Во время военного положения мобилизация стала реальностью для многих работников, в том числе для руководителей и бухгалтеров предприятий. В случае, когда директор или бухгалтер мобилизованы, возникают вопросы передачи обязанностей для обеспечения непрерывной работы предприятия, в частности:
– стоит ли назначить временного исполняющего обязанности (ВрИО) или принять нового работника на срочную замену?
– как обеспечить законность подписи документов, в том числе посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП), и нужно ли сообщать об этом ГНС и ПФУ?
– как организовать работу по возвращении с военной службы (в результате демобилизации или увольнения по другим основаниям)?
Передача дел мобилизованного директора/бухгалтера
Важно понимать, какие законодательные требования применяются к передаче обязанностей при мобилизации. Согласно ч. 3 ст. 119 КЗоТ, за работником, призванным на военную службу во время мобилизации, сохраняется место работы и должность на предприятии до завершения особого периода или до фактической демобилизации или увольнения. Однако в его отсутствие необходимо организовать передачу обязанностей, и важно, чтобы этот процесс был оформлен документально и осуществлялся в соответствии с законодательством.
Как следует из положений КЗоТ, в случае мобилизации директора или бухгалтера работодатель имеет несколько вариантов действий:
1) назначение временно исполняющего обязанности или заместителя из числа работников предприятия. Это решение позволяет обеспечить непрерывность работы предприятия без необходимости найма нового работника на временную должность;
2) наем нового работника по срочному договору на период отсутствия мобилизованного. Это решение целесообразно, если предприятие не имеет внутренних ресурсов для временного исполнения обязанностей;
3) управление предприятием непосредственно собственником.
В дальнейшем, рассмотрим каждый из вариантов действий подробнее.
Хотите контролировать законодательные изменения по "горячим темам"? Попробуйте новое комплексное решение LIGA360. Посмотрите преимущества в действии, заказав персональную консультацию.
І. Назначение временно исполняющего обязанности
После мобилизации директора или бухгалтера предприятие может назначить временно исполняющего обязанности. Однако, в первую очередь, в случае мобилизации директора, следует обратить внимание на учредительные документы предприятия. Они могут содержать информацию о том, кто именно должен исполнять обязанности при отсутствии директора через мобилизацию, или имеет ли директор право выдавать доверенность на осуществление своих полномочий на время его отсутствия.
Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника, он выполняет свои основные обязанности и обязанности по другой должности. За такую дополнительную нагрузку предусмотрена доплата в соответствии со ст.105 КЗоТ.
В случае временного заместительства в должности отсутствующего работника, сотрудник исполняет обязанности по другой должности и освобождается от исполнения своих основных обязанностей. В таком случае ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он заменяет.
В обоих случаях, поскольку полномочия директора не прекращаются, а только выполняются другим лицом, не нужно вносить в Единый государственный реестр (ЕГР) сведения о смене руководителя. В то же время, если единственным подписантом предприятия является директор, о чем указано в ЕГР, следует дополнительно выдать доверенность на представление интересов предприятия работнику, временно исполняющему обязанности директора.
Оба случая являются изменениями существенных условий труда. Однако Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» предусмотрено, что во время военного положения нормы ч. 3 ст. 32 КЗоТ и других законов Украины о предупреждении работника об изменении существенных условий труда не применяются. То есть работника больше не нужно предупреждать за два месяца о том, что он будет временно исполнять обязанности директора, а только до введения таких условий.
LIGA360 упростит для тебя ведение бухгалтерского учета. Читай свежую аналитику экспертов, узнавай о законодательных новациях и находи ответы в практических ситуациях. Закажи презентацию решения прямо сейчас.
II. Наем нового работника на основании срочного трудового договора
Другой возможностью является заключение срочного трудового договора с новым работником. Это может быть актуально, если должность требует высокого уровня компетенции или временный работник нужен на длительный срок. В таком случае в приказе и трудовом договоре следует отметить, что работник принимается на должность «на период невозможности исполнения обязанностей директором в связи с мобилизацией директора». Это позволит после демобилизации директора уволить лицо, его заменяющее, на основании п. 2 ст. 36 КЗоТ.
