Заполняем новые реквизиты в таблице 5 Формы № Д4: практические ситуации

Представление ЕСВ-отчетности по обновленным формам вызывает у бухгалтеров заблаговременную тревогу. Давайте же разберемся с реквизитами табл. 5 Формы № Д4, подвергшейся самым большим изменениям.

Об обновленных формах отчетности по ЕСВ, утвержденные приказом Минфина от 15.05.2018 г. № 511, и особенности их заполнения мы рассказали в материале "Отчетность по ЕСВ за август будем представлять по новым формам". Теперь давайте перейдем к практическому применению данных новаций.

Именно с помощью табл. 5 Формы № Д4 было решено потихоньку воплощать в жизнь функционирование электронной трудовой книжки. Как раз поэтому проблемы, издавна существовавшие в связи с неправильными наименованиями должностей (профессий) и их несоответствием Классификатору профессий, вышли на первый план, ведь по крайней мере три реквизита (графы 12 - 14) придется заполнять путем выбора из Классификатора. Данные в кадровых документах относительно наименования должности (профессии) должны соответствовать предусмотренным в Классификаторе. Но сперва расскажем об основных новациях при заполнении обновленной табл. 5 Формы № Д4.

Коротко обо всех нововведениях в табл. 5 Формы № Д4

Остановимся на реквизитах, появившихся впервые, а также на измененных или отредактированных (некоторые правки сразу и не заметишь).

Графа 7 "Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 - так, 0 - ні)". Порядок заполнения не изменился, но раньше это была графа 8, поэтому надо следить, чтобы не перепутать.

Графа 8 "Категорія особи" (раньше - графа 7). Для заполнения указанной графы появились новые категории лица: 7 - лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава, получающие пособие в связи с беременностью и родами, и 8 - лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава.

Графа 11 "Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток". В отдельных графах указывается дата начала и дата окончания (начиная с отчетности за август, такие даты вносятся также для военной службы, учитывая нормы ст. 24 Закону № 2232).

Графа 12 "Професійна назва роботи". Она выбирается из справочника, сформированного на основании Классификатора профессий. Заполняется в случае приема на работу, перевода на другую должность и при увольнении с работы, не заполняется для отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до трех лет (от трех до шести лет).

Графа 13 "Код ЗКППТР". Пятизначный код (при наличии) берется из справочника, сформированного на основании Классификатора профессий. Заполняется в случае приема на работу, перевода на другую должность и при увольнении с работы, не заполняется для отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до трех лет (от трех до шести лет).

Графа 14 "Код класифікатора професій". Код (4 или 5 знаков) берется из справочника, сформированного на основании Классификатора профессий. Заполняется в случае приема на работу, перевода на другую должность и при увольнении с работы, не заполняется для отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до трех лет (от трех до шести лет).

Графа 15 "Посада". Вписывается название должности, соответствующей записи в трудовой книжке (наименованию должности из штатного расписания и приказа о приеме на работу, если данный реквизит заполняется для совместителя).

Графа 16 "Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових чи цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду". Следует указать номер и дату приказа (распоряжение) при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, номер и дату гражданско-правового договора (ГПД) - при окончании гражданско-правовых отношений.

Графа 17 "Підстава для припинення трудових чи цивільно-правових відносин". Приводится соответствующая норма КЗоТ при увольнении с работы; глава ГКУ - при окончании гражданско-правовых отношений.

Графа 19 "Військове звання". Военные части и прочие воинские формирования проставляют (или берется из справочника, если он будет создан) воинские звания, определенные в ст. 5 Закона № 2232.

Не предусматривается внесение показателей в графы 12 - 15 для работников, уже работающих по состоянию на 1 августа 2018 г. Поэтому в табл. 5 Формы № Д4 отражаем только события, произошедшие в отчетном месяце.

Табл. 5 Формы № Д4 не подается, если в течение отчетного месяца не было начала и прекращения трудовых и гражданско-правовых отношений, военной службы, отпусков и перевода на другую должность.

Прием на работу и увольнение работников

Порядок отображения в табл. 5 Формы № Д4 приема и увольнения работников почти не изменился. Однако при приеме работника на работу обязательно заполняются графы 12 - 16, а при увольнении - 12 - 17.

Как и ранее, если работник в отчетном месяце был принят на работу, а потом уволен в том же самом месяце, заполняем одну строку. А если в течение одного месяца работник был уволен и снова принят на работу, заполняем две строки: в первой показываем прекращение трудовых отношений, а во второй - начало трудовых отношений (п. 8 разд. IV Порядка № 435).

Проиллюстрируем на примерах.

Пример 1

Условие:

Клименко Ирина Ивановна была уволена с должности экономиста по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности 02 августа 2018 г. на основании п. 2 ст. 40 КЗоТ (приказ от 30.07.2018 г. № 129-П).

Остапчук Николай Иванович (основное место работы) был уволен 07.08.2018. на основании п. 2 ст. 36 КЗоТ (приказ от 07.08.2018 г. № 134-П), а 15.08.2018 снова принят сторожем по совместительству (приказ от 13.08.2018 г. № 142-П).

Решение:

Фрагмент табл. 5 Формы № Д4 за август 2018 г. приводится ниже.

