Отрываемся от земли: учитываем "облачные" сервисы в бюджетном учреждении

Прежде всего отметим: суть и разновидности "облачных" сервисов мы озвучили в статье "Отрываемся от земли: учитываем "облачные" сервисы на предприятии", поэтому повторяться не будем. Зато сосредоточимся непосредственно на учетной части вопроса. Итак, поехали!

Бухгалтерский учет

Как и в случае с коммерческими предприятиями, учет "облачных" сервисов в бюджетном учреждении во многом зависит от сути хозопераций, связанных с такими сервисами, в частности и объема прав, который передается поставщиком сервиса бюджетному учреждению.

В подавляющем большинстве случаев пользование "облачными" сервисами предусматривает только получение доступа к тому или иному ресурсу, который находится в "облаке". Причем о передаче имущественных прав в данном формате речь не идет.

При таких условиях плату за доступ к "облачным" сервисам, в частности в виде периодических платежей, учреждению целесообразно относить в расходы отчетного периода.

В зависимости от направлений использования данных сервисов, соответствующие платежи необходимо отражать по следующим расходным субсчетам:

• 8013 "Материальные расходы" - если сервис используется в процессе основной деятельности учреждения и на выполнение программ;

• 8113 "Материальные расходы" - если сервис используется в процессе предоставления услуг или выполнения работ.

Учтите также, что оплата услуг "облака" за весь период его использования может происходить путем авансирования. А как мы знаем, если оплата (фактически предоплата) осуществлена в одном отчетном периоде, а услуги пользования "облаком" будут поступать в последующих периодах, то и расходы нужно начислять в таких последующих периодах. К данной схеме заставляет прибегать принцип начисления.

Суть его заключается в том, что доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств (ст. 4 Закона о бухучете).

Для реализации данного принципа используется субсчет 2911 "Расходы будущих периодов распорядителей бюджетных средств".

В соответствии с Порядком № 1219 по дебету этого субсчета отражается накопление расходов будущих периодов, а по кредиту - списание (распределение) расходов будущих периодов и включение их в состав расходов отчетного периода.

При некоторых условиях "облачные" расходы целесообразно даже капитализировать. Так, если бюджетное учреждение использует "облачные" сервисы для разработки собственного нематериального актива (например, программного обеспечения, сайта, веб-портала и т. д.), в данном случае подобные расходы сформируют первоначальную стоимость нематериального актива.

Признание нематериальными активами компьютерного софта или веб-ресурсов для целей бухучета происходит в целом при условии, если (п. 1 разд. ІІ НП(С)БУгс 122):

• его можно идентифицировать (можно выделить или отделить от прочих активов);

• существует вероятность получения субъектом государственного сектора будущих экономических выгод, связанных с его использованием, и/или если у него есть потенциал полезности;

• его стоимость можно достоверно определить.

В данном случае, прежде чем приобретенные "облачные" услуги будет отнесены в состав нематериальных активов (например, они будут учитываться на субсчете 1211 "Авторское и смежные с ним права") и введены в хозяйственный оборот, их стоимость сначала капитализируется на субсчете 1313 "Капитальные инвестиции в нематериальные активы".

Первоначальной стоимостью здесь будет стоимость приобретения - при заказе у сторонних разработчиков или себестоимость производства, если учреждение самостоятельно занималось разработкой программного обеспечения (п. 4 разд. ІІ НП(С)БУгс 122).

Учтите: программные продукты, признанные в бухучете нематериальными активами, подлежат амортизации прямолинейным методом (п. 6 разд. IV НП(С)БУгс 122).

Помните также, что в состав нематериальных активов относятся лишь те права на владение, пользование и распоряжение имуществом, полученные после отчуждения их (прав) от бывших собственников (письмо Минфина от 28.04.2017 г. № 35220-07-27/11842).

КЭКР

Для проведения расходов на пользование "облачными" сервисами подойдет КЭКР 2240 "Оплата услуг (кроме коммунальных)".

Напомним, что он используется, в частности, для оплаты:

1) услуг по доступу в режиме on-line к электронным базам научной и научно-технической информации, информационным ресурсам (пп. 1 пп. 2.2.4 Инструкции № 333);

2) услуг по техническому обслуживанию оборудования и администрированию программного обеспечения (пп. 12 пп. 2.2.4 Инструкции № 333), а именно:

• установке (инсталляции) программного обеспечения (программных продуктов, информационных систем и комплексов, баз данных, web-страниц/сайтов/порталов), дальнейшему пользованию, их сопровождению и обслуживанию (в том числе обучению пользователей);

• приобретению (поставке) программного обеспечения (лицензии на право пользования программным обеспечением), на которое имущественные права не передаются пользователю, при этом имущественные и авторские права на объект интеллектуальной собственности на указанное программное обеспечение остаются у разработчика (поставщика), а заказчику предоставляется право пользования данным программным обеспечением без права передачи самого программного обеспечения и/или полномочий на его пользование третьим лицам.

В завершение давайте рассмотрим числовой пример.

ПРИМЕР.

Условие:

Бюджетное учреждение (неплательщик НДС) приобрело доступ к "облачному" сервису на 3 месяца. Стоимость доступа - 1328,00 грн/мес. для одного рабочего места.

Общая стоимость составляет 3984,00 грн.

Расходы на доступ к "облаку" включены в расходы основной деятельности.

Решение:

Отражение указанных операций приведено в таблице.

Таблица

Роман Карпюк, эксперт, ЛІГА:ЗАКОН

Подписывайтесь на наш канал в Telegram и страницу в Facebook, чтобы всегда быть в курсе бухгалтерских событий.