форми. При цьому платник податків має право самостійно обирати зручний формат організації обліку своєї діяльності.
Переважна частина вимог до підтвердних документів встановлена з прицілом на їх паперову форму. Та оскільки електронний документообіг вже майже повністю перетягнув на себе ковдру «звичайності» - все це стосується й документів електронних.
Тож, в загальному випадку, незалежно від формату - паперові чи електронні - підтверджуючі документи мають зберігатися не менш 1095 днів.
Зберігати документи платник податків може «власними силами» чи скориставшись послугами посередників - архівів.
Однак, щодо «заархівованих» електронних документів, податківці наголошують на дотриманні наступних вимог (див. роз'яснення ДПС із категорії 129.03 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)):
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Докладніше про це читайте в матеріалі «Електронні первинні документи: який вигляд це має + Зразок положення про документування в електронній формі» сучасного медіа для бухгалтерів «Інтербух».
Де бухгалтеру знаходити відповіді на робочі питання? У системі LIGA360: Бухгалтер зібрано 1,4 тисячі алгоритмів дій та інструкцій. Придбайте систему прямо зараз та завжди майте роз'яснення експертів під рукою.
Джерело: роз'яснення ДПС у Дніпропетровській області
