При составлении номенклатуры дел на 2013 год необходимо руководствоваться новой редакцией Перечня типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5, который вступает в силу с 01.01.2013 г.
Перечень включает типовые документы, создаваемые при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, которая создается в результате производственной и научно-технической деятельности организаций.
После ознакомления с данным нормативным документом целесообразно пересмотреть на предприятии приказ об утверждении порядка документооборота и внести корректировки в сроки хранения первичных документов, назначив лиц, ответственных за соблюдение сроков хранения и передачу первички в архив.
Для облегчения работы по определению сроков хранения документов в Перечень включены также отдельные виды документов нетипового характера.
Установлено, что Перечень может использоваться физлицами-предпринимателями, а сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.
Одним из главных новшеств является то, что срок хранения документов, содержащих информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, увеличится до 5 лет.
А вот одна из проблем заключается в том, что указанный Перечень типовых документов определяет сроки хранения документов без учета перечня информации, подлежащей защите в качестве персональных данных. Ведь такие данные могут храниться не только в документах, свидетельствующих о начислении и выплате доходов физлицу, но и в других документах финансово-хозяйственной деятельности.
Также следует помнить о том, что уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется при условии проведения ревизии или проверки соответствующими уполномоченными органами власти.
В зависимости от результатов ревизии или проверки данные документы либо подлежат уничтожению с составлением акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, либо в случае возникновения каких-либо противоречий, споров (в том числе письменных претензий в досудебном порядке), следственных и судебных дел, хранятся до принятия окончательного решения.
В случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяются соответствующими уполномоченными органами уголовно-исполнительной системы.
Разъяснения по этому поводу предоставлялись в письмах Государственной архивной службы от 13.09.2012 г. № 01.2/2855 и от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.
Вы можете ознакомиться с аналитическими материалами по этой и другим тематикам, установив систему ЛІГА:ЗАКОН. С 3 по 21 декабря действуют акционные условия на подключение к системам. Как сэкономить до 4800 грн и получить новогодний подарок можно узнать подробнее. |
