Повідомлення про прийняття на роботу: порядок заповнення та подання

Вимога для роботодавців повідомляти ДПС про прийняття працівників на роботу встановлена ч. 3 ст. 24 КЗпП. Виконати цей обов’язок треба до початку роботи працівника згідно із постановою КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17.06.2015 р. № 413 (далі – Порядок № 413). В цьому ж документі наведено й форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі – Повідомлення).

Тож розглянемо усі нюанси її подання та заповнення і, звісно, відповімо на основні запитання, які постають у роботодавців.

Коли подавати Повідомлення

Усі роботодавці — юридичні або фізичні особи, а також  ФОП, — повинні подавати Повідомлення у разі укладання трудового договору (усного чи письмового, чи контракту) із особою, яка виступатиме найманим працівником.

Повідомлення разом із укладеним трудовим договором, а також оформленим наказом чи розпорядженням роботодавця, виступають «зеленим світлом» для допуску працівника до роботи.

Тож надіслати Повідомлення можна лише після укладання трудового договору (незалежно від його форми) та видання наказу чи розпорядження про прийняття працівника на роботу.

Саме тому дата подання Повідомлення може бути не раніше видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, але має передувати даті початку фактичної роботи працівника (в крайньому випадку — збігатися з нею).

Подавати звітність та відслідковувати всі податкові зміни просто з рішенням LIGA360: Бухгалтер. Замовляйте тестовий доступ за посиланням.

Як заповнювати Повідомлення

Для формування даних Повідомлення відповідальна особа роботодавця (приміром, працівник кадрової служби) повинна мати щодо працівника:

1. Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
2. Копії паспорту та документу із реєстраційним номером облікової картки платника податків.
3. Трудову книжку (за наявності та подання роботодавцю) або ж відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Далі перейдемо до пояснень, як заповнити графи Повідомлення (див. таблицю).

Порядок заповнення Повідомлення про прийняття на роботу

Найбільш проблемним для роботодавців виявляється зазначення правильно дати початку роботи працівника у графі 9 Повідомлення. 

Допустити до роботи працівника можна лише після того, як ДПС прийняла подане Повідомлення.

Тому доцільно дату початку роботи працівника за займаною ним посадою вказувати в наказі про прийняття на роботу та трудовому договорі (контракті), який укладають у письмовій формі. Аби себе убезпечити роботодавці часто використовують також приписку, що працівник розпочне роботу із певної дати, але не раніше отримання від ДПС підтвердження про прийняте Повідомлення.

Сам же наказ про прийняття на роботу складають незалежно від того, в усній чи письмовій формі укладені трудові відносини із працівником. Його оптимально видавати за 1-2 дні до дати допуску працівника до роботи.

Зразок заповнення Повідомлення наведено нижче.

Зразок

Куди та в який спосіб подавати Повідомлення

Повідомлення адресують до територіального органу ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.

Передбачено 3 способи подання Повідомлення:

1) в електронній формі із використанням кваліфікованого електронного підпису, скориставшись сервісами для подання електронної звітності;

2) на паперових носіях разом з копією в електронній формі, яку надають в орган ДПС;

3) на паперових носіях — але цей варіант можливий, якщо трудові договори укладено не більше ніж із 5 особами. В такому разі повинно бути заповнено не більш ніж 5 рядків щодо прийнятих осіб незалежно від кількості вже працюючих на підприємстві найманих працівників (див. лист ДФС від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

Поштою направляти Повідомлення не можна, бо такий спосіб інформування податківців відсутній у Порядку № 413.

Як виправити помилки, допущені в Повідомленні

Алгоритм подання Повідомлення із типом «Скасовуюче» у графі 2 викладений у листі Мінсоцполітики від 09.10.2015 р. № 1336/13/84-15.

Коли треба виправити помилкові дані про прийнятого працівника (наприклад, у прізвищі, імені, ідентифікаційному номері, категорії особи), тоді подають Повідомлення з типом «Скасовуюче», у якому дублюють усі дані щодо працівника (в т.ч. помилкові) та одночасно формують і надсилають Повідомлення з типом «Початкове», в якому щодо працівника зазначають правильні дані.

