В соответствии с п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. № 58 (далее - Инструкция № 58), собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При этом п. 4.2 Инструкции № 58 установлено: если работник отсутствует на работе в день увольнения, то работодатель в этот день отправляет работнику почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Данное уведомление желательно отправить заказным письмом «с уведомлением» работодателя о получении письма работником, поскольку в случае возникновения трудового спора у работодателя будет дополнительное доказательство относительно отсутствия его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Если письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте руководством не получено, то следует руководствоваться нормами п. 6.2 Инструкции № 58, согласно которым трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в заведении отдельно от остальных трудовых книжек работников, пребывающих на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Соответствующие разъяснения предоставлены главным государственным инспектором отдела по вопросам экспертизы условий труда Управления Гоструда в Кировоградской области.
