Компенсация за неиспользованный отпуск — когда, кому, как предоставить

Жизненные обстоятельства невозможно загнать в одни общие рамки. Вот и с кадрово-зарплатными вопросами неоднократно можно попасть в специфические ситуации. К примеру, большинству работников закономерно выпадает отдых в виде отпуска с отпускными, но кому-то приходится проводить компенсацию «отпускных». В этой статье мы расскажем о том, когда можно получить такую компенсацию за неиспользованный отпуск и когда работодатель должен ее предоставить в обязательном порядке. Также разберем, как определить неиспользованные дни отпуска и посчитать компенсацию отпускных. Чтобы не быть голословными — перейдем сразу к практическим ситуациям.

Можно ли получить компенсацию отпускных вместо всего отпуска

Заменить весь отпуск работнику денежной компенсации нельзя. Об этом говорит ст. 2 Закона об отпусках. Однако существуют еще и исключения из правил. Относительно компенсации отпускных они прописаны в ст. 24 Закона об отпусках. Речь идет, прежде всего, о случаях, когда работнику работодатель должен выплатить компенсацию отпускных в обязательном порядке, то есть, когда работник увольняется или переводится на работу на другое предприятие или в случае смерти работника.

Когда и кому работодатель обязан предоставить компенсацию отпускных

Заменить отпуск работнику денежной компенсации можно только в отдельных случаях, определенных в ст. 24 Закона об отпусках.

Во-первых, это делают в случае увольнения работника. В таком случае сотруднику выплачивают денежную компенсацию за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка – лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы. Этого требует ч. 1 ст. 24 Закона об отпусках.

Во-вторых, при переводе работника. В таком случае денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков по его желанию должна быть перечислена на счет предприятия, на которое перешел работник (ч. 3 ст. 24 Закона об отпусках). Однако это правило не действует в отношении детской отпуска (письмо Минсоцполитики от 20.09.2013 г. № 807/13/155-13). Поэтому суммы компенсации за детскую отпуск выплачивают работнику на руки в день увольнения на предыдущем месте работы в случае перевода.

В-третьих, в случае смерти работника. При таких обстоятельствах денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков, а также отпуска на детей выплачивается наследникам (ч. 6 ст. 24 Закона об отпусках).

Какие работники имеют право получить компенсацию отпускных при работе

Частью 4 ст. 24 Закона об отпусках предусмотрено, что по желанию работника часть ежегодного отпуска могут заменить денежной компенсацией. Однако одного желания работника - мало, нужно, чтобы при этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков не была меньше 24 календарных дней.

Где бухгалтеру быстро находить ответы на рабочие вопросы? Приобретите систему LIGA360:Бухгалтер прямо сейчас и всегда имейте разъяснения экспертов под рукой.

Как получить компенсацию отпускных работнику без увольнения

Заменить время отдыха в виде отпуска деньгами работник может сообщив о своем желании работодателю. Для этого ему нужно написать заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за соответствующее количество неиспользованных дней ежегодного отпуска (см. Образец).

Образец

 Публикуется на языке оригинала

Далее на основании этого заявления руководитель издает приказ (распоряжение) о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска.

При этом учитывайте, что если выполняются законодательно установленные условия для выплаты компенсации отпускных, то работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении такой денежной компенсации.

Когда выплачивать компенсацию отпускных работнику

Денежную компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска выплатить только после того, как работник отгуляет 24 календарных дней ежегодного отпуска за отработанный год или одновременно с выплатой отпускных за 24 календарных дней ежегодного отпуска, что осуществляется до выхода в отпуск. Это неоднократно отмечали работники Минсоцполитики, в частности в письме от 07.12.2016 г. № 731/13/116-16.

Поэтому если вышеупомянутое условие выполнено, компенсацию отпускных работающему сотруднику выплачивают вместе с зарплатой за месяц, в котором она начислена.

А вот работнику увольняемому начислять и выплачивать компенсацию отпускных нужно в день его увольнения.

За какие отпуска работнику не может быть выплачена компенсация

Не выплачивают денежную компенсацию за учебные, творческие, чернобыльские отпуска и отпуска для подготовки и участия в соревнованиях. Кроме того, не могут ожидать получения компенсации за неиспользованные дни отпуска лица в возрасте до 18 лет даже при условии соблюдения условия об отгулянных 24 календарных днях ежегодного отпуска (ст. 24 Закона об отпусках, ч. 5 ст. 83 КЗоТ).

Что касается детского отпуска, то получить компенсацию за неиспользованные дни такого дополнительного отпуска на детей работник имеет право только в случае увольнения (ст. 24 Закона об отпусках).