С лицом, принимаемым на должность директора, также можно заключить гражданско-правовой договор (ГПД) в соответствии с ч. 12 ст. 39 Закона о ООО. Однако в таком случае социальные гарантии, предусмотренные КЗоТом, на этого руководителя не распространяются, поскольку отношения между юридическим лицом и работником регулируются нормами ГКУ.
ІІІ. Управление предприятием непосредственно владельцем
Еще один вариант – управление предприятием непосредственно собственником. Выполнение учредителем обязанностей директора регулируется следующими нормами законодательства:
– согласно ч. 2 ст. 65 ХКУ, собственник может осуществлять управление предприятием непосредственно или через уполномоченные органы согласно уставу или другим учредительным документам. В дальнейшем, ч. 4 ст. 128 ХКУ указывает, что гражданин осуществляет управление основанным им частным предприятием непосредственно или через руководителя, нанимаемого по контракту;
– согласно ч. 3 и ч. 4 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете», собственник вправе самостоятельно вести бухгалтерский учет и подписывать финансовую, налоговую и иную отчетность;
– согласно п. 48.5.1 НКУ, собственник может подписывать налоговую декларацию самостоятельно, в силу предписаний вышеупомянутых статей.
Право учредителя выполнять функции директора следует оформить решением общего собрания (или решением учредителя, если он один), в котором необходимо предусмотреть, что:
– руководитель-собственник может действовать от имени предприятия без доверенности;
– с руководителем-собственником не заключается трудовой договор;
– руководитель-собственник не получает вознаграждения за исполнение своих обязанностей.
О таком решении о возложении новых функций на собственника без выплаты заработной платы нужно письменно уведомить налоговую, добавляя копии протокола общего собрания участников. Не нужно издавать приказ о назначении учредителя на должность директора, делать запись в трудовой книжке или уведомлять территориальные органы ГНС о начале работы в должности директора (направлять сообщения о принятии на работу). Важно помнить, что ключевой принцип работы директора-учредителя – это выполнение управленческих функций, а не трудовых.
Актуальные кадровые вопросы-2024 - в новой LIGA360. Военный учет, бронирование работников, нестандартные кейсы при начислении и выплате отпускных, больничных и т.д. Закажите презентацию прямо сейчас.
Документальное оформление
Независимо от того, каким образом директор был мобилизован в Вооруженные Силы Украины, он должен предоставить документ, подтверждающий его призыв, например:
– военный билет с записью о мобилизации в рамках действующей общей мобилизации;
– повестку;
– мобилизационное распоряжение от соответствующего территориального центра комплектования и социальной поддержки (ТЦК и СП), на учете которого состоит военнообязанный;
– для резервистов — выписку из приказа или справку о зачислении в списки воинской части, выданную воинской частью;
– контракт;
– справку из воинской части по форме №5, подтверждающую мобилизацию;
– выписку из приказа о зачислении в списки личного состава воинской части.
Работник кадровой службы должен подготовить и передать директору на подпись приказ об освобождении от исполнения служебных обязанностей по призыву на военную службу во время мобилизации. В тексте приказа должна быть указана дата освобождения, которая должна соответствовать дате начала призыва в соответствии с мобилизационным документом, положение о сохранении места работы и должности, а также решение о неиспользованном отпуске (компенсировать или перенести на другой период после увольнения с военной службы).
С 19 июля 2022 года работодатели освобождены от обязательной выплаты среднедневного заработка работникам, призванным на военную службу. Таким работникам выплачивается денежное довольствие за счет государственного бюджета Украины. Однако предприятие может принять решение продолжать выплату среднедневного заработка и удержание налогов с него. Об этом решении следует указать в приказе об увольнении от работы. При этом запись в трудовую книжку директора может не вноситься.
Кроме того, составляется акт приемки-передачи дел, который подписывается обеими сторонами и хранится в архиве предприятия.
Рабочее время мобилизованного работника должно быть отражено в табеле учета рабочего времени в течение всего периода его военной службы, в том числе и в выходные дни. Вопросы табелирования регулируются Приказом №489. Для обозначения мобилизованных работников в табеле используют условное обозначение «ІН» (цифровой код «22») — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорство и т.п.). Типовая форма №П-5 «Табель учета рабочего времени» носит рекомендательный характер, поэтому предприятие может по своему усмотрению устанавливать другие условные обозначения для мобилизованных работников в своем положении об учете рабочего времени.
