Аренда автомобиля: как оформить и отразить в учете

• Оформление арендных операций
• Документальное оформление сумм арендной платы
• Учет автомобиля у арендатора
• Учет автомобиля у арендодателя
• Учет арендной платы у арендатора
• Учет арендной платы у арендодателя
• Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля
• Пример отображения аренды автомобиля в бухучете
• Налоговый учет у арендодателя
• Налоговый учет у арендатора

Содержать собственный автопарк многим предприятиям не всегда выгодно, а иногда – просто не по карману, поэтому часто они прибегают к аренде необходимых им автомобилей. В этой статье рассмотрим вопросы оформления и учета аренды у юрлиц транспортных средств.

Оформление арендных операций

Рассматривать вопрос оформления арендных операций стоит начинать с соответствующего договора найма (аренды), сторонами которого будут, с одной стороны, арендодатель (наймодатель), то есть сторона, передающая автомобиль в аренду, а с другой – арендатор (наниматель), то есть сторона, которая принимает автомобиль в пользование.

По договору аренды арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 283 ХКУ, ст. 759 ГКУ).

При этом, как и при заключении любого иного договора, стороны арендных отношений обязаны определить и согласовать предмет договора и его условия, определенные законом как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ч. 1 ст. 638 ГКУ).

К существенным условиям договора аренды относятся (ч. 1 ст. 284 ХКУ):

1) объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации).

Обратите внимание! Определяя предмет, в договоре аренды автомобиля следует зафиксировать марку и модель автомобиля, государственный номер, год выпуска, цвет, номер кузова, реквизиты свидетельства о регистрации автомобиля в органах МВД (технического паспорта);

2) срок, на который заключается договор аренды. Договор аренды может быть заключен как на определенный срок, так и на неопределенный (ст. 763 ГКУ).

При заключении договора на неопределенный срок каждая из сторон имеет право отказаться от договора в любое время, письменно предупредив об этом другую сторону за 1 месяц, если иные сроки не установлены законом или договором.

Кроме того, в ст. 764 ГКУ и ч. 4 ст. 284 ХКУ предусмотрена возможность автоматической пролонгации договора аренды при фактическом продолжении арендных отношений по истечении срока договора, если одновременно имеют место следующие условия:

• арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора;
• арендодатель не возражает против этого в течение 1 месяца со дня окончания срока договора.

Договор в таком случае считается возобновленным на срок, ранее установленный им же.

В случае окончания срока договора аренды арендатор обязан вернуть взятое в аренду имущество в том же состоянии, в котором его получил, с учетом нормального износа или в ином состоянии, обусловленном договором (ч. 1 ст. 785 ГКУ);

3) арендная плата с учетом ее индексации;

4) порядок использования амортизационных отчислений;

5) восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

Правила распределения обязанностей между сторонами по поддержанию в надлежащем состоянии вещи, переданной в аренду, закреплены в ст. 776 ГКУ. В частности, на арендатора возлагается обязанность проведения за его счет текущего ремонта. А вот обязанность проведения капитального ремонта, как правило, возлагается на арендодателя.

Обратите внимание! Эти условия могут быть изменены договором.

Заключая договор аренды автомобиля субъекты хозяйствования должны помнить, что такой договор заключается в письменной форме (ч. 2 ст. 799 ГКУ). Поскольку речь идет об аренде автомобиля предприятием у юридического лица, то обязанности нотариально заверять такой договор нету. Но по желанию сторон и этот договор можно заверить нотариально (скажем, при высокой стоимости автомобиля или при аренде сразу нескольких транспортных средств в рамках одного договора и т.п.).

В отличие от аренды недвижимости ГКУ не требует непосредственную передачу транспортного средства в аренду фиксировать в каких-либо документах. Но, как правило, предприятия предусматривают в соответствующих договорах, что факт передачи автомобиля в аренду они оформляют актом приема-передачи*. Аналогичным актом обычно фиксируют и факт возвращения транспортного средства арендодателю.

__________

* Форма такого акта законодательством не установлена. Поэтому стороны договора определяют ее самостоятельно. За образец можно взять Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОС-1), форма которого утверждена постановлением Госкомстата "Об утверждении типовых форм первичного учета" от 29.12.1995 г. № 352, и / или Акт приема-передачи транспортного средства, приведенный в приложении 2 к Порядку государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов, мотоколясок, других приравненных к них мая транспортных средствах и мопедов, утвержденному постановлением КМУ от 07.09.1998 г. № 1388 (далее – Порядок № 1388). Но не забудьте дописать в своем акте приема-передачи, что имущество передается во исполнение такого-то договора аренды автомобиля.

Кроме того, техническое состояние автомобиля, переданного в аренду, советуем также документально зафиксировать. Для этого можно составить акт технического осмотра, который подписывают представители сторон и приобщают к договору аренды.

