Відриваємось від землі: обліковуємо "хмарні" сервіси в бюджетній установі

Передусім зауважимо: суть і різновиди "хмарних" сервісів ми озвучили у статті "Відриваємось від землі: обліковуємо "хмарні" сервіси на підприємстві", тому повторювати тут не будемо. Натомість зосередимо увагу безпосередньо на обліковій частині питання. Отже, поїхали!

Бухгалтерський облік

Як і в разі з комерційними підприємствами, облік "хмарних" сервісів у бюджетній установі значно залежить від суті госпоперацій, пов'язаних із такими сервісами, зокрема й обсягу прав, що передає постачальник сервісу бюджетній установі.

Здебільшого користування "хмарними" сервісами передбачає лише отримання доступу до певного ресурсу, що перебуває у "хмарі". Причому про передання майнових прав у такому форматі не йдеться.

За цих умов плату за доступ до "хмарних" сервісів, зокрема у вигляді періодичних платежів, установі доцільно зараховувати до витрат звітного періоду.

Залежно від напрямів використання цих сервісів, відповідні платежі необхідно відображати за такими витратними субрахунками:

• 8013 "Матеріальні витрати" - якщо сервіс використовують у процесі основної діяльності установи й на виконання програм;

• 8113 "Матеріальні витрати" - якщо сервіс використовують у процесі надання послуг або виконання робіт.

Урахуйте також, що оплата послуг "хмари" за весь період її використання може відбуватися шляхом авансування. А як ми знаємо, якщо оплату (фактично передоплату) здійснено в одному звітному періоді, а послуги користування "хмарою" надходитимуть у наступних періодах, то й витрати потрібно нараховувати в таких наступних періодах. До цієї схеми змушує вдаватися принцип нарахування.

Суть його полягає в тому, що доходи й витрати відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів (ст. 4 Закону про бухоблік).

Для реалізації цього принципу використовують субрахунок 2911 "Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів".

Відповідно до Порядку № 1219 за дебетом цього субрахунку відображають накопичення витрат майбутніх періодів, а за кредитом - списання (розподіл) витрат майбутніх періодів і зарахування їх до складу витрат звітного періоду.

За деяких умов "хмарні" витрати доцільно навіть капіталізувати. Так, якщо бюджетна установа використовує "хмарні" сервіси для розроблення власного нематеріального активу (наприклад, програмного забезпечення, сайта, веб-порталу тощо), у цьому разі такі витрати сформують первісну вартість нематеріального активу.

Визнання нематеріальними активами комп'ютерного софту чи веб-ресурсів для цілей бухобліку відбувається загалом за умови, якщо (п. 1 розд. ІІ НП(С)БОдс 122):

• його можна ідентифікувати (можна виділити чи відокремити від інших активів);

• є імовірність отримання суб'єктом державного сектору майбутніх економічних вигід, пов'язаних із його використанням, та/або якщо він має потенціал корисності;

• його вартість можна достовірно визначити.

У такому разі, перш ніж придбані "хмарні" послуги буде зараховано до складу нематеріальних активів (наприклад, їх обліковуватимуть на субрахунку 1211 "Авторське та суміжні з ним права") та введено в господарський оборот, їх вартість спочатку капіталізують на субрахунку 1313 "Капітальні інвестиції в нематеріальні активи".

Первісною вартістю тут буде вартість придбання - у разі замовлення у сторонніх розробників або собівартість виробництва, якщо установа самостійно займалася розробленням програмного забезпечення (п. 4 розд. ІІ НП(С)БОдс 122).

Урахуйте: програмні продукти, визнані в бухобліку нематеріальними активами, підлягають амортизації прямолінійним методом (п. 6 розд. IV НП(С)БОдс 122).

Пам'ятайте також, що до складу нематеріальних активів зараховують лише ті права на володіння, користування й розпорядження майном, що були отримані після відчуження їх (прав) від колишніх власників (лист Мінфіну від 28.04.2017 р. № 35220-07-27/11842).

КЕКВ

Для проведення видатків на користування "хмарними" сервісами згодиться КЕКВ 2240 "Оплата послуг (крім комунальних)".

Нагадаємо, що його використовують, зокрема, для оплати:

1) послуг із доступу в режимі on-line до електронних баз наукової та науково-технічної інформації, інформаційних ресурсів (пп. 1 пп. 2.2.4 Інструкції № 333);

2) послуг із технічного обслуговування обладнання й адміністрування програмного забезпечення (пп. 12 пп. 2.2.4 Інструкції № 333), як-от:

• установлення (інсталяція) програмного забезпечення (програмних продуктів, інформаційних систем і комплексів, баз даних, web-сторінок/сайтів/порталів), подальшого користування, їх супроводження й обслуговування (у тому числі навчання користувачів);

• придбання (постачання) програмного забезпечення (ліцензії на право користування програмним забезпеченням), на яке майнові права не передають користувачу, при цьому майнові й авторські права на об'єкт інтелектуальної власності на зазначене програмне забезпечення залишаються в розробника (постачальника), а замовнику надають право користування цим програмним забезпеченням без права передання самого програмного забезпечення та/або повноважень на його користування третім особам.

Насамкінець розгляньмо числовий приклад.

ПРИКЛАД.

Умова:

Бюджетна установа (неплатник ПДВ) придбала доступ до "хмарного" сервісу на 3 місяці. Вартість доступу - 1328,00 грн/міс. для одного робочого місця.

Загальна вартість становить 3984,00 грн.

Витрати на доступ до "хмари" зараховано до витрат основної діяльності.

Рішення:

Відображення вказаних операцій наведено в таблиці.

Таблиця

Роман Карп'юк, експерт, ЛІГА:ЗАКОН

Підписуйтеся на наш канал у Telegram і сторінку в Facebook, щоб завжди бути в курсі бухгалтерських подій.