Все ответы по кадровому учету на предприятии - теперь в единой платформе LIGA360. Мгновенно найдите НПА, консультацию эксперта или аналитическую статью для любой ситуации: отпускные, больничные, найм и увольнение работников, воинский учет и тому подобное. Оцените преимущества в действии, заказав персональную консультацию.
Право подписи, оформление ЭЦП, сообщение ГНС, ПФУ и банку о смене ответственных лиц
Смена ответственных лиц требует также обновления ЭЦП. Одним из ключевых вопросов является передача прав на подпись документов. Законы «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» предусматривают необходимость оформления документов, предоставляющих новому подписанту право на подпись. Электронную цифровую подпись можно получить только при личном присутствии подписчика.
Основные документы для получения ЭЦП для юридического лица включают в себя:
– договор или карточку присоединения к электронному договору;
– копию выписки из ЕГР.
Должностное лицо предприятия, которое обращается для получения ключа, должно иметь при себе паспорт гражданина Украины в форме книги или ID-карты, или заменяющий их документ. Руководитель предприятия должен заверить своей подписью каждую страницу следующих документов:
– копию паспорта гражданина Украины или документа, его заменяющего (для всех сотрудников, получающих ЭЦП);
– копию справки о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика или заменяющего ее документа (например, ID-карта с налоговым номером);
– копии документов о назначении на должность каждого лица, на подпись которого получается сертификат;
– Заявки на формирование квалификационных сертификатов ЭЦП в электронном (в формате .pck) и в бумажном виде для каждого лица/печати, на подпись которого получается сертификат. Заявки могут быть сформированы в программе M.E.Doc, в веб-версии СОТА или на официальном сайте КНЭДУ ЦСК «Украина». Руководитель подписывает заявку на печать и заявку на свою подпись; бухгалтер подписывает свою заявку и т.д.;
– платежного поручения об оплате услуг.
Также предоставляют USB-накопитель или защищенный носитель (для каждого сертификата используется отдельный защищенный носитель).
А также, в случае мобилизации подписантов (директора или бухгалтера) нужно определить, кто будет иметь доступ к банковским счетам предприятия. Может потребоваться переоформление банковских карт, ключей доступа к системе интернет-банкинга и другим финансовым инструментам.
Если руководитель также отвечает за бухгалтерский учет (т.е. на предприятии нет отдельного бухгалтера), необходимо сообщить налоговым органам в течение 10 дней с момента изменений в учетных данных налогоплательщика. Для этого следует подать заявление для юридических лиц по форме №1-ОПП с отметкой «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета» (п. 9.3 разд. IX Порядка №1588).
В случае смены подписанта, компания должна также уведомить банк, предоставив обновленный список лиц, уполномоченных управлять счетами и подписывать платежные документы. Этот список может быть представлен в произвольной форме, если банк не установил других требований в своих внутренних документах, регулирующих порядок открытия счетов.
Демобилизация работника
После демобилизации (увольнения с военной службы по другим основаниям) работник имеет право возвратиться на свое рабочее место. Важно должным образом организовать процесс передачи дел от ВрИО или срочного работника, исполняющего эти обязанности. Этот процесс включает в себя составление актов приема-передачи, восстановление прав на подпись документов и ЭЦП демобилизованного работника, а также анализ проделанной работы за время его отсутствия.
Этапы передачи дел:
1) оформление акта приемки-передачи дел. Акт должен содержать полный список переданных документов и активов;
2) восстановление прав подписи. Если подпись демобилизованного работника была аннулирована, необходимо повторно оформить ЭЦП и другие необходимые документы;
3) уведомление органов власти. В случае возвращения работника на должность нужно повторно сообщить ГНС и банк. Законодательство Украины не требует уведомления органов ПФУ, статистики и контрагентов о смене ВрИО.
Своевременная и надлежаще организованная передача дел способствует избеганию проблем и обеспечению стабильной работы предприятия. Правильное выполнение этих шагов поможет сохранить эффективность управления и стабильность работы при мобилизации руководителя и/или главбуха.
«Горячие» вопросы военного учета для юристов, бухгалтеров, кадровиков и всех специалистов компании! С новой LIGA360 сможете без проблем найти информацию и контролировать изменения по проверкам ТЦК, бронирование работников и воинского учета на предприятии. Закажите персональную презентацию прямо сейчас.
