Уведомление о принятии на работу: порядок заполнения и предоставления

Требование для работодателей сообщать ГНС о принятии сотрудников на работу установлено ч. 3 ст. 24 КЗоТ. Выполнить эту обязанность надо до начала работы работника согласно постановлению КМУ «О порядке уведомления Государственной налоговой службе и ее территориальных органов о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413 (далее – Порядок № 413). В этом же документе приведена и форма Уведомления о принятии работника на работу (далее – Уведомление).

Поэтому рассмотрим все нюансы его представления и заполнения и, конечно, ответим на основные вопросы, которые возникают у работодателей.

Когда подавать Уведомление

Все работодатели — юридические или физические лица, а также ФЛП, — должны подавать Уведомление в случае заключения трудового договора (устного или письменного, или контракта) с лицом, которое будет выступать наемным работником.

Уведомление вместе с заключенным трудовым договором, а также оформленным приказом или распоряжением работодателя, выступают «зеленым светом» для допуска работника к работе.

Поэтому предоставлять Уведомление можно только после заключения трудового договора (независимо от его формы) и издания приказа или распоряжения о приеме работника на работу.

Именно поэтому дата подачи Уведомления может быть не ранее издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, но должна предшествовать дате начала фактической работы работника (в крайнем случае, совпадать с ней).

Подавать отчетность и отслеживать все налоговые изменения просто с решением LIGA360: Бухгалтер. Заказывайте тестовый доступ по ссылке.

Как заполнять Уведомление

Для формирования данных Уведомления ответственное лицо работодателя (например, работник кадровой службы) должно иметь относительно работником:

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
2. Копии паспорта и документа с регистрационным номером учетной карточки налогоплательщика.
3. Трудовую книжку (при наличии и представления работодателю) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц.

Далее перейдем к объяснениям, как заполнить графы Уведомления (см. Таблицу).

Наиболее проблемным для работодателей оказывается указание правильно даты начала работы работника в графе 9 Уведомления.

Допустить к работе работника можно только после того, как ГНС приняла представленное Уведомление.

Поэтому целесообразно дату начала работы работника по занимаемой им должности

 указывать в приказе о приеме на работу и трудовом договоре (контракте), который заключается в письменной форме. Чтобы себя обезопасить работодатели часто используют также приписку, что работник начнет работу с определенной даты, но не ранее получения от ГНС подтверждение о принятом Уведомлении.

Сам же приказ о принятии на работу составляют независимо от того в устной или письменной форме заключены трудовые отношения с работником. Его оптимально выдавать за 1-2 дня до даты допуска работника к работе.

Образец заполнения Уведомления приведен ниже.

Образец

Куда и каким образом подавать Уведомление

Уведомление адресуют в территориальный орган ГНС по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ.

Предусмотрено 3 способа представления Уведомления:

1) в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи, воспользовавшись сервисами для предоставления электронной отчетности;

2) на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме, которую предоставляют в орган ГНС;

3) подать в орган на бумажных носителях — но этот вариант возможен, если трудовые договоры заключены не более чем из 5 лицами. В таком случае должно быть заполнено не более 5 строк относительно принятых лиц независимо от количества уже работающих на предприятии наемных работников (см. письмо ГФС от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

По почте направлять Уведомление нельзя, потому что такой способ информирования налоговиков отсутствует в Порядке № 413.

Как исправить ошибки, допущенные в Уведомлении

Алгоритм предоставления Уведомление с типом «Скасовуюче» в графе 2 изложен в письме Минсоцполитики от 09.10.2015 г. № 1336/13/84-15.

Когда нужно исправить ошибочные данные относительно принятого работника (например, в фамилии, имени, идентификационном номере, категории лица), тогда подают Уведомление с типом «Скасовуюче», в котором дублируют все данные по работника (в т.ч. ошибочные) и одновременно формируют и отправляют Уведомление с типом «Початкове», в котором относительно работника отмечают правильные данные.

