Минцифры объяснило требования, предусмотренные к хранению электронных документов.
Документы разделяют два вида архивного хранения: постоянное и длительное - 10 лет и временное хранение - до 10 лет.
К первой группе относят уставы, штатные расписания, учредительные документы и личные дела, которые стоит иметь и в бумажной форме. Если подписали их в электронной форме, используйте формат данных PDF/A-1 (*.pdf), который обезопасит вас и ваших контрагентов от случайного изменения документа.
В свою очередь документы второй группы достаточно хранить только в электронной форме.
Сколько хранить документы второй группы?
1. Документы о командировках (программы, технические задания, доклады, справки):
- зарубежные или научные в пределах Украины - 10 лет;
- в пределах Украины - 3 года.
2. Данные о документообороте на предприятии - 5 лет.
3. Кредитные договора, поручительства, залоги, гарантии, перевод долга - 5 лет.
4. Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие хозяйственные операции (кассовые, банковские документы, ордера) - 3 года.
5. Налоговые накладные и учетные регистры - 3 года.
По истечении сроков хранения документы уничтожают.
Рецепт легкой отчетности - сервис REPORT. Все, что необходимо бухгалтеру и предпринимателю, по демократичным ценам. Приобретайте в мае со скидкой 20%.
Читайте статью "Электронный документооборот: диджитализуемо бумажную работу на предприятии" в издании БУХГАЛТЕР & ЗАКОН.
Для получения доступа к аналитике издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН и других документов информационно-правовой системы ЛІГА:ЗАКОН - воспользуйтесь ТЕСТОВЫМ доступом и оцените удобство и скорость поиска необходимых вам материалов.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram и страницу в Facebook, чтобы всегда быть в курсе бухгалтерских событий.