І можна при  цьому не хвилюватись –  не передбачено штраф за подання Повідомлення із типом «Скасовуюче» (див. лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16).

Усі шаблони та інструкції з кадрового обліку є у рішенні LIGA360:HR-менеджер. Замовте прямо зараз, щоб економити робочий час.

Чи повідомляти додатково ДПС, якщо працівник не приступив до роботи

В такому разі роботодавець повинен:

– отримати від працівника заяву про неможливість приступити до роботи або відмову від запропонованої роботи. 

–  видати наказ про скасування попереднього наказу про прийняття працівника на роботу;

– подати до ДПС Повідомлення з типом «Скасовуюче», в якому продублювати дані щодо такого працівника.

Хто подає Повідомлення у разі прийняття на роботу до філії (відокремленого підрозділу)

Подавати Повідомлення може роботодавець, який перебуває на обліку як платник ЄСВ.

Як страхувальник може обліковуватися відокремлений підрозділ у разі прийняття юридичною особою рішення про виділення його на окремий баланс та перехід до самостійного ведення ним розрахунків із застрахованими особами (абз. 3 п. 8 р. ІІ Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 р. № 1162).

Тож такі відокремлені підрозділи самостійно оформлюють трудові відносини із найманими працівниками, а тому  подають Повідомлення за місцем їх обліку як платників ЄСВ.

Якщо ж працівника приймають на роботу до відокремленого підрозділу, який не виділений на окремий баланс і не проводить самостійно розрахунки із працівниками, то Повідомлення про прийнятих до нього працівників подає головне підприємство за своїм місцем обліку як платник ЄСВ.

Чи подавати Повідомлення у разі прийняття на роботу директора (керівника) підприємства

Починаючи з 05.03.2020 року діють зміни до Порядку № 413, за якими Повідомленням про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації виступають відомості, отримані органами ДПС з ЄДР. Тож на вказаних осіб заповнювати та адресувати Повідомлення до ДПС не треба.

Чи подавати Повідомлення на осіб, з якими укладають ЦПД на виконання робіт

Ні, адже цивільно-правові відносини не передбачають дотримання вимог трудового законодавства, і з такими працівниками не виникають трудові відносини, що і не зумовлює необхідність виконання вимог щодо подання Повідомлення.

Користуйтесь рекомендаціями зі статті «За якими професіями не може укладатися ЦПД»  в системі LIGA360: Бухгалтер. Тут об’єднані ключові професійні видання “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН” та “Інтербух”. Більше переваг дізнайтеся за посиланням.

Чи передбачено особливості подання Повідомлення у разі строкового трудового договору або сумісництва

В обох цих випадках між особою та роботодавцем виникають трудові відносини, які передбачають укладання окремих трудових договорів, а значить, і формування Повідомлення, після подання якого працівників допускають до роботи.

У випадку із працівниками, які працюють за строковим трудовим договором, особливостей заповнення Повідомлення для них не передбачено, а строковість трудових відносин ніяк не відображають у формі Повідомлення.

Що ж стосується сумісників, то для них у графі 4 «Категорія особи» Повідомлення треба вказати «2».

Якщо працівник уже працює на підприємстві, а приймають його на іншу посаду за внутрішнім сумісництвом, все ж на нього формують Повідомлення із вказівкою «2» у його графі 4.

Чи інформувати ДПС про встановлення суміщення посад або тимчасової заміни працівника, відсутнього з причин хвороби чи відпустки?

Під «суміщення» професій (посад) розуміють виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) у межах робочого часу за основною роботою (п. 1 Інструкції щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 року № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» Держкомпраці СРСР, Мінфіну СРСР, ВЦРПС від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ).

І хоча за роз’ясненнями Мінпраці (лист від 10.02.2010 р. № 125/13/84-10), суміщення посад (професій) можливе за наявності вакантної посади, все ж працівник нової посади не займає і додаткових трудових договорів не укладає. Суміщення посад оформлюють наказом керівника, за що проводять додаткову оплату працівнику.

