Заповнюємо нові реквізити в таблиці 5 Форми № Д4: практичні ситуації

Подання ЄСВ-звітності за оновленими формами викликає в бухгалтерів завчасну тривогу. Тож розберімося з реквізитами табл. 5 Форми № Д4, яка зазнала найбільших змін.

Про оновлені форми звітності з ЄСВ, затверджені наказом Мінфіну від 15.05.2018 р. № 511, та особливості їх заповнення ми розповіли в матеріалі "Звітність з ЄСВ за серпень подаватимемо за новими формами". Тепер перейдімо до практичного застосування цих новацій.

Саме за допомогою табл. 5 Форми № Д4 вирішено потихеньку втілювати в життя функціонування електронної трудової книжки. Якраз тому проблеми, які здавна існували у зв'язку з неправильними найменуваннями посад (професій) та їх невідповідністю Класифікатору професій, вийшли на перший план, адже принаймні три реквізити (графи 12 - 14) доведеться заповнювати, беручи інформацію з Класифікатора. Дані в кадрових документах щодо найменування посади (професії) мають відповідати передбаченим у Класифікаторі. Та спершу розповімо про основні новації під час заповнення оновленої табл. 5 Форми № Д4.

Стисло про всі нововведення в табл. 5 Форми № Д4

Зупинимося на реквізитах, що з'явилися вперше, а також на тих, які було змінено або відредаговано (деякі правки відразу й не помітиш).

Графа 7 "Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 - так, 0 - ні)". Порядок заповнення не змінився, але раніше це була графа 8, тому треба пильнувати, щоб не переплутати.

Графа 8 "Категорія особи" (раніше - графа 7). Для заповнення цієї графи з'явився нові категорії особи: 7 - особи з числа військовослужбовців, особи рядового та начальницького складу, які отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, і 8 - особи з числа військовослужбовців, особи рядового й начальницького складу.

Графа 11 "Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток". В окремих графах зазначають дату початку й дату закінчення (починаючи зі звітності за серпень, такі дати вносять також для військової служби, враховуючи норми ст. 24 Закону № 2232).

Графа 12 "Професійна назва роботи". Її вибирають з довідника, сформованого на підставі Класифікатора професій. Заповнюють у разі прийняття на роботу, переведення на іншу посаду та під час звільнення з роботи, не заповнюютьдля відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років (від трьох до шести років).

Графа 13 "Код ЗКППТР". П'ятизначний код (за наявності) беруть із довідника, сформованого на підставі Класифікатора професій. Заповнюють у разі прийняття на роботу, переведення на іншу посаду та під час звільнення з роботи, не заповнюють для відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років (від трьох до шести років).

Графа 14 "Код класифікатора професій". Код (4 чи 5 знаків) беруть із довідника, сформованого на підставі Класифікатора професій. Заповнюють у разі прийняття на роботу, переведення на іншу посаду та під час звільнення з роботи, не заповнюють для відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років (від трьох до шести років).

Графа 15 "Посада". Вписують назву посади, яка має відповідати запису в трудовій книжці (найменуванню посади зі штатного розпису та наказу про прийняття на роботу, якщо цей реквізит заповнюють для сумісника).

Графа 16 "Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових чи цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду". Треба зазначити номер і дату наказу (розпорядження) у разі прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, номер та дату цивільно-правового договору (ЦПД) - у разі закінчення цивільно-правових відносин.

Графа 17 "Підстава для припинення трудових чи цивільно-правових відносин". Наводять відповідну норму КЗпП у разі звільнення з роботи; главу ЦКУ - у разі закінчення цивільно-правових відносин.

Графа 19 "Військове звання". Військові частини та інші військові формування проставляють (чи беруть із довідника, якщо його буде створено) військові звання, визначені в ст. 5 Закону № 2232.

Не передбачено внесення показників у графи 12 - 15 для працівників, які вже працюють станом на 1 серпня 2018 р. Тож у табл. 5 Форми № Д4 відображаємо тільки ті події, що відбулися у звітному місяці.

Табл. 5 Форми № Д4 не подають, якщо протягом звітного місяця не було початку й припинення трудових та цивільно-правових відносин, військової служби, відпусток і переведення на іншу посаду.

Прийняття на роботу та звільнення працівників

Порядок відображення в табл. 5 Форми № Д4 прийняття та звільнення працівників майже не змінився. Проте в разі прийняття працівника на роботу обов'язково заповнюються графи 12 - 16, а під час звільнення - 12 - 17.

Як і раніше, якщо працівника у звітному місяці прийнято на роботу, а потім звільнено в тому самому місяці, заповнюємо один рядок. А якщо протягом одного місяця працівника звільнено й знову прийнято на роботу, заповнюємо два рядки: у першому показуємо припинення трудових відносин, а в другому - початок трудових відносин (п. 8 розд. IV Порядку № 435).

Проілюструємо на прикладах.

Приклад 1

Умова:

Клименко Ірину Іванівну звільнено з посади економіста з бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності 02 серпня 2018 р. на підставі п. 2 ст. 40 КЗпП (наказ від 30.07.2018 р. № 129-П).

Остапчука Миколу Івановича (основне місце роботи) звільнено 07.08.2018. на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП (наказ від 07.08.2018 р. № 134-П), а 15.08.2018 знову прийнято сторожем за сумісництвом (наказ від 13.08.2018 р. № 142-П).

