Життєві обставини неможливо загнати в одні загальні рамки. Ось і з кадрово-зарплатними питаннями неодноразово можна потрапити у специфічні ситуації. Приміром більшості працівників закономірно випадає відпочинок у вигляді відпустки з відпускними, але комусь доводиться проводити компенсацію «відпускних». У цій статті ми розповімо про те, коли можна отримати таку компенсацію за невикористану відпустку та коли роботодавець повинен її надати в обов’язковому порядку. Таком розберемо, як визначити невикористані дні відпустки та порахувати компенсацію відпускних. Щоб не бути голослівними – перейдемо одразу до практичних ситуацій.

Чи можна отримати компенсацію відпускних замість усієї відпустки

Замінити усю відпустку працівнику грошовою компенсацію не можна. Про це говорить ст. 2 Закону про відпустки. Однак існують ще й винятки із правил. Щодо компенсації відпускних вони прописані у ст. 24 Закону про відпустки. Йдеться, перш за все, про випадки, коли працівнику роботодавець повинен виплатити компенсацію відпускних в обов’язковому порядку, тобто коли працівник звільняється чи переводиться на роботу на інше підприємство або ж у разі смерті працівника.

Коли та кому роботодавець зобов’язаний надати компенсацію відпускних

Замінити відпустку працівнику грошовою компенсацію можна лише в окремих випадках, які визначені у ст. 24 Закону про відпустки.

По-перше, це роблять у разі звільнення працівника. В такому випадку співробітнику виплачують грошову компенсацію за усі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Цього вимагає ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки.

По-друге, при переведенні працівника. У такому разі грошова компенсація за невикористані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки). Однак це правило не діє щодо дитячої відпустки (лист Мінсоцполітики від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13). Тож суми компенсації за дитячу відпустку виплачують працівникові на руки в день звільнення на попередньому місці роботи у разі переведення.

По-третє, у разі смерті працівника. За таких обставин грошова компенсацію за невикористані ним дні щорічних відпусток, а також відпустки на дітей виплачується спадкоємцям (ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки).

Які працівники мають право отримати компенсацію відпускних під час роботи

Частиною 4 ст. 24 Закону про відпустки передбачено, що за бажанням працівника частину щорічної відпустки можуть замінити грошовою компенсацією. Однак самого бажання працівника — замало, потрібно, щоб при цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не була менше ніж 24 календарних дні.

Де бухгалтеру швидко знаходити відповіді на робочі питання? Придбайте систему LIGA360:Бухгалтер прямо зараз та завжди майте роз’яснення експертів під рукою.

Як отримати компенсацію відпускних працівнику без звільнення

Замінити час відпочинку у вигляді відпустки грошима працівник може повідомивши про своє бажання роботодавцеві. Для цього йому потрібно написати заяву з проханням виплатити йому грошову компенсацію за відповідну кількість невикористаних днів щорічної відпустки (див. зразок).

Зразок

Далі на підставі цієї заяви керівник видає наказ (розпорядження) про виплату грошової компенсації за невикористані дні відпустки.

При цьому зважайте, що якщо виконуються законодавчо встановлені умови щодо виплати компенсації відпускних, то роботодавець не вправі відмовити працівникові у наданні такої грошової компенсації.

Коли виплачувати компенсацію відпускних працівнику

Грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки можна виплатити тільки після того, як працівник відгуляє 24 календарних дні щорічної відпустки за відпрацьований рік або одночасно з виплатою відпускних за 24 календарних дні щорічної відпустки, яка здійснюється до його виходу у відпустку. На цьому неодноразово наголошували працівники Мінсоцполітики, зокрема у листі від 07.12.2016 р. № 731/13/116-16.

Тож якщо вищезазначена умова виконана, компенсацію відпускних працюючому співробітнику виплачують разом із зарплатою за місяць, в якому вона нарахована.

А от працівнику, який звільняється, нараховувати і виплачувати компенсацію відпускних потрібно в день його звільнення.

За які відпустки працівнику не може бути виплачено компенсацію

Не виплачують грошову компенсацію за навчальні, творчі, чорнобильські відпустки та відпустки для підготовки й участі у змаганнях. Окрім того не можуть очікувати на отримання компенсації за невикористані дні відпустки особи віком до 18 років навіть за умови дотримання умови щодо відгуляних 24 календарних днів щорічної відпустки (ст. 24 Закону про відпустки, ч. 5 ст. 83 КЗпП).

Що стосується дитячої відпустки, то отримати компенсацію за невикористані дні такої додаткової відпустки на дітей працівник має право лише в разі звільнення (ст. 24 Закону про відпустки).

Як бухгалтеру перевірити реквізити контрагентів? Інформація про 6,5 млн юридичних осіб та ФОПів є у системі LIGA360. Спробуйте з тестовим доступом.

