Согласно нормам п. 7 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж с разрешения руководителя расходы откомандированного работника могут быть возмещены по транспортному билету. Есть ли нарушения в пределах командировки по приказу с 15.07 по 19.07.2024 включительно: дата/время отправления поезда - 19.07.2024 в 21:30; дата/время прибытия поезда - 20.07.2024 в 06:45? Если дата прибытия в транспортном билете не соответствует приказу о командировке, то вследствие этого расходы не могут быть возмещены?
В первую очередь напомним, что трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение его расходов на служебную командировку.
Соответствующие гарантии и компенсации в случае служебной командировки указаны в ч. 2 ст. 121 КЗоТ:
Работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, СТОИМОСТЬ ПРОЕЗДА К МЕСТУ НАЗНАЧЕНИЯ И ОБРАТНО и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
В п. 7 разд. І Инструкции № 59 говорится, что днем прибытия из командировки является день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы откомандированного работника.
В случае отправления транспортного средства до 24:00 включительно днем выезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее - следующие сутки.
Дата на транспортном билете (прибытие транспортного средства к месту постоянной работы откомандированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.
Таким образом, если в соответствии с приказом командировка длится с 15.07.2024 по 19.07.2024 включительно, то следующие сутки (20.07.2024) уже не включаются в период командировки.
В п. 7 разд. І Инструкции № 59 указано:
Если ДАТА НА ТРАНСПОРТНОМ БИЛЕТЕ НЕ СОВПАДАЕТ С ДАТОЙ ПРИБЫТИЯ РАБОТНИКА ИЗ КОМАНДИРОВКИ СОГЛАСНО ПРИКАЗУ о командировке, с разрешения руководителя предприятия УЧИТЫВАЕТСЯ ЗАДЕРЖКА В КОМАНДИРОВКЕ НА ВЫХОДНЫЕ или праздничные и нерабочие дни в случае, если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не превысит срок командировки, предусмотренный Постановлением № 98.
За эти дни работнику НЕ ВОЗМЕЩАЮТСЯ СУТОЧНЫЕ РАСХОДЫ, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы (КРОМЕ РАСХОДОВ НА ПРОЕЗД с места командировки к месту постоянной работы).
Стоит уточнить, что в п. 6 Постановления № 98 указан максимальный срок для командировки в пределах Украины - не более чем 30 календарных дней. Поскольку в приведенной ситуации о таком превышении срока командировки речь не идет, то указанное положение Инструкции № 59 вполне может применяться, ведь дата 20.07.2024 приходится именно на выходной день (субботу).
Также важно учесть п. 10 разд. II Инструкции № 59:
С разрешения руководителя может учитываться вынужденная задержка в командировке по независящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов.
Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии откомандированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
Таким образом, работник должен подать руководителю докладную записку, в которой объяснить уважительную причину задержки в командировке, например, указать, что на соответствующую дату не было транспортных билетов или выполнение задач в служебной командировке требовало дополнительного времени.
На основании этой докладной записки руководитель может продлить срок командировки на 1 день, т. е. внести изменения в приказ о командировке. Но в таком случае работнику будет возмещена только стоимость транспортного билета. Суточные за такой день командировки не начисляются, ведь в п. 7 разд. І Инструкции № 59 указано, что если с разрешения руководителя предприятия принята во внимание задержка в командировке на выходные, то за эти дни работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).
Руководитель должен об этом отдельно указать в приказе о продлении срока командировки со ссылкой на упомянутый п. 7 разд. І Инструкции № 59.
Продление срока командировки важно как для соблюдения гарантий относительно компенсации расходов работника на служебную командировку, так и во избежание начисления НДФЛ на сумму дополнительного блага (стоимость билета).
Именно от таких налоговых рисков предостерегает пп. "а" пп. 170.9.1 НКУ, где указано, что не является доходом плательщика налога - физического лица возмещенная ему работодателем сумма расходов на командировку в пределах фактических расходов, а именно на проезд (в т. ч. перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно. Фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Иными словами, дата возвращения работника из командировки должна совпадать в транспортном билете и в приказе о командировке. Иначе налоговики сочтут, что возмещенная стоимость билета является для работника дополнительным благом, т. е. объектом налогообложения НДФЛ (см. разъяснение из категории 103.17 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
На эту тему читайте следующие публикации:
ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ
1. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.
2. НКУ - Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
3. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2024
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
Автор
Инна Журавская,
эксперт ЛІГА:ЗАКОН
Хотите получать экспертную аналитику по горячим бизнес-вопросам? В LIGA360 есть материалы для всей команды: для юристов, бухгалтеров, комплаенс-специалистов и руководителей. Оцените все преимущества работы в комплексной информационно-аналитической платформе LIGA360, заказав персональную презентацию.