Как мы уже отмечали, не лишним будет предусмотреть в договоре аренды транспортного средства обязанности сторон:

• по поддержанию его в состоянии, в котором он был передан в пользование (должном состоянии),
• относительно технических осмотров и ремонтов.

В конце концов, установки по этим вопросам, по умолчанию, содержатся в ГКУ. Среди требований можно найти следующие:

• арендатор должен поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии и нести расходы, связанные с его использованием, в т.ч. по уплате налогов и других платежей* (ст. 801 ГКУ);

* Впрочем, в вопросах уплаты налогов следует ориентироваться на Налоговый кодекс Украины, а не на ГКУ. Так, например, транспортный налог за автомобиль, даже переданный в аренду, будет платить его владелец, а не арендатор.

• арендодатель должен страховать транспортное средство. С другой стороны, порядок страхования ответственности арендатора за ущерб, который может быть нанесен другому лицу в связи с использованием автомобиля, устанавливается законом (ч. 2 ст. 802 ГКУ). В частности, в п. 1.6 Закон Украины "Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств" от 01.07.2004 г. № 1961-IV, который приравнивает пользователей ТС на основании договора аренды к его владельцам относительно обязательного страхования гражданско-правовой ответственности. Следовательно, обязательное страхование гражданско-правовой ответственности при использовании арендованного транспорта лежит именно на арендаторе;
• арендатор обязан возместить убытки, причиненные в связи с потерей или повреждением транспортного средства, если он не докажет, что это произошло не по его вине (ст. 803 ГКУ).

Кроме того, по желанию арендатора владелец транспортного средства может обратиться в сервисный центр МВД с просьбой выдать арендатору временный регистрационный талон на срок, указанный в заявлении или документах, подтверждающих право пользования автомобилем (договор аренды) (п. 16 Порядка № 1388).

Не лишним будет позаботиться и о вопросах субаренды. Напомним: субаренда возможна только с согласия арендодателя, если иное не установлено договором или законом (ст. 774 ГКУ).

При необходимости в договоре аренды можно указать возможность передачи имущества в субаренду третьим лицам для использования по назначению с уведомлением арендодателя (или без него) о заключении договора субаренды.

Документальное оформление сумм арендной платы

Как мы выяснили, правоотношения по начислению и уплате арендной платы прописывают в договоре об аренде транспортного средства. Однако для подтверждения хозяйственной операции по предоставлению и получению услуг по аренде имущества в течение отчетного периода лишь договора об аренде недостаточно, поэтому следует составить отдельный первичный документ. Это в свое время отметило и Министерство финансов Украины в письме от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182.

Оно советует для осуществления арендных платежей составлять Акт выполненных работ (услуг), который и будет основанием для расчетов, порядок которых определяет договор об аренде. Такой документ подписывают должностные лица как арендодателя, так и арендатора.

Если же условия договора об аренде предусматривают составление другого отдельного первичного документа, который является подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то следует составлять тот первичный документ, что определен таким договором.

Учет автомобиля у арендатора

Объект операционной аренды отражается арендатором на внебалансовом счете бухгалтерского учета по стоимости, указанной в соглашении об аренде (п. 8 П(С)БУ 14 "Аренда").

Таким образом, принятый в операционную аренду автомобиль арендатор отражает в дебет внебалансового счета 01 "Арендованные необоротные активы" по стоимости, указанной в договоре аренды.

После окончания срока аренды, при возвращении транспортного средства, арендодатель "снимает" эту сумму, показав ее в кредите счета 01.

Учет автомобиля у арендодателя

У юрлица-арендодателя переданный в аренду автомобиль продолжает учитываться в составе объектов ОС, то есть на субсчете 105 "Транспортные средства". *

____________

* Для удобства учета переданным в аренду автомобилям целесообразно присвоить соответствующий аналитический субсчет, открытый для этих целей (например, 1051 "Переданные в аренду транспортные средства").

При этом по нему в общем порядке арендодатель продолжает начислять амортизацию (п. 16 П(С)БУ 14 "Аренда").

Арендодатель относит сумму амортотчислений:

• или в дебет счета 23 "Производство" при условии, что аренда является его основным видом деятельности. В дальнейшем эту сумму списывают на субсчет 903 "Себестоимость реализованных работ и услуг";
• или в дебет субсчета 949 "Прочие расходы операционной деятельности", если аренда не является его основным видом деятельности.

Обратите внимание! Расходы арендодателя на заключение договора аренды (юридические услуги, комиссионные вознаграждения) признают прочими операционными расходами (субсч. 949) того отчетного периода, в котором они имели место (п. 18 П(С)БУ 14 "Аренда").

Учет арендной платы у арендатора

Арендная плата арендатор начисляет по всем предписаниям П(С)БУ 16 "Расходы" на прямолинейной основе* в течение срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды (п. 9 П(С)БУ 14 "Аренда").