Як визначити кількість днів дитячої відпустки, за які потрібно виплатити компенсацію

Оскільки додаткову відпустку на дітей надають за календарний, а не робочий рік, і вона не залежить від накопиченого працівником стажу роботи, то і компенсацію за неї слід виплачувати за повну тривалість відпустки в календарних днях, на яку має право працівник.

Якщо працівником не було використано право на дитячу відпустку протягом кількох років, то під час розрахунку компенсації слід ураховувати, що тривалість і право на надання цієї відпустки змінювалися. Тому під час визначення права на надання цієї відпустки та тривалості цієї відпустки, яку потрібно компенсувати при звільненні, слід керуватися нормами законодавства, які діяли в той час.

Нагадаємо, що наразі за загальним правилом дитячу відпустку надають тривалістю 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, а за наявності декількох підстав для надання такої відпустки — 17 календарних днів.

 Наприклад, 15 червня 2021 року звільняється працівниця, яка має право на додаткову відпустку за ст. 19 Закону про відпустки за 2021 рік за однією підставою. Відповідно, роботодавець їй повинен виплатити компенсацію за невикористані 10 календарних днів додаткової відпустки за 2021 рік.

Для виплати компенсаціі за невикористані дні дитячої додаткової відпустки у роботодавця повинні бути копії тих документів, які підтверджують право працівника на таку відпустку.

Компенсацію за дні невикористаної дитячої додаткової відпустки при звільненні обчислюють у тому ж самому порядку, що й звичайні відпускні.

Як визначити кількість днів щорічної основної відпустки, за які потрібно виплатити компенсацію при звільнені

Розрахунок кількості днів відпустки, за яку слід проводити виплату компенсації відпускних, слід проводити виходячи з кожного відпрацьованого працівником робочого року. Адже відповідно до ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. При цьому обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, слід здійснювати відповідно до правил, прописаних у ст. 9 Закону про відпустки.

Отже, якщо працівник відпрацював на підприємстві робочий рік, він має право на отримання відпустки або її компенсації (у разі звільнення) повної тривалості. Нагадаємо, за загальним правилом йдеться про відпустку тривалістю 24 календарні дні. Якщо ж працівник пропрацював менше місяця або звільняється тоді, коли в останньому робочому році він відпрацював не повний робочий рік, розрахунок кількості днів щорічної основної відпустки, за які потрібно виплатити компенсацію при звільнені, слід проводити наступним чином:

Крок 1. Обчислюємо в календарних днях стаж, який надає право працівнику на щорічну відпустку за цей неповний робочий рік. Відлік слід починати із дати прийняття на роботу та завершувати днем звільнення (у разі, коли працівник відпрацював менше року). Якщо працівник трудився більше року і звільняється посеред робочого року, то відлік за останній рік теж слід починати із дати прийняття на роботу (але лише числа і місяця), що була в останньому році його роботи, та закінчувати днем звільнення

Приклад. Працівника прийнято на роботу 24.05.2019 р., а звільняється він 29.06.2021 р., тому за останній робочий рік стаж роботи, який дає право на щорічну основну відпустку, слід визначати із 24.05.2021 р. до 29.06.2021 р.

Отже, стаж працівника, який надає право працівнику на щорічну відпустку за останній робочий рік роботи, складає:

7 к. дн. + (29 к.дн. – 1 святк. дн.) = 35 к.дн.

Крок 2. Розраховуємо кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію за неповний робочий рік

Для цього потрібно кількість календарних днів відпустки, на яку має право працівник за повний робочий рік, поділити на кількість календарних днів у відповідному робочому році (за мінусом святкових і вихідних, передбачених ст. 73 КЗпП) і помножити на обчислений в днях стаж роботи працівника у цьому робочому році.

За даними вищенаведеного прикладу кількість днів відпустки, за які належить виплатити компенсацію за неповний робочий рік із 24.05.2021 р. до 29.06.2021 р., становить:

 (24 к. дн : (365 к. дн. – 11 к. дн.) х 35 к. дн. = 2,4 к. дн., з округленням — 2 к. дн.

При цьому зважайте, що отриманий в результаті розрахунку показник слід округлювати до цілого числа за математичними правилами.

На практиці трапляється, що за останній робочий рік роботи працівник уже взяв частину відпустки. У такому разі для визначення кількості днів відпустки за неповний робочий рік, за які потрібно виплатити працівнику компенсацію, від загальної кількості днів відпустки, на які має право працівник за останній неповний робочий рік роботи, слід відняти кількість використаних днів відпустки за цей рік.

Хочете щомісяця отримувати 40 аналітичних матеріалів з бухобліку? Спробуйте рішення LIGA360:Бухгалтер, де об’єднана аналітика видань «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН» та «Інтербух».