И можно при этом не волноваться – не предусмотрен штраф за представление Уведомления с типом «Скасовуюче» (см. письмо Минсоцполитики от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16).

Все шаблоны и инструкции по кадровому учету есть в решении LIGA360:HR-менеджер. Закажите прямо сейчас, чтобы экономить рабочее время.

Уведомлять ли дополнительно ГНС, если работник не приступил к работе

В таком случае работодатель должен:

– получить от работника заявление о невозможности приступить к работе или отказ от предложенной работы.

– издать приказ об отмене предыдущего приказа о приеме работника на работу;

– подать в ГНС Уведомление с типом «Скасовуюче», в котором продублировать данные относительно такого работника.

Кто подает Уведомление в случае принятия на работу в филиал (обособленное подразделение)

Подавать Уведомление может работодатель, который состоит на учете как плательщик ЕСВ.

Страхователем может учитываться обособленное подразделение в случае принятия юридическим лицом решения о выделении его на отдельный баланс и переходе к самостоятельному ведению им расчетов с застрахованными лицами (абз. 3 п. 8 г. II Порядка учета плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 г. № 1162).

Поэтому такие обособленные подразделения самостоятельно оформляют трудовые отношения с наемными работниками, а значит, подают Уведомление по месту их учета в качестве плательщиков ЕСВ.

Если же работника принимают на работу в обособленное подразделение, которое не выделено на отдельный баланс и не проводит самостоятельно расчеты с работниками, то Уведомление о принятых к нему работниках подает главное предприятие по своему месту учета в качестве плательщика ЕСВ. 

Подавать ли Уведомление в случае принятия на работу директора (руководителя) предприятия

Начиная с 05.03.2020 года действуют изменения в Порядок № 413, согласно которым Уведомление о приеме на работу члена исполнительного органа хозяйственного общества, руководителя предприятия, учреждения, организации выступают сведения, полученные органами ГНС из ЕГР. Поэтому на указанных лиц заполнять и адресовать Уведомление в ГНС не надо.

Подавать ли Уведомление на лиц, с которыми заключают ГПД на выполнение работ

Нет, ведь гражданско-правовые отношения не предусматривают соблюдение требований трудового законодательства, и с такими работниками не возникают трудовые отношения, что и не предопределяет необходимость выполнения требований по представлению Уведомления.

Пользуйтесь рекомендациями из статьи «По каким профессиям не может заключаться ГПД»  в системе LIGA360: Бухгалтер. Здесь объединены ключевые профессиональные издания "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" и "Интербух". Больше преимуществ вы можете узнать по ссылке.

Предусмотрены ли особенности представления Уведомления в случае срочного трудового договора или совместительства

В обоих этих случаях между лицом и работодателем возникают трудовые отношения, предусматривающие заключение отдельных трудовых договоров, а значит, и формирование Уведомления, после представления которого работников допускают к работе.

В случае с работниками, работающих по срочному трудовому договору, особенностей заполнения Уведомления для них не предусмотрено, а срочность трудовых отношений никак не отражается в форме Уведомления.

Что же касается совместителей, то для них в графе 4 «Категорія особи» Уведомления надо указать «2».

Если работник уже работает на предприятии, а принимают его на другую должность по внутреннему совместительству, то все же на него формируют Уведомление с указанием «2» в его графе 4.

Информировать ли ГНС об установлении совмещения должностей или временной замены работника, отсутствующего по причине болезни или отпуска?

Под «совмещение» профессий (должностей) понимают выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) в пределах рабочего времени по основной работе (п. 1 Инструкции по применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 года № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ВЦСПС от 14.05.1982 г. № 53-ВЛ).

И хотя по разъяснениям Минтруда (письмо от 10.02.2010 г. № 125/13/84-10), совмещение должностей (профессий) возможно при наличии вакантной должности, все же работник новой должности не занимает и дополнительных трудовых договоров не заключает. Совмещение должностей оформляют приказом руководителя, за что проводят дополнительную плату работнику.

