ГНСУ рассмотрела вопрос относительно подтверждения налоговых расходов на приобретение горюче-смазочных материалов и сообщила следующее.
В налоговом учете расходы на приобретение горюче-смазочных материалов классифицируются в зависимости от использования основных средств: общепроизводственные, административные, расходы на сбыт.
Для перевозчика основанием для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком по предоставлению транспортных услуг является путевой лист формы № 3, порядок применения которого определен Инструкцией о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы.
Перевозчики, которые эксплуатируют собственные или арендованные (без водителя) служебные легковые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля из гаража выдать водителю путевой лист формы № 3.
Применение любых других форм путевых листов для учета работы служебных легковых автомобилей не допускается.
Путевой лист оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок путевой лист выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении свыше одних суток согласно приказу или распоряжению перевозчика. Выдача путевого листа регистрируется в диспетчерском журнале по реквизитам: дата выдачи, номер, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении, дата возврата, подпись ответственного лица.
В итоге, авторы письма пришли к выводу, что в случаях, когда предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях больше чем на сутки, то основанием для учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов является путевой лист формы № 3, оформленный согласно требованиям Инструкции о порядке его применения, и приказ или распоряжение руководителя предприятия-перевозчика (письмо от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415)