Як розраховується компенсація відпускних

Щоб отримати суму компенсації відпускних, яку потрібно виплатити працівникові, суму середньоденної зарплати множать на кількість невикористаних днів відпустки. Розрахунок середнього заробітку для оплати компенсації відпускних здійснюють за правилами, передбаченими для розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних. Тож детально на них не зупиняємося. При цьому слід ураховувати, що місяць, у якому звільнено працівника, у розрахунок середнього заробітку для розрахунку компенсації відпускних брати не потрібно (навіть у тому випадку, коли працівника звільняють в останній день місяця). А розрахунковий період для визначення компенсації всіх накопичених відпусток однаковий — 12 місяців перед місяцем призначення компенсації відпускних.

Якщо ж працівник пропрацював на підприємстві менше року, то для розрахунку середнього заробітку з метою визначення сум компенсації слід брати виплати за фактичний час роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому виплачують компенсацію (абз. 2 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати).

Числові приклади розрахунку компенсації відпускних у різних ситуаціях розглянуті у матеріалі «Компенсація за невикористану відпустку: нюанси розрахунків й обліку» сучасного медіа для бухгалтерів "Інтербух".  Скористайтеся ТЕСТОВИМ 3-денним доступом або придбайте бухгалтерський cервіс "Інтербух". 

Чи утримуються аліменти з компенсації відпускних

Відповідь на це питання залежить від того, як довго працівник не користувався своїм правом на відпустку.

Так, для визначення бази для утримання аліментів слід керуватися Переліком № 146. Він передбачає, що утримання аліментів з працівників здійснюється з усіх видів заробітку і додаткової винагороди як за основною роботою, так і за роботою за сумісництвом (п. 1 Переліку № 146). При цьому слід ураховувати, що таке утримання проводиться із суми заробітку (доходу) після утримання всіх податків (п. 13 Переліку № 146).

Як відомо, компенсація відпускних входить до складу фонду додаткової заробітної плати. Тож звідси можна зробити висновок, що з компенсації відпускних також слід утримувати аліменти.

Однак при цьому слід ураховувати ще й винятки, які передбачені Переліком № 146. Так, у п. 12 Переліку № 146 перелічені види доходів, з яких не проводяться утримання аліментів. Серед них бачимо і компенсацію працівникові за невикористану відпустку (пп. 2 п. 12 Переліку № 146). Але не завжди. Це правило не діє, коли особа при звільненні отримує компенсацію за відпустку, не використану протягом декількох років.

Це означає, що те, включати чи ні компенсацію відпускних до складу доходів, з яких утримують аліменти, залежить від того, за який період виплачується така компенсація відпускних. Отже, якщо працівникові виплачується грошова компенсація за невикористані дні щорічної відпустки за один робочий рік, то аліменти з неї не утримуються, якщо за два і більше роки — аліменти слід утримувати з такої суми в загальному порядку. Аналогічний висновок свого часу зробив Мін’юст у своєму листі від 28.12.2006 р. № 19-48-671.

Приймаєте нового співробітника на роботу? Перевірте інформацію про нього в 19 державних реєстрах з сервісом LIGA360.

Як оподатковують та відображають в обліку і звітності компенсацію відпускних

Нараховані суми компенсації за невикористані дні щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також додаткової відпустки на дітей вважають виплатами за невідпрацьований робочий час. Тож вони є складовою фонду додаткової зарплати (пп. 2.1.2 Інструкції зі статистики заробітної плати).

Тому таку компенсацію оподатковують у складі заробітної плати за поточний місяць. При цьому слід ураховувати, що оскільки компенсація відпускних — це разова виплата, то за роками відпусток її не розподіляють.

Тому в цілях нарахування ЄСВ компенсацію відпускних включають до бази нарахування ЄСВ (як зарплатну виплату). Компенсацію відпускних включають до загального місячного оподатковуваного доходу працівника і оподатковують ПДФО на загальних підставах як складову заробітної плати.

У новій звітності з ЄСВ та ПДФО компенсацію відпускних слід відображати також як складову заробітної плати.

В бухобліку нарахування суми компенсації відпускних та ЄСВ на неї відображаються так само, як і нарахування відпусток — за рахунок забезпечення на їх оплату: за дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».

Окремо хочемо виділити ситуацію щодо оподаткування компенсації за невикористану відпустку, яку нарахували уже після звільнення працівника. За таких умов нараховану суму компенсації не включають до бази нарахування ЄСВ, оскільки на момент нарахування компенсації звільнена особа вже не є застрахованою, адже вона вже не перебуває з екс-роботодавцем у трудових відносинах. На цьому наголошують і контролери в консультації Офісу ВПП ДФС від 15.02.2019 р. № 557/ІПК/28-10-27-01-11.

Могульська Яна Вікторівна,

консультант з обліку та оподаткування