Новогодне-рождественский период неразрывно связан с празднованиями и подарками. Для работников и детей – это радостные моменты, а для бизнеса и бухгалтерии – дополнительные заботы. Перед тем, как запустить процесс закупки новогодних подарков, предприятие должно определить ответственных исполнителей этого процесса, кому достанутся подарки, оформить надлежащие документы и предоставить средства подотчетным лицам или оформить платежные документы для уплаты счетов. Остановимся поподробнее.
Как документально оформляют выдачу новогодних подарков сотрудникам и детям
Комплект документов, сопровождающих приобретение и выдачу новогодних подарков, будет включать:
1. Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о закупке и выдаче подарков работникам (их детям).
Этот документ предприятие самостоятельно формирует, где предусматривает:
– событие, с которым связано вручение подарков, а также временные рамки этого организационного процесса;
– поручение ответственному подразделению (работнику) сформировать смету расходов на приобретение новогодних подарков и организовать их закупку;
– распоряжение для отдела кадров сформировать списки работников или их детей (в зависимости от того, кем ограничен круг получателей подарков). Не лишним будет уточнить возраст детей, которым удастся получать подарки, а также какие документы должны предоставить работники, чтобы воспользоваться правом на получение праздничного подарка;
– указания бухгалтерии выдать средства под отчет ответственному лицу или произвести оплату безналичным расчетом;
– сроки представления документов в бухгалтерию.
Даже если новогодние подарки назначают детям работников и именно на их количество и будут приобретены подарки, все же лучше, чтобы получателями подарков были родители-работники. Это избавит хлопот по дополнительному получению от родителей идентификационных кодов детей, которые приходится указывать в налоговом расчете (приложение 4ДФ). Тогда от родителей требуется только копия свидетельства о рождении ребенка. Однако вручение подарков именно работникам приведет к начислению ЕСВ, о чем пойдет речь далее.
2. Смета расходов, договоры с поставщиками, счета на оплату и первичные документы на подарки.
Сформировав количество работников (их детей), а также выбрав среди предложений поставщиков конкретный набор подарков (стоимость подарочного набора), можно составить смету расходов на приобретение подарков. Он может также включать расходы по проезду лиц, которые будут заниматься приобретением, а также материалы для упаковки подарков. Смету расходов не лишним будет согласовать с руководителем, тогда и бухгалтерия будет точно знать, что соответствующая сумма акцептована руководителем для оплаты.
В дальнейшем заключают договор с поставщиком и оплачивают выставленный счет от него безналичным расчетом (если этим процессом занимается сторонняя организация). Факт оплаты будет подтверждаться платежным поручением и выпиской из банка.
Когда же решено возложить весь процесс закупки, например, на хозяйственный отдел, тогда определяем подотчетное лицо, получающее по РКО соответствующую смете расходов сумму. После закупки подарков подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и первичные документы на приобретенные подарки (накладные, фискальные или товарные чеки).
3. Ведомость о выдаче подарков.
Ее формирует то подразделение, где будут храниться приобретенные подарки и получать их работники предприятия. Основа для ее формирования – списки работников (их детей), которым предстоит получать подарки, полученные от отдела кадров. Форму документа разрабатывают самостоятельно, но соблюдая обязательные реквизиты первичных документов. Это означает, что не обойтись без даты составления документа, собственного имени и фамилии лица, составившего ведомость, его подписи, объемов полученных подарков, подписей получавших их лиц.
4. Расходные накладные или акты на списание подарков.
Эти документы формируют после составления ведомости о выдаче подарков, из которой прослеживается, в каких объемах выданы закупленные подарки. При выдаче подарков из склада предприятия целесообразно выписать расходную накладную. Если этим занимается другое подразделение, то он формирует комиссию на списание и составляет соответствующий акт о списании выданных подарков.
Эти документы будут служить основанием для списания новогодние подарки в бухучете.
Как бухгалтеру автоматизировать свою работу? С решением Liga360. Система содержит типовые договоры, формы и бланки. А описания рабочих ситуаций и персональные консультации экспертов — добавят профессиональной уверенности. Попробуйте Liga360 сейчас.
Учет новогодних подарков
Приобретенные новогодние подарки оприходуют на субсчете 209 «Прочие материалы» по их первоначальной стоимости, включающие расходы, непосредственно связанные с приобретением подарков.
Стоимость выданных подарков списываются на расходы на субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности». На нем отражают начисленные налоговые обязательства по НДС при вручении подарков.
