Как известно, с 1 сентября вступил в силу новый стандарт, регулирующий порядок оформления организационно-распорядительных документов - ГСТУ 4163:2020. Он заменил ГСТУ 4163-2003, по которому составляли документы еще с 2003 года. Новая система действует для всех предприятий, а также ФЛП (с учетом ст. 51 ГКУ). Поэтому необходимо начинать оформлять документы с учетом новых норм. Об этом сообщает Седьмой апелляционный административный суд.
Так, для печатания текстов документов нужно использовать гарнитуру Times New Roman и шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Для реквизита «Название вида документа» можно использовать шрифт размером 14-16 печатных пунктов. Текст документов на листах бумаги формата А4 ГСТУ рекомендует печатать через 1-1,5 межстрочных интервала.
Пунктом 7.7 ГСТУ 4163:2020 определены новые размеры отступов от левого поля документов. Для: абзацев в тексте - 10 мм (вместо 12,5 мм); реквизита «Адресат» - 90 мм (вместо 92 мм); реквизита «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу» - 100 мм (вместо 104 мм).
Одним из существенных изменений стала расшифровка подписи, которую печатают на уровне последней строки наименования должности. Теперь в расшифровке подписи должны быть не инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, а указывается ее «собственное имя и фамилию». При этом ФАМИЛИЮ нужно прописывать большими буквами.
Пунктом 5.27 ГСТУ 4163:2020 определено, что в сведениях об исполнителе документа следует указывать как фамилию, так и собственно имя исполнителя документа и номер его служебного телефона.
Во всех реквизитах, где указывается фамилия лица, теперь стоит указывать и имя, а не инициалы (например, в реквизитах «сведения об исполнителе документа», «отметка о заверении копии» и т.п.)
Изменения произошли и в оформлении наименование предприятий. Сейчас названия предприятий, организаций и учреждений нужно указывать заглавными буквами. Например, ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА УКРАИНЫ В ВИННИЦКОЙ ОБЛАСТИ или ГОСУДАРСТВЕННАЯ КАЗНАЧЕЙСКАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ.
Также, нельзя заменять наименование юридического лица изображением эмблемы или торговой марки (знак для товаров и услуг), даже если наименование полностью воспроизведено в изображении. Этот реквизит используют только вместе с наименованием юридического лица.
Новым ГСТУ уточнено использование печати на документах. В частности, печать проставляется таким образом, чтобы она охватывала последние несколько букв должности лица, подписывающего документ. Проставлять печать на подписи нельзя. Кроме того, если на документе есть специально отведенное место, то печать проставляется именно там.
Оттиск печати во всех реквизитах электронного документа, в состав которых он входит, заменяют электронной печатью, создаваемой в соответствии с требованиями законов Украины об электронных документах и электронном документообороте и об электронных доверительных услугах.
Пунктами 5.10 и 5.11 ГСТУ 4163:2020 предусмотрены особенности оформления реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс». При использовании информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства допустимо проставлять как дату регистрации, так и регистрационный номер документа в составе штрих-кода или QR-кода, создаваемого средствами этой системы.
Штрих-код проставляют в центре нижнего поля первой страницы документа, QR-код (21 мм ? 21 мм) - в нижнем левом углу первой страницы документа.
Госстандарт регулирует порядок оформления адресатов писем. В частности, если документ адресован физическому лицу, то, по ГСТУ, сначала отмечают собственное имя и фамилию адресата в дательном падеже, затем - почтовый адрес.
Пунктом 5.32 ГСТУ 4163:2020 отдельно урегулированы положения о создании экземпляра электронного документа. Так, отметку о наличии экземпляра документа с бумажным (электронным) носителем информации проставляют в соответствии с Постановлением № 55 и Порядком № 1886.
Также, в случае создания экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации на нем проставляют штрих-код или QR-код, содержащий: сокращенное наименование юридического лица, дату регистрации, регистрационный номер.
Таким образом, резюмируют в Седьмом ААС, госучреждениям следует учитывать нормы ГСТУ 4163:2020 при оформлении документации. В то же время важно, что для соответствующих субъектов при работе с документами обязательным также является соблюдение требований Закона об электронном документообороте и требований собственных инструкций по делопроизводству.
Какими будут следующие решения власти? Пользуйтесь экосистемой LIGA360, чтобы следить за принятием законов и других нормативно-правовых актов, которые могут повлиять на ваш бизнес и ведение учета. Заказать прямо сейчас.