Тож Повідомлення не подають щодо працівника, якому встановили доплату за суміщення посад.

Аналогічне стосується і тих працівників, яким встановлюють доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників. Нових трудових відносин у працівника, котрий заміняє свого колегу, не виникає.

Як подавати Повідомлення, якщо працівник був сумісником, а стає основним працівником

Будьте уважні, що переведення неможливе у випадку, коли працівник стає основним працівником, а раніше  був оформлений сумісником. У такому разі треба провести процедури звільнення з місця роботи за сумісництвом та видати наказ про прийняття на роботу на основне місце роботи.

Після оформлення наказу про прийняття на роботу можна сформувати Повідомлення (у графі 4 проставимо «1»), після успішного подання якого працівник може приступати до роботи за посадою як основний працівник.

Чи можна подати Повідомлення в день початку роботи працівника

Це можливо, якщо встигнути на початку робочого дня сформувати і відправити до ДПС електронне Повідомлення і отримати протягом декількох годин квитанцію про його успішне прийняття. Тоді вдасться допустити до роботи працівника цього ж дня. Однак можуть виникнути проблеми з обліком робочого часу працівника, якщо фактично працівник допущений до роботи не з початку робочого дня (зміни). Тому краще все ж направляти Повідомлення завчасно.

Чи подавати Повідомлення щодо прийнятих на стажування студентів

Ні, якщо з ними або навчальним закладом укладено договори про стажування або виробничу практику і це є складовою навчального процесу, а не фактично трудовими відносинами зі студентами (учнями).

Не пропустіть статтю «Фактичний допуск до роботи не може підмінюватися стажуванням» в системі LIGA360: Бухгалтер. Тут об’єднані ключові професійні видання “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН” та “Інтербух”. Більше переваг дізнайтеся за посиланням.

Чи подавати Повідомлення у випадку поновлення працівника на посаді за рішення суду

Ні, в такому разі Повідомлення не треба подавати, адже працівника фактично звільнили незаконно, що і підтвердив суд. Отеже, трудові відносини з ним не припинялись і заново його на роботу не оформляють.

Яка відповідність за неподання Повідомлення

Держпраці наполягала, що подання Повідомлення до ДПС – частина укладання трудового договору, яка включає видання наказу та подання Повідомлення (лист від 03.08.2015 р. № 1364/24/21/01/2298-15).

Проте суди із цим не погоджуються і вважають, що наявний наказ про прийняття на роботу та оформлення решти кадрових документів свідчать про наявність трудових відносин із працівником. Тож сам по собі факт неподання Повідомлення не може вказувати на те, що фактично допущено працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту).

Тому неподання Повідомлення до ДПС розцінюють як порушення інших вимог законодавства про працю.

Санкція за таке трудове правопорушення для роботодавців передбачена у абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП – у розмірі мінімальної зарплати за кожне таке порушення.

Проте, якщо навіть інспектори праці виявлять таке порушення і винесуть припис, то його вчасне виконання  звільняє від штрафу.

Що ж стосується адмінштрафу у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1700 грн), то згідно ч. 3 ст. 41 КпАП його також застосовують у випадках інших порушень вимог законодавства про працю, але притягують до відповідальності посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності.

Такий адмінштраф може бути накладено не пізніш як через 3 місяці з дня його виявлення. Адже вказане трудове порушення буде триваючим.  Виходить, що  роботодавець повинен був подати Повідомлення перед допуском працівника до роботи, але цього не зробив, тому перебуває в стані невиконання вимоги ч. 3 ст. 24 КЗпП.

Тож, коли навіть не вийшло своєчасно подати Повідомлення або ж забули про нього, то обачніше зробити це, навіть коли уже працівник фактично працює не перший день.

Із судовою практикою у сфері захисту прав споживачів допоможе система VERDICTUM, яка містить більш ніж 70 млн. судових рішень. Бажаєте отримати тестовий доступ - тисніть сюди.

 Микола Кирильчук,

провідний бухгалтер-експерт порталу "Бухгалтер.UA"