Опытным бухгалтерам и кадровикам хорошо известно, что личная карточка - основной документ по учету личного состава в организации. Но всегда полезно напомнить, что она собой представляет, о правилах ее заполнения, порядке ведения и сроках хранения.
Итак, Типовая карта первичного учета № П-2 "Личная карточка работника" утверждена приказом №495/656. Личная карточка работника содержит восемь разделов, для заполнения каждого из них существуют определенные правила.
В I разделе отмечают общие данные работника, а именно: ФИО, дата рождения, гражданство, сведения об образовании, об общем стаже работы, месте работы, семейном положении, месте жительства. Данные заполняют согласно предоставленным работником документам.
II раздел определен для заполнения сведений о воинском учете работника. Сведения заполняются согласно Порядку организации и ведения воинского учета призывников и военнообязанных.
В III разделе указывают сведения о профессиональном образовании на предприятии (которое осуществлялось за счет предприятия-работодателя).
IV раздел предусмотрено для заполнения о назначениях и переводе работника на должность.
В V разделе "Отпуска" указываются отпуска всех видов, предоставляемые работнику за время работы на предприятии.
В разделе VI "Дополнительные сведения" указываются данные, которые не зафиксированы в других разделах личной карточки, например, о наличии правительственных наград, об участии в боевых действиях, знании иностранных языков, избрании на выборную должность и т.п.
В разделе VII "Дата и причина увольнения (основание)" отмечают дату и причину увольнения (основание) работника в соответствии с приказом (распоряжением) об увольнении.
Также следует помнить, что после каждой записи в разделах IV и VII работника должны ознакомить с ними под подпись в личной карточке. Не допускается внесение в учетные данные любых изменений без согласия работника.
Кроме личной карточки работника существует еще и отдельная форма - личная карточка государственного служащего, определенная нормой ч. 1 ст. 37 Закона Украины "О государственной службе". Хранится личная карточка государственного служащего в соответствии с Порядком ведения и хранения личных дел государственных служащих. Ну а приказом №77-20 утверждена форма и порядок заполнения Личной карточки государственного служащего.
Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные карточки работников. Согласно п. 499 Перечня типовых документов личные карточки работников (в том числе временных и тех, которые работают по совместительству) хранятся у работодателя в течение 75 лет после увольнения таких работников.
Дмитрий Гладкий,
председатель Отделения АЮУ в Запорожской области
