Налоговики предоставили консультацию по вопросу документооборота, а точнее, конкретного срока хранения учетных документов. Так, плательщики налогов обязаны обеспечить хранение указанных документов и информации в течение определенных законодательством сроков, но не менее:
2555 дней - для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со статьями 39 и 392 НКУ;
1825 дней - для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составленных лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НКУ, а также юридическими лицами, выбравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НКУ;
1095 дней - для других документов, на которые не распространяются требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 НКУ;
1095 дней - для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы.
В то же время налоговики подчеркнули, что приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5 утвержден Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее - Перечень N 578/5), который предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности. В соответствии с п. 1.7 Перечня N 578/5 сроки хранения документов, определенные в этом Перечне, минимальные, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных этим Перечнем, допускается в случаях, если эта потребность вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации. Пунктом 2.10 Перечня N 578/5 определено, что отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
В частности, пп. 4.2 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела I Перечня N 578/5 установлены разные термины хранения документов в разрезе типовых документов, которые создаются на предприятии с указанием сроков их хранения и дополнительных примечаний к статьям, комментирующих и уточняющих сроки хранения документов.
Кроме того, п. 2.13 Перечня N 578/5 установлено, что уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности запрещается.
Вместе с тем Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. N 1000/5 ( далее - Правила N 1000/5), предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.
Также Правилами N 1000/5 установлено, что в случае обнаружения неисправимо поврежденных дел (документов) составляется соответствующий акт по форме, приведенной в дополнении 34 к этим Правилам. Акт одобряется экспертной комиссией (ЭК) учреждения и утверждается руководителем учреждения. На основании акта неисправимо поврежденные дела изымаются для уничтожения (п. 15 главы 8 раздела VII Правил N 1000/5).
Таким образом, вопрос относительно сроков хранения документов бухгалтерского учета и отчетности должен решаться отдельно для каждого вида документа, исходя из предписаний Перечня N 578/5 и с учетом требований подпунктов 44.3 и 44.4 НКУ.
Советуем к ознакомлению: Архивное дело на предприятии: изъятие и уничтожение документов.
Источник: ИНК ГНС от 19.07.2023 г. N 1969/ІПК/99-00-21-02-02-06.
Читайте всю бухгалтерскую аналитику на единой платформе LIGA360. Получите доступ к изданиям Интербух, БУХГАЛТЕР&ЗАКОН, Вестник МСФО. А еще настройте новостную ленту из самых популярных онлайн-ресурсов. Купите прямо сегодня.
