Досвідченим бухгалтерам і кадровикам добре відомо, що особова картка - основний документ з обліку особового складу в організації. Але завжди корисно нагадати, що вона собою представляє, про правила її заповнення, порядок ведення та строки зберігання.
Отже, Типова картка первинного обліку №П-2 "Особова картка працівника" затверджена наказом №495/656. Особова картка працівника містить вісім розділів, для заповнення кожного з них існують певні правила.
У I розділі зазначають загальні дані працівника, а саме: ПІБ, дата народження, громадянство, відомості про освіту, про загальний стаж роботи, останнє місце роботи, сімейний стан, місце проживання. Дані заповнюють згідно з наданими працівником документами.
II розділ визначено для заповнення відомості про військовий облік працівника. Відомості заповнюються згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов‘язаних.
У III розділі зазначають відомості про професійну освіту на підприємстві (яка здійснювалася коштом підприємства-роботодавця).
IV розділ передбачено для заповнення призначення і переведення працівника на посаду.
У V розділі "Відпустки" зазначаються відпустки всіх видів, що надаються працівнику за час роботи на підприємстві.
У розділі VI "Додаткові відомості" зазначають дані, які не були зафіксовані в інших розділах особової картки, наприклад, про наявність урядових нагород, про участь у бойових діях, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо
У розділі VII "Дата і причина звільнення (підстава)" зазначають дату і причину звільнення (підставу) працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення.
Також слід пам'ятати, що після кожного запису в розділах IV та VII працівника повинні ознайомити х ними під підпис в особовій картці. Не допускається внесення в облікові дані будь-яких змін без відома працівника.
Окрім особової картки працівника існує ще й окрема форма - особова картка державного службовця, визначена нормою ч. 1 ст. 37 Закону України "Про державну службу". Зберігається особова картка державного службовця згідно із Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців. Ну а наказом №77-20 затверджено форму та порядок заповнення Особової картки державного службовця.
Часто виникає запитання скільки зберігаються особові картки працівників. Згідно з п. 499 Переліку типових документів особові картки працівників (у тому числі тимчасових і таких, які працюють за сумісництвом) зберігаються у роботодавця протягом 75 років після звільнення таких працівників.
Дмитро Гладкий,
голова Відділення АПУ в Запорізькій області
