Налоговики выразили свою позицию по ситуации, когда ошибочно использовано работником корпоративную платежную карту при оплате услуг для личных целей.
В данном случае, выдачи в под отчет денежных средств со стороны предприятия не было и подтвердить документально понесенные расходы с целью, указанной в пп. 170.9.1 НКУ, подотчетное лицо не может.
Лицо, которое ошибочно потратило средства и готово их вернуть на счет или в кассу предприятия, согласно пп. 170.9.2 НКУ должно составить авансовый отчет до истечения 5 банковского дня, следующего за днем, в котором оно завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет. При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета.
Поэтому авансовый отчет работник должен составить с учетом вышеупомянутого срока и вернуть указанные средства до или во время предоставления отчета.
Например, если работник потратил сумму 100 грн на собственные нужды с корпоративной платежной карты, то он должен составить авансовый отчет в течение 5-ти банковских дней со дня использования средств (в данном случае - "нулевой" отчет), и вернуть эти средства в течение 5-ти банковских дней в кассу или на счет предприятия, как излишне израсходованные средства.
В ситуации, когда работник составил "нулевой" авансовый отчет на 5-й банковский день от даты оплаты товаров (услуг), однако не вернул средства до или во время составления отчета, то на основании п. 4 Приказа № 841 можно сделать вывод, что такой работник имеет право вернуть средства до конца отчетного месяца, в котором составлен авансовый отчет без налогообложения этой суммы НДФЛ и военным сбором.
Если же работник вернул средства по окончании отчетного месяца, в котором наступил предельный срок, предприятие должно обложить налогом сумму оплаты товаров работником НДФЛ с применением "натурального" коэффициента и военным сбором. Сделать это нужно путем удержания указанных сумм из дохода работника (например, заработной платы) на основании абз. "г" п. 1642. 17 НКУ.
При этом ошибочное использование работником корпоративной платежной карты при оплате услуг для личного потребления не является нарушением налогового законодательства и только предполагает соответствующую отчетность об использовании средств с учетом требований НКУ.
Источник: ИНК ГНС от 14.04.2020 г. № 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК.
Нужен ли авансовый отчет, если деньги не тратились? Ответ читайте в статьи современного медиа для бухгалтеров "Интербух" - воспользуйтесь тестовым 3-дневным доступом.
Читайте:
- может ли работник отказаться от командировки во время карантина;
- чем предпринимателю подтвердить расходы работников.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram и страницу в Facebook, чтобы всегда быть в курсе бухгалтерских событий.