Рішення:

Фрагмент табл. 5 Форми № Д4 за серпень 2018 р. наведено нижче.

Переведення працівника на іншу посаду

Починаючи із серпневої звітності, страхувальник подає табл. 5 Форми № Д4, якщо протягом звітного періоду особу було переведено на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника.

Запис про переведення працівника на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника потрібно вносити у табл. 5 Форми № Д4 в такому самому порядку, як і в разі прийняття на роботу. Тобто під час переведення працівника на іншу посаду заповнюють два рядки:

• у першому показують припинення роботи на попередній посаді (графу 17 не заповнюють);

• у другому - початок роботи на іншій посаді, на яку переведено працівника.

Приклад 2

Умова:

Офіс-адміністратора Колоса Семена Петровича переведено за його згодою з 08 серпня 2018 р. на посаду економіста зі збуту відділу продажу (наказ від 06.08.2018 р. № 132-П).

Рішення:

Фрагмент табл. 5 Форми № Д4 за серпень 2018 р. наведено нижче.

Отже, у разі переведення працівника на іншу посаду в графі 16 заповнюють однакові реквізити наказу (номер і дату) про переведення працівника на іншу посаду, а графа 17 залишається пустою, оскільки дія трудового договору не припиняється. Для професійної назви роботи "Офіс-адміністратор" коду ЗКППТР немає (її введено не так давно), тому графу 13 також не заповнюємо.

Надання відпусток працівникам

Порядок відображення в табл. 5 Форми № Д4 працівників, яким надано відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до трьох та від трьох до шести років майже не змінився. Проте під час заповнення цієї таблиці варто звернути увагу на кілька моментів:

• графи 12 - 15 заповнювати не потрібно;

• у графі 16 обов'язково зазначають документ-підставу про відпустку;

• щоб заповнити графу 16 роботодавець повинен оформити наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами на підставі листка непрацездатності.

Приклад 3

Умова:

Маркетологу відділу маркетингових досліджень Соломі Марії Петрівні надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами з 04 серпня по 07 грудня 2018 р. (наказ від 01.08.2018 р. 147-П).

Провідному бухгалтерові відділу бухгалтерського обліку та фінансової звітності Костенко Ніні Павлівні після закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами з 21.08.2018 надано відпустку для догляду за дитиною до трьох років (наказ від 20.08.2018 р. 157-П).

Рішення:

Фрагмент табл. 5 Форми № Д4 за серпень 2018 р. наведено нижче.

Для застрахованої особи (Костенко Н. П.) у табл. 5 Форми № Д4 відводимо два рядки: у першому показуємо закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами для категорії особи "5", а в другому - початок відпустки для догляду за дитиною до трьох років для категорії особи "6".

Цивільно-правові відносини

Під час заповнення табл. 5 Форми № Д4 важливо, який саме цивільно-правовий договір (далі - ЦПД) укладено: договір підряду (гл. 61 ЦКУ), договір на надання послуг (гл. 63 ЦКУ), договір на виконання науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт (гл. 62 ЦКУ), договір перевезення (гл. 64 ЦКУ) тощо.

У разі надання послуг потрібно враховувати норми ст. 901 ЦКУ: згідно з договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити виконавцеві зазначену послугу, якщо інше не встановлено договором. За роз'ясненнями ПФУ в графі 11 початок і закінчення цивільно-правових відносин із надання послуг потрібно відображати відповідно до актів наданих послуг, складених безпосередньо після їх надання. Проте тут виникає питання, як же тоді визначати середній дохід для нараховування лікарняних (декретних) особам, що надають послуги за ЦПД.

Відображаючи в табл. 5 Форми № Д4 відомості про цивільно-правові відносини, треба враховувати таке:

• у графі 7 для категорії особи "3" проставляють "1", якщо ЦПД укладено за основним місцем роботи чи за сумісництвом, "0" - якщо ЦПД укладено з фізособою, яка не перебуває у трудових відносинах із замовником;

• у графі 11 проставляють дати початку дії та закінчення ЦПД (у разі виконання робіт за договором підряду);

• у графі 11 як дату початку дії та закінчення ЦПД проставляють однакову дату, зазначену в акті наданих послуг;

• графи 12 - 15 не заповнюють;

• у графі 16 зазначають документ-підставу, тобто реквізити договору ЦПД (у разі закінчення цивільно-правових відносин);

• у графі 17 проставляють підставу для припинення цивільно-правових відносин - відповідну главу ЦКУ.

Приклад 4

Умова:

Фізособа Клименко Петро Семенович виконував роботи за договором підряду від 15.06.2018 р. № 42, термін дії - з 18.06.2018 по 23.08.2018.

Сонько Семен Семенович за основним місцем роботи виконував роботи згідно з ЦПД від 03.08.2018 р. № 52, термін дії - з 06.08.2018 по 31.08.2018.

Рішення:

Фрагмент табл. 5 Форми № Д4 за серпень 2018 р. наведено нижче.

Докладніше про заповнення граф 12 - 15 табл. 5 Форми № Д4 і варіанти приведення цих реквізитів у відповідність із Класифікатором професій розповімо в наступних публікаціях.