Поэтому Уведомление не подают относительно работника, которому установили доплату за совмещение должностей.

Аналогичное касается и тех работников, которым устанавливают доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников. Новых трудовых отношений у работника, который заменяет своего коллегу, не возникает.

Как подавать Уведомление, если работник был совместителем, а становится основным работником

Будьте внимательны, что перевод невозможен в случае, когда работник становится основным работником, а ранее был оформлен совместителем. В таком случае надо провести процедуры увольнения с места работы по совместительству и издать приказ о принятии на работу на основное место работы.

После оформления приказа о принятии на работу можно сформировать Уведомление (в графе 4 проставим «1»), после успешного предоставления которого работник может приступать к работе по должности как основной работник.

Можно ли подать Уведомление в день начала работы работника

Это возможно, если успеть в начале рабочего дня сформировать и отправить в ГНС электронное Уведомление и получить в течение нескольких часов квитанцию о его успешном принятии. Тогда удастся допустить к работе работника этого же дня. Однако могут возникнуть проблемы с учетом рабочего времени работника, если фактически работник допущен к работе не с начала рабочего дня (смены). Поэтому лучше все же направлять Уведомление заблаговременно.

Подавать ли Уведомление о принятых на стажировку студентов

Нет, если с ними или учебным заведением заключен договор о стажировке или производственной практики и это является составляющей учебного процесса, а не фактически трудовыми отношениями со студентами (учащимися).

Не пропустите статью «Фактический допуск к работе не может подменяться стажировкой» в системе LIGA360:Бухгалтер. Здесь объединены ключевые профессиональные издания "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" и "Интербух". Больше преимуществ вы можете узнать по ссылке.

Подавать ли Уведомление в случае возобновления работника в должности по решению суда

Нет, в таком случае Уведомление не нужно подавать, ведь работника фактически уволили незаконно, что и подтвердил суд, а значит, трудовые отношения с ним не прекращались и заново его на работу не оформляют.

Какая соответствие за непредставление Уведомления

Гоструда настаивала, что представление Уведомления в ГНС – часть заключения трудового договора, включая издание приказа и предоставление Уведомления (письмо от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15).

Однако суды с этим не согласны и считают, что имеющийся приказ о принятии на работу и оформление остальных кадровых документов свидетельствуют о наличии трудовых отношений с работником. Поэтому сам по себе факт непредставления Уведомления не может указывать на то, что фактически допущен работник к работе без оформления трудового договора (контракта).

Поэтому непредставление Уведомления в ГНС расценивают как нарушение других требований законодательства о труде.

Санкция за такое трудовое правонарушение для работодателей предусмотрена в абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ – в размере минимальной зарплаты за каждое такое нарушение.

Однако, если даже инспекторы труда обнаружат такое нарушение и вынесут предписание, то его своевременное выполнение освобождает от штрафа.

Что же касается админштрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн), то согласно ч. 3 ст. 41 КоАП его также применяют в случаях других нарушений требований законодательства о труде, но привлекают к ответственности должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан – субъектов предпринимательской деятельности.

Такой админштраф может быть наложен не позднее чем через 3 месяца со дня его обнаружения. Ведь указанное трудовое нарушение будет длящимся. Получается, что работодатель должен был подать Уведомление перед допуском работника к работе, но этого не сделал, поэтому находится в состоянии невыполнения требования ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Поэтому, когда даже не получилось своевременно подать Уведомление или забыли о нем, то осмотрительнее сделать это, даже когда уже работник фактически работает не первый день.

С судебной практикой поможет система VERDICTUM, которая содержит более 70 млн. судебных решений. Хотите получить тестовый доступ  - жмите сюда.

Николай Кирильчук,

ведущий бухгалтер-эксперт портала "Бухгалтер.UA"