Форма № 1ДФ: заповнення, бланк, строки подання та відповідальність

Звітність за формою № 1ДФ - чи не найпоширеніша форма звіту з усіх існуючих, адже її щокварталу складають та подають усі без виключення суб'єкти господарювання (юрособи та ФОПи), котрі мають найманих працівників або виплачують доходи фізичним особам.

І хоча сама форма досить компактна, логічна та не складна у заповненні, - не складна вона лише на перший погляд. А на практиці під час складання звіту виникають питання чи не по кожному рядку форми. У цій статті розповімо порядок заповнення кожного такого рядка та розглянемо які проблеми часто виникають у податкових агентів під час внесення тих або інших відомостей. Однак спершу - основні відомості щодо звітування по формі № 1ДФ.

Яким нормативним документом затверджена форма № 1ДФ та порядок її заповнення?

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) та Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4

Хто подає форму № 1ДФ?

Її здають всі роботодавці, а також всі суб'єкти господарювання (юросоми, самозайняті особи (ФОПи, суб'єкти незалежної профдіяльності)), які у звітному періоді виплачували будь-який дохід на користь звичайних фізичних осіб.

Що є звітним періодом для звітності по формі № 1ДФ?

Змітним періодом є календарний квартал.

У який строк потрібно подати звіт за формою № 1ДФ?

Особи, які мають статус податкових агентів, зобов'язані подати форму № 1ДФ протягом 40 к.дн., що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу.

Куди подавати форму № 1ДФ?

Звіт подається до контролюючого органу за місцем свого розташування.

У якій формі складається форма № 1ДФ, чи є обмеження щодо подання звіту?

Форма № 1ДФ складається у паперовій або електронній формі. Якщо кількість рядків у формі № 1ДФ не перевищує 10, дозволено подавати форму № 1ДФ лише у паперовому вигляді. Якщо перевищує, - звіт подається:

• засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо використання електронного цифрового підпису відповідальної особи податкового агента;

• на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації.

Заповнення форми № 1ДФ "Рядок за рядком"

Ліва частина "шапки" форми № 1ДФ

Позначкою "х" слід обрати організаційно-правову форму податкового агента, який заповнює звіт (юрособа, або самозайнята фізособа).

У рядку "податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)" зазначається:

· для юрособи - код ЄДРПОУ підприємства;

· для ФОПа - його реєстраційний номер облікової картки платника податку (ідентифікаційний код).

Права частина "шапки" форми № 1ДФ

У графі "стор." проставляється кількість сторінок звіту.

Трохи нижче позначкою "х" або "v" відмічається відповідна клітинка:

"Звітний" - у разі подання податковим агентом форми № 1ДФ вперше за звітний період.

"Звітний новий" - якщо податковий агент уже подав звітну форму № 1ДФ, потім, до настання граничної дата звітування, виявив помилку, він має право подати звітний новий розрахунок. При цьому попередньо подана форма № 1ДФ "анулюється", враховується лише інформація із звітної нової форми. Жодні штрафи при цьому не застосовуються.

"Уточнюючий" - подається у разі виявлення та виправлення помилки після настання граничної дати для подання форми № 1ДФ.

Заголовна частина форми № 1ДФ

У цій частині декларації зазначають:

· найменування юрособи (ТОВ "Назва", ПрАТ "Назва" і т.п.) або ПІБ самозайнятої фізособи (повністю, без ініціалів);

· податкову адресу¹ юрособи чи самозайнятої фізичної особи, що подає форму № 1ДФ;

· найменування контролюючого органу, до якого подається звіт.

¹ Податковою адресою фізособи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків у контролюючому органі (фізособа може мати одночасно не більше однієї податкової адреси).

Податковою адресою юрособи (відокремленого підрозділу юридичної особи) є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у ЄДРПОУ (п. п. 45.1, 45.2 ПКУ)

Відомості про звітний період, працівників, № порції

Навпроти напису "Звітний період" арабськими цифрами проставляється порядковий номер звітного кварталу і рік.

Реквізити "Працювало за трудовими договорами" та "Працювало за цивільно-правовими договорами" заповнюються тільки в разі наявності найманих працівників у юрособи чи у ФОПа і тільки для першої порції форми № 1ДФ:

· навпроти напису "Працювало за трудовими договорами" проставляється кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами);

· навпроти напису "Працювало за цивільно-правовими договорами" проставляється кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді.

Якщо у підприємства немає відокремлених підрозділів, у графі "Порція" проставляється "1".

Заповнюємо розділ І "Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку"

У графі 1 "№ з/п" відображають порядковий номер кожного рядка, що заповнюється. У разі заповнення звіту у паперовій формі, комірки порядкового номера заповнюються справа наліво.

У графі 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта*" вказують реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний код) або серія та номер паспорта* фізособи, якій у звітному кварталі нараховувався (виплачувався) дохід.

У графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображають нарахований фізособі дохід, незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається відображають суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

Важливо! У графах 3а та 3 дохід відображають повністю, без вирахування ПДФО і військового збору (тобто брудними).

У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображають сума нарахованого та утриманого ПДФО.

У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображають фактична сума перерахованого податку до бюджету.

У графах 3а, 3, 4а, 4 відображають суми з копійками з двома знаками після коми.

У графі 5 "Ознака доходу" вказують ознаку доходу згідно з довідником ознак доходів,. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

Графа 6 заповнюється тільки на тих фізосіб, які приймались на роботу у звітному періоді. У ній зазначають дату прийняття працівника у форматі дд.мм.рррр.

Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді.

Важливо! Для тих фізосіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються.

У графі 8 "Ознака податкової соціальної пільги" відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг.

Дана графа заповнюється тільки для фізосіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді.

Важливо! За відсутності у фізособи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк.

У графі 9 "Ознака (0, 1)" відображається ознака "0", якщо рядок потрібно ввести, чи ознака "1", якщо рядок потрібно виключити.

Важливо! Графа 9 заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків.

В останньому рядку розділу I вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу - за графою 3, нарахованого податку - за графою 4а, перерахованого податку - за графою 4.

Заповнюємо розділ ІІ "Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір"

Рядок "Оподаткування процентів" заповнюють у разі отримання у звітному кварталі доходів у вигляді процентів. У ньому вказують загальну сума нарахованого доходу, загальну суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО (у гривнях з копійками).

У рядку "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею" вказують загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальну суму виплаченого доходу, загальну суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО.

Важливо! Відомості про фізособу - платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, виграшів (призів) у лотерею не зазначаються.

У рядку "Військовий збір" відображають:

• загальну суму нарахованого доходу;

• загальну суму виплаченого доходу;

• загальну суму нарахованого військового збору;

• загальну суму перерахованого до бюджету військового • збору.

Усі суми вказують у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізособу - платника податку, якій нараховані доходи, з яких утримується військовий збір, не зазначаються.

У кінці податкового розрахунку проставляються:

• кількість заповнених рядків розділу I;

• кількість фізосіб, на яких подано інформацію;

• кількість сторінок податкового розрахунку;

• податковий номер керівника та головного бухгалтера юрособи, підпис, ініціали, прізвище, телефон.

або

• податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої особи, яка здає звіт, підпис, ініціали, прізвище, телефон.

Важливо! При визначенні кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок цього розділу не враховується.

Також вказується дата подання звіту.

Відповідальність за неподання, несвоєчасне подання та помилки у формі № 1ДФ.

Для зручності, усі види штрафів, які стосуються форми № 1ДФ наведемо у таблиці нижче.