5 лет — минимальный срок хранения документов: каких документов касается

В Главном управлении ГНС в Закарпатской области напомнили, что для целей налогообложения налогоплательщики ведут учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, информации, необходимой для исчисления и уплаты налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налоговики отметили, что 28.04.2023 г. вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины об имплементации международного стандарта автоматического обмена информацией о финансовых счетах» от 20.03.2023 г. № 2970-IX, которым новые требования по 1825-дневному минимальному сроку хранения документов.

Согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики должны хранить документы и информацию, определенные в п. 44.1 НКУ, а также документы, связанные с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролеров, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2555 дней (7 лет) - для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля согласно ст.ст. 39 и 39², п. 141.4 НКУ;

• 1825 дней (5 лет) - для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НКУ, а также юрлицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НКУ;

• 1095 дней (3 года) - для других документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ;

• 1095 дней (3 года) - для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль соблюдения которого осуществляют контролирующие органы, включая разрешительные документы.

Сроки хранения документов и информации, определенные в п. 44.3 НКУ, рассчитываются со дня представления налоговой или иной отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой их используют, а в случае неподачи отчетности - из предусмотренного НКУ предельного срока ее представления, а для документов связанных с выполнением требований другого законодательства, соблюдение которого контролируют налоговики, - со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - со дня завершения срока их действия).

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в соответствии со ст.ст. 39 и 39², п. 141.4 НКУ), предшествовавшие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив (абз. третий пп. 44.3.4 НКУ). Предусмотренные п. 44.3 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ.

В п. 4 разд. II Закона № 2970-IX авторы прописали, что новые требования по 1825-дневному минимальному сроку хранения документов применяются к документам, которые разработаны:

• ко дню вступления в силу Закона № 2970-IX, срок хранения которых не истек на день вступления в силу Закона № 2970-IX;

• начиная со дня вступления в силу Закона № 2970-IX;

• лицом, в отношении которого на день вступления в силу Закона № 2970-IX начата, но не завершена процедура прекращения (ликвидации);

• лицом, в отношении которого принято решение о ликвидации после вступления в силу Закона № 2970-IX.