ГНСУ розглянула питання відносно підтвердження податкових витрат на придбання паливно-мастильних матеріалів і повідомила таке.
У податковому обліку витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів класифікуються залежно від використання основних засобів : загальновиробничі, адміністративні, витрати на збут.
Для перевізника основою для обліку транспортної роботи і списання витраченого пального на загальний пробіг службових легкових автомобілів, а також для взаєморозрахунків між перевізником і замовником за поданням транспортних послуг являється шляховий лист форми № 3, порядок застосування якого визначений Інструкцією про порядок застосування путнього листа службового легкового автомобіля і обліку транспортної роботи.
Перевізники, які експлуатують власні або орендовані (без водія) службові легкові автомобілі, зобов'язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві шляховий лист форми № 3.
Застосування будь-яких інших форм путніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.
Шляховий лист оформляється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм путнього листа за попередній день роботи. На більший термін шляховий лист видається у випадках транспортного обслуговування в міжміському повідомленні зверху однієї доби згідно з наказом або розпорядженням перевізника. Видача путнього листа реєструється в диспетчерському журналі по реквізитах: дата видачі, номер, прізвище і ініціали водія, його підпис при отриманні, дата повернення, підпис відповідальної особи.
У результаті, автори листа дійшли висновку, що у випадках, коли підприємство надає автомобіль для використання в службових цілях більше ніж на добу, то основою для обліку витрат на придбання паливно-мастильних матеріалів являється шляховий лист форми № 3, оформлений згідно з вимогами Інструкції про порядок його застосування, і наказ або розпорядження керівника підприємства-перевізника (лист від 28.02.2012 р. № 3535/6/15-1415)