Как бухгалтеру проверить реквизиты контрагентов? Информация о 6,5 млн юридических лиц и ФЛП – в системе LIGA360. Попробуйте с тестовым доступом.

Как определить количество дней детского отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию

Поскольку дополнительный отпуск на детей предоставляют за календарный, а не рабочий год, и он не зависит от накопленного работником стажа работы, то и компенсацию за него следует выплачивать за полную продолжительность отпуска в календарных днях, на которую имеет право работник.

Если работником не было использовано право на детский отпуск в течение нескольких лет, то при расчете компенсации следует учитывать, что продолжительность и право на предоставление этого отпуска менялись. Поэтому при определении права на предоставление этого отпуска и продолжительности этого отпуска, которую нужно компенсировать при увольнении, следует руководствоваться нормами законодательства, которые действовали в то время.

Напомним, что сейчас по общему правилу детский отпуск предоставляется продолжительностью 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, а при наличии нескольких оснований для предоставления такого отпуска – 17 календарных дней.

Например, 15 июня 2021 увольняется работница, которая имеет право на дополнительный отпуск по ст. 19 Закона об отпусках за 2021 год по одному основанию. Соответственно, работодатель ей должен выплатить компенсацию за неиспользованные 10 календарных дней дополнительного отпуска за 2021 год.

Для выплаты компенсации за неиспользованные дни детского дополнительного отпуска у работодателя должны быть копии тех документов, которые подтверждают право работника на такой отпуск.

Компенсацию за дни неиспользованного детской дополнительного отпуска при увольнении вычисляют в том же порядке, что и обычные отпускные.

Как определить количество дней ежегодного основного отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию при увольнении

Расчет количества дней отпуска, за которую следует проводить выплату компенсации отпускных, следует проводить исходя из каждого отработанного работником рабочего года. Ведь в соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках ежегодный основной отпуск предоставляется за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора. При этом исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, следует осуществлять в соответствии с правилами, прописанными в ст. 9 Закона об отпусках.

Следовательно, если работник отработал на предприятии рабочий год, он имеет право на получение отпуска или ее компенсации (в случае увольнения) полной продолжительности. Напомним, по общему правилу говорится об отпуске продолжительностью 24 календарных дня. Если же работник проработал меньше месяца или увольняется тогда, когда в последнем рабочем году он отработал не полный рабочий год, расчет количества дней ежегодного основного отпуска, за которые нужно выплатить компенсацию при увольнении, следует проводить следующим образом:

Шаг 1. Вычисляем в календарных днях стаж, дающий право работнику на ежегодный отпуск за этот неполный рабочий год. Отсчет следует начинать с даты принятия на работу и завершать днем увольнения (в случае, когда работник отработал менее года). Если работник трудился больше года и увольняется посреди рабочего года, то отсчет за последний год тоже следует начинать с даты принятия на работу (но только числа и месяца), которая была в последний год его работы, и заканчивать днем увольнения

Пример. Работник принят на работу 24.05.2019 г., а увольняется он 29.06.2021 г., т.е. за последний рабочий год стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, следует определять с 24.05.2021 г. до 29.06.2021 г.

Итак, стаж работника, дающий право работнику на ежегодный отпуск за последний рабочий год работы составляет:

7 к. дн. + (29 к.дн. - 1 праздн. дн.) = 35 к.дн.

Шаг 2. Рассчитываем количество дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию за неполный рабочий год

Для этого нужно количество календарных дней отпуска, на которую имеет право работник за полный рабочий год, разделить на количество календарных дней в соответствующем рабочем году (за минусом праздничных и выходных, предусмотренных ст. 73 КЗоТ) и умножить на исчисленный в днях стаж работы работника в этом рабочем году.

По данным вышеприведенного примера количество дней отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию за неполный рабочий год с 24.05.2021 г. до 29.06.2021 г., составляет:

(24 к. дн: (365 к. дн. - 11 к. дн.) х 35 к. дн. = 2,4 к. дн., с округлением — 2 к. дн.

При этом учитывайте, что полученный в результате расчета показатель следует округлять до целого числа по математическим правилам.

На практике случается, что за последний рабочий год работы работник уже взял часть отпуска. В таком случае для определения количества дней отпуска за неполный рабочий год, за которые нужно выплатить работнику компенсацию, от общего количества дней отпуска, на которые имеет право работник за последний неполный рабочий год работы, следует вычесть количество использованных дней отпуска за этот год.

Хотите ежемесячно получать 40 аналитических материалов по бухучету? Попробуйте решение LIGA360:Бухгалтер, где объединена аналитика изданий «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН» и «Интербух».

