Для бухгалтерів та фінансово-економічних служб у документі зафіксовано чіткий алгоритм візування угод, оформлення первинних документів із застосуванням умовних найменувань, а також порядок реєстрації зобов'язань у Казначействі - см. "Таємничі закупівлі у БЕБ".
Згідно з затвердженою Інструкцією, фінансова служба БЕБ або його територіального управління залучається до закупівлі ще на етапі її планування. На стадії підготовки доповідної записки про закупівлю фінансисти перевіряють наявність бюджетних призначень, установлених кошторисом, та правильність застосування коду економічної класифікації видатків (КЕКВ). Під час подальшого візування проєкту договору фінансова служба здійснює обов'язковий контроль на відповідність порядку та форм розрахунків вимогам законодавства про бухгалтерський облік, а також перевіряє банківські реквізити.
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
Договірна робота у «секретному контурі» передбачає особливий порядок документообігу та реєстрації. Підписаний договір про закупівлю протягом одного робочого дня підлягає обов'язковій реєстрації у режимно-секретному органі (РСО), де на збереженні залишається один із його примірників. Не пізніше ніж наступного робочого дня після реєстрації підрозділ-ініціатор подає до фінансової служби службову записку з відомостями про загальну вартість угоди, найменування та реквізити контрагента, КЕКВ і строк дії договору.
Для дотримання режиму секретності під час відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку передбачено спеціальний механізм кодування майна. Режимно-секретний орган БЕБ розробляє та реєструє окремий розпорядчий документ про присвоєння придбаним товарам умовних найменувань. Саме ці умовні найменування, із зазначенням одиниці виміру, кількості, ціни та загальної суми, надаються підрозділом-ініціатором у накладних до фінансової служби для здійснення подальшого балансового та аналітичного обліку.
Окремі вимоги висуваються і до підписання первинних облікових документів (видаткових накладних або актів наданих послуг). Вони обов'язково візуються підрозділом-ініціатором і головою спеціального Комітету із закупівель та підписуються уповноваженою посадовою особою БЕБ, після чого передаються на збереження до РСО. Одночасно фінансова служба отримує службову записку із зазначенням суми до сплати та реквізитів, на підставі якої формує та подає до Державної казначейської служби України реєстр бюджетних фінансових зобов'язань для проведення розрахунків.
Завершальним етапом роботи фінансової служби є систематичний контроль за дотриманням порядку розрахунків. Фінансисти БЕБ зобов'язані перевіряти відповідність перерахованих бюджетних коштів обсягам реально поставлених товарів чи наданих послуг. У разі виявлення порушень або невиконання умов контрагентом підрозділ-ініціатор разом із юридичною службою вживає заходів щодо досудового врегулювання розбіжностей.