Перевод работника на другую должность

Начиная из августовской отчетности, страхователь подает табл. 5 Формы № Д4, если в течение отчетного периода лицо было переведено на другую должность или работу у того же самого страхователя.

Запись о переводе работника на другую должность или работу у того же самого страхователя следует вносить в табл. 5 Формы № Д4 в таком же порядке, как и при приеме на работу. То есть в случае перевода работника на другую должность заполняются две строки:

• в первой показывается прекращение работы на предыдущей должности (графа 17 не заполняется);

• во второй - начало работы на другой должности, на которую был переведен работник.

Пример 2

Условие:

Офис-администратор Колос Семен Петрович был переведен по его согласию с 08 августа 2018 г. на должность экономиста по сбыту отдела продажи (приказ от 06.08.2018 г. № 132-П).

Решение:

Фрагмент табл. 5 Формы № Д4 за август 2018 г. приводится ниже.

Следовательно, при переводе работника на другую должность в графе 16 заполняются одинаковые реквизиты приказа (номер и дата) о переводе работника на другую должность, а графа 17 остается пустой, поскольку действие трудового договора не прекращается. Для профессионального названия работы "Офис-администратор" кода ОКПДТР нет (она была введена не так давно), поэтому графу 13 также не заполняем.

Предоставление отпусков работникам

Порядок отображения в табл. 5 Формы № Д4 работников, которым предоставляются отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до трех и от трех до шести лет почти не изменился. Однако при заполнении данной таблицы следует обратить внимание на несколько моментов:

• графы 12 - 15 заполнять не нужно;

• в графе 16 обязательно указывается документ-основание об отпуске;

• чтобы заполнить графу 16 работодатель должен оформить приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности.

Пример 3

Условие:

Маркетологу отдела маркетинговых исследований Соломе Марие Петровне предоставлен отпуск по беременности и родам с 04 августа по 07 декабря 2018 г. (приказ от 01.08.2018 г. 147-П).

Ведущему бухгалтеру отдела бухгалтерского учета и финансовой отчетности Костенко Нине Павловне после окончания отпуска по беременности и родам с 21.08.2018 предоставлен отпуск по уходу за ребенком до трех лет (приказ от 20.08.2018 г. 157-П).

Решение:

Фрагмент табл. 5 Формы № Д4 за август 2018 г. приводится ниже.

Для застрахованного лица (Костенко Н. П.) в табл. 5 Формы № Д4 отводим две строки: в первой показываем окончание отпуска по беременности и родам для категории лица "5", а во второй - начало отпуска по уходу за ребенком до трех лет для категории лица "6".

Гражданско-правовые отношения

При заполнении табл. 5 Формы № Д4 важно, какой именно гражданско-правовой договор (далее - ГПД) был заключен: договор подряда (гл. 61 ГКУ), договор на предоставление услуг (гл. 63 ГКУ), договор на выполнение научно-исследовательских и исследовательско-конструкторских работ (гл. 62 ГКУ), договор перевозки (гл. 64 ГКУ) и т. п.

При предоставлении услуг следует учитывать нормы ст. 901 ГКУ: согласно договору о предоставлении услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию второй стороны (заказчика) предоставить услугу, потребляемую в процессе совершения определенного действия или осуществления определенной деятельности, а заказчик обязуется оплатить исполнителю указанную услугу, если иное не устанавливается договором. По разъяснениям ПФУ в графе 11 начало и окончание гражданско-правовых отношений по предоставлению услуг следует отражать согласно актам предоставленных услуг, составленных непосредственно после их предоставления. Однако здесь возникает вопрос, как же тогда определять средний доход для начисления больничных (декретных) лицам, предоставляющим услуги по ГПД.

Отражая в табл. 5 Формы № Д4 ведомости о гражданско-правовых отношениях, нужно учитывать следующее:

• в графе 7 для категории лица "3" проставляется "1", если ГПД заключен по основному месту работы или по совместительству, "0" - если ГПД заключен с физлицом, не находящимся в трудовых отношениях с заказчиком;

• в графе 11 проставляются даты начала действия и окончания ГПД (при выполнении работ по договору подряда);

• в графе 11 в качестве даты начала действия и окончания ГПД проставляется одинаковая дата, указанная в акте предоставленных услуг;

• графы 12 - 15 не заполняются;

• в графе 16 указывается документ-основание, то есть реквизиты договора ГПД (при окончании гражданско-правовых отношений);

• в графе 17 проставляется основание для прекращения гражданско-правовых отношений - соответствующая главаГКУ.

Пример 4

Условие:

Физлицо Клименко Петр Семенович выполнял работы по договору подряда от 15.06.2018 г. № 42, срок действия - с 18.06.2018 по 23.08.2018.

Сонько Семен Семенович по основному месту работы выполнял работы согласно ГПД от 03.08.2018 г. № 52, срок действия - с 06.08.2018 по 31.08.2018.

Решение:

Фрагмент табл. 5 Формы № Д4 за август 2018 г. приводится ниже.

Подробнее о заполнении граф 12 - 15 табл. 5 Формы № Д4 и вариантах приведения данных реквизитов в соответствие с Классификатором профессий расскажем в последующих публикациях.

Также на указанную тему будут полезными статьи:

"Совместители в обновленной отчетности по ЕСВ";

"Заполняем таблицу 6 обновленной Формы № Д4: практические ситуации".