Для бухгалтеров и финансово-экономических служб в документе зафиксирован четкий алгоритм визирования сделок, оформление первичных документов с применением условных наименований, а также порядок регистрации обязательств в Казначействе - см. "Тайные закупки в БЭБ".
Согласно утвержденной Инструкции финансовая служба БЭБ или его территориального управления привлекается к закупке еще на этапе ее планирования. На стадии подготовки докладной записки о закупке финансисты проверяют наличие бюджетных назначений, установленных сметой, и правильность применения кода экономической классификации расходов (КЭКР). При дальнейшем визировании проекта договора финансовая служба осуществляет обязательный контроль на соответствие порядка и форм расчетов требованиям законодательства о бухгалтерском учете, а также проверяет банковские реквизиты.
Если Вы не наш клиент - начните свою работу с LIGA360 уже сегодня - Ligazakon.net
Договорная работа в «секретном контуре» предусматривает особый порядок документооборота и регистрации. Подписанный договор о закупке в течение одного рабочего дня подлежит обязательной регистрации в режимно-секретном органе (РСО), где на хранении остается один из его экземпляров. Не позднее следующего рабочего дня после регистрации подразделение-инициатор представляет в финансовую службу служебную записку со сведениями об общей стоимости сделки, наименовании и реквизитах контрагента, КЭКР и сроке действия договора.
Для соблюдения режима секретности при отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете предусмотрен специальный механизм кодирования имущества. Режимно-секретный орган БЭБ разрабатывает и регистрирует отдельный распорядительный документ присвоения приобретенным товарам условных наименований. Именно эти условные наименования с указанием единицы измерения, количества, цены и общей суммы предоставляются подразделением-инициатором в накладных в финансовую службу для осуществления дальнейшего балансового и аналитического учета.
Отдельные требования предъявляются к подписанию первичных учетных документов (расходных накладных или актов оказанных услуг). Они обязательно визируются подразделением-инициатором и председателем специального Комитета по закупкам и подписываются уполномоченным должностным лицом БЭБ, после чего передаются на хранение в РСО. Одновременно финансовая служба получает служебную записку с указанием суммы к уплате и реквизитам, на основании которой формирует и представляет Государственной казначейской службе Украины реестр бюджетных финансовых обязательств для проведения расчетов.
Завершающим этапом работы денежной службы является систематический контроль за соблюдением порядка расчетов. Финансисты БЭБ обязаны проверять соответствие перечисленных бюджетных средств объемам реально поставляемых товаров или услуг. В случае выявления нарушений или невыполнения условий контрагентом подразделение-инициатор вместе с юридической службой принимает меры по досудебному урегулированию разногласий.
