Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы.
Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в другие сроки, работодатель выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней нового образца с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняются по общим правилам.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Відомості про роботу» в графу 3 в первую очередь вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал до этого владелец трудовой книжки.
В дубликат трудовой книжки должна быть внесена информация о трудовой деятельности, предшествовавшей работе в последней организации и подтвержденная документами.
Такими документами могут быть удостоверены в установленном порядке:
• справки о работе в других организациях;
• копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении с предыдущих мест работы;
• дипломы (свидетельства);
• справки о периодах получения пособия по безработице;
• трудовые договоры о работе у физических лиц, сведения из ПФУ по формам СЗВ-К и СЗІ-5 (первая содержит сведения о стаже за тот период, когда работник еще не был зарегистрирован в системе обязательного страхования пенсии, вторая справка является уже выпиской с лицевого счета работника).
Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.
Если работодатель уже не существует, то есть субъект хозяйствования ликвидирован, то нужно направлять запрос в архив, где хранятся документы этой организации. Архив выдаст справку, которая будет являться одним из документов, подтверждающих стаж.
Данная информация необходима для определения продолжительности страхового стажа как для назначения пенсии, так и для назначения пособия по безработице или временной нетрудоспособности.