Как рассчитывается компенсация отпускных

Чтобы получить сумму компенсации отпускных, которую нужно выплатить работнику, сумму среднедневной зарплаты умножают на количество неиспользованных дней отпуска. Расчет среднего заработка для оплаты компенсации отпускных осуществляется по правилам, предусмотренным для расчета среднего заработка для определения суммы отпускных. Поэтому подробно на них не останавливаемся. При этом следует учитывать, что месяц, в котором уволен работник, в расчет среднего заработка для расчета компенсации отпускных брать не нужно (даже в том случае, когда работника увольняют в последний день месяца). А расчетный период для определения компенсации всех накопленных отпусков одинаковый – 12 месяцев перед месяцем назначения компенсации отпускных.

Если же работник проработал на предприятии меньше года, то для расчета среднего заработка для определения сумм компенсации следует брать выплаты за фактическое время работы: с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором выплачивают компенсацию (абз. 2 п. 2 Порядка исчисления средней заработной платы).

Числовые примеры расчета компенсации отпускных в различных ситуациях рассмотрены в материале «Компенсация за неиспользованный отпуск: нюансы расчетов и учета» современного медиа для бухгалтеров "Интербух". Воспользуйтесь тестовым 3-дневным доступом или приобретайте бухгалтерский сервис "Интербух".

Удерживаются ли алименты с компенсации отпускных

Ответ на этот вопрос зависит от того, как долго работник не пользовался своим правом на отпуск.

Так, для определения базы для удержания алиментов следует руководствоваться Перечнем № 146. Он предусматривает, что удержание алиментов с работников осуществляется из всех видов заработка и дополнительного вознаграждения как по основной работе, так и по работе по совместительству (п. 1 Перечня № 146). При этом следует учитывать, что такое удержание производится с суммы заработка (дохода) после удержания всех налогов (п. 13 Перечня № 146).

Как известно, компенсация отпускных входит в состав фонда дополнительной заработной платы. Поэтому отсюда можно сделать вывод, что с компенсации отпускных также следует удерживать алименты.

Однако при этом следует учитывать еще и исключения, предусмотренные Перечнем № 146. Так, в п. 12 Перечня № 146 перечислены виды доходов, с которых не производятся удержания алиментов. Среди них видим и компенсацию работнику за неиспользованный отпуск (пп. 2 п. 12 Перечня № 146). Но не всегда. Это правило не действует, если лицо при увольнении получает компенсацию за отпуск, не использованный в течение нескольких лет.

Это означает, что то, включать или нет компенсацию отпускных в состав доходов, из которых удерживаются алименты, зависит от того, за какой период выплачивается такая компенсация отпускных. Итак, если работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска за один рабочий год, то алименты с нее не удерживаются, если за два и более года - алименты следует удерживать с такой суммы в общем порядке. Аналогичный вывод в свое время сделал Минюст в своем письме от 28.12.2006 г. № 19-48-671.

Принимаете нового сотрудника на работу? Проверьте информацию о нем в 19 государственных реестрах с сервисом LIGA360.

Как облагают и отражают в учете и отчетности компенсацию отпускных

Начисленные суммы компенсации за неиспользованные дни ежегодных (основного и дополнительных) отпусков, а также дополнительного отпуска на детей считают выплатами за неотработанное рабочее время. Поэтому они являются составляющей фонда дополнительной заработной платы (пп. 2.1.2 Инструкции по статистике заработной платы).

Поэтому такую компенсацию облагаются налогом в составе заработной платы за текущий месяц. При этом следует учитывать, что поскольку компенсация отпускных — это разовая выплата, то по годам отпусков ее не распределяют.

Поэтому в целях начисления ЕСВ компенсация отпускных включается в базу начисления ЕСВ (как зарплатная выплата). Компенсация отпускных включается в общий месячный налогооблагаемый доход работника и облагается НДФЛ на общих основаниях как составляющая заработной платы.

В новой отчетности по ЕСВ и НДФЛ компенсацию отпускных следует отражать также как составляющую заработной платы.

В бухучете начисление суммы компенсации отпускных и ЕСВ на нее отражаются так же, как и начисления отпусков — за счет обеспечения на их оплату по дебету субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

Отдельно хотим выделить ситуацию относительно налогообложения компенсации за неиспользованный отпуск, который насчитали уже после увольнения работника. При таких условиях начисленную сумму компенсации не включаются в базу начисления ЕСВ, поскольку на момент начисления компенсации уволенное лицо уже не является застрахованным, ведь оно уже не пребывает с экс-работодателем в трудовых отношениях. Это отмечают и контроллеры в консультации Офиса КНП ГФС от 15.02.2019 г. № 557/ІПК/28-10-27-01-11.

Могульская Яна Викторовна,

консультант по учету и налогообложению