___________

* Это означает, что расходы насчитывают пропорционально каждому отчетному периоду, которым является, как правило (хотя и необязательно), отчетный месяц. Такой период лучше зафиксировать в договоре.

При этом арендную плату в зависимости от направления использования арендованного транспортного средства показывают по дебету следующих бухгалтерских счетов:

• 15 "Капитальные инвестиции", если арендованный транспорт используют для создания (строительства) собственных объектов необоротных активов, а арендную плату включаются в первоначальную стоимость таких активов путем капитализации;
• 23 "Производство", если автомобиль участвует непосредственно в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а сумму арендной платы можно прямо отнести на конкретный вид продукции, работ, услуг (п. 14 П(С)БУ 16 "Расходы" );
• 91 "Общепроизводственные расходы", если автомобиль используют для общепроизводственных целей (пп. 15.4 П(С)БУ 16 "Расходы");
• 92 "Административные расходы", если автомобиль используют в общехозяйственных (административных) целях (п. 18 П(С)БУ 16 "Расходы");
• 93 "Расходы на сбыт", если автомобиль используют для нужд сбыта (п. 19 П(С)БУ 16 "Расходы");
• 94 "Прочие расходы операционной деятельности", если автомобиль используют для других целей, например, для обслуживания объектов жилищно-коммунального и социально-культурного назначения.

Обратите внимание! Если арендную плату арендатор платит авансом, то такую сумму целесообразно относить в дебет счета 39 "Расходы будущих периодов". При этом, окончательное списание таких расходов произойдет в тех периодах, за которые арендную плату перечислили.

Учет арендной платы у арендодателя

У арендатора плату за аренду автомобиля отражают в учете диаметрально противоположно. Доход от аренды признают другим операционным доходом (субсчет 713 "Доход от операционной аренды активов") соответствующего отчетного периода на прямолинейной основе на протяжении срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды.

Если же аренда является основным видом деятельности, то доход от такой деятельности отражают на субсчете 703 "Доход от реализации работ и услуг" (см. письмо Минфина от 30.07.2008 г. № 31-34000-20-10/29614).

Когда арендную плату за последующие отчетные периоды арендодатель получает авансом, ее отражают сначала в составе доходов будущих периодов на счете 69. "Доходы будущих периодов". В дальнейшем такую сумму следует включать в состав доходов того периода, в котором насчитали арендную плату.

Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля

Арендатор при получении в аренду автомобиля, кроме непосредственно арендной платы, часто имеет дело с сопутствующими расходами, возникающими в процессе эксплуатации арендованного автомобиля.

Это могут быть, в частности:

• расходы на оплату автостоянки и парковки;
• страхование;
• расходы на техническое обслуживание;
• другие расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного транспортного средства.

Именно здесь ничего особенного не ожидается, ведь все эти расходы арендатор учитывает так же, как и арендную плату.

Пример отображения аренды автомобиля в бухучете

Соответствующие типовые проводки покажем в виде таблицы. Для примера предположим, что арендатор автомобиль использует для административных целей, в то время как для арендодателя арендные операции не является основной деятельностью (см. Табл.).

Таблиця

* Аналогичные операции арендодатель и арендатор покажут в учете за второй-шестой месяцы аренды.

Налоговый учет у арендодателя

Для малодоходников (с доходом не более 20 млн грн в год) и для высокодоходников (с доходом, превышающим 20 млн грн в год) арендные операции в налогово-прибыльном учете пройдут без применения разниц, то есть исключительно по правилам бухгалтерского учета.

У НДС-учета своя специфика. Операция по передаче активов в рамках операционной аренды не является объектом обложения НДС (пп. 196.1.2 НКУ). Поэтому передавая автомобиль в операционную аренду НДС-обязательства арендодатель не начисляет и налоговую накладную не составляет.

Зато арендную плату облагают НДС в общем порядке по правилу первого события по ставке 20% (пп. "б" п. 185.1, п. 187.1 НКУ).

Налоговый учет у арендатора

Так же, как и в ситуации с арендодателем, у арендатора (как малодоходника, так и высокодоходника) ситуация с налоговым разницам аналогичная – их просто нет, поэтому ориентиром здесь выступает финрезультат от арендных операций, исчисленный исключительно по правилам бухучета.

Зато суммы "входного" НДС по арендной плате арендатор по правилу первого события включает в состав своего налогового кредита.

Обратите внимание! В случае перечисления предоплаты сразу за несколько периодов, арендатор вправе рассчитывать на весь налоговый кредит. При этом следует должным образом оформить и зарегистрировать налоговую накладную в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Помните также, что в случае, если арендованный автомобиль используют в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью плательщика, либо в необлагаемой НДС или льготной деятельности, то на сумму налогового кредита придется начислить "компенсирующие" налоговые обязательства (п. 198.5 НКУ).