Однако, учитывая, что выдача подарков персонифицирована, то списание стоимости подарков производится с использованием субсчетов:
– 663 «Расчеты по другим выплатам», если стоимость подарка не относят в фонд оплаты труда, а являются дополнительным благом;
– 661 «Расчеты по заработной плате», когда выдача подарков является одним из видов поощрения, предусмотренного колдоговором.
Поэтому в первом случае их списание проводят корреспонденцией Дт 663 Кт 209, а затем относят на расходы – Дт 949 Кт 663, а во втором варианте проводки будут: Дт 661 Кт 209 и Дт 949 Кт 661.
Налогообложение новогодних подарков
Один из востребованных вопросов во вручении новогодних подарков – какие налоговые последствия это будет иметь для предприятия.
НДФЛ и военный сбор. Раздав подарки работникам (их детям), предприятие может воспользоваться освобождением от налогообложения, предусмотренным пп. 165.1.39 НКУ. Ведь не включают в налогооблагаемый доход плательщика налога стоимость подарков, если она не превышает 25% одной минзарплаты (в расчете на месяц), установленной по состоянию на 1 января отчетного налогового года (если подарки предоставлены в декабре 2021 году — 1500 грн (6000 грн × 25) %), в январе 2022 года - 1625 грн (6500 грн × 25%)).
Если стоимость подарка от работодателя (от одного налогового агента) превышает указанный лимит, то из суммы превышения придется удержать НДФЛ по ставке 18% и с применением натурального коэффициента (п. 164.5 НКУ), так как это неденежный доход.
Что касается военного сбора, то объектом его налогообложения являются доходы, определенные ст. 163 НКУ (пп. 1.2 п. 161 подраздела 10 р. XX НКУ), что и для НДФЛ. Поэтому только стоимость подарка, превышающая предел освобождения от обложения НДФЛ, будет облагаться налогом военным сбором по ставке 1,5%. Однако натуральный коэффициент здесь не используется.
Учитывайте, что льготы по обложению доходов родителей в виде новогодних подарков, предусмотренные ст. 3 Закона № 2117 касаются случая, когда их дарят органы госвласти, органы местного самоуправления, общественные (в том числе профсоюзные) организации и созданные ими учебные заведения, здравоохранения и культуры, которые содержатся за счет средств соответствующих бюджетов.
Также читайте публикацию «Подарочные сертификаты для работников: как подарить и обложить налогом».
ЕСВ. Если раздаем новогодние подарки детям работников, то срабатывает п. 8 р. II Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденное постановлением КМУ № 22.12.2010 г. № 1170. Это позволяет на такие подарки не начислять ЕСВ.
Если же одаряем новогодними подарками работников, тогда увольнения от ЕСВ не предусмотрены. Единоразовые поощрения, не связанные с конкретными результатами труда, в т.ч. в натуральной форме включают в фонд оплаты труда как другие поощрительные и компенсационные выплаты (пп. 2.3.2 Инструкции № 5). Если это расценивают как составляющую зарплаты, тогда ЕСВ придется на нее начислять.
В противном случае можно апеллировать к пп. 3.31 Инструкции № 5, согласно которому материальная помощь разового характера не входит в базу начисления. В конце концов такой является нецелевая благотворительная помощь. Однако такой она будет, если ее получают выбранное количество работников, а не все без исключения.
Налог на прибыль. В прибыльном учете базу налогообложения определяют исходя из бухгалтерского финрезультата до налогообложения, скорректированного на разницы, предусмотренные НКУ. А для подарков таких разниц НКУ не содержит. Поэтому стоимость подарков попадет в бухрасходов, а значит, примет участие в формировании финрезультата в налоговом учете.
Если даже вспомнить разницу, связанную с подарками неприбыльным учреждениям и организациям, а также лицам, не являющимся налогоплательщиками (кроме физлиц), и налогоплательщикам, облагаемым налогом по ставке 0% (пп. 140.5.9 и пп. 140.5.10 НКУ), то сюда попадают средства на подарки профсоюзам.
НДС. Приобретя новогодние подарки детям и работникам, предприятие вполне может отнести сумму входящего НДС в налоговый кредит на основании налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН.
Однако дарения подарков расценивают как поставки товаров. И с учетом п. 188.1 НКУ базу налогообложения операций по поставке товаров/услуг определяют по договорной стоимости подарков, но не ниже цены приобретения таких товаров.
Учитывая, что в случае с подарками их договорная стоимость равна нулю, поэтому предприятие составляет две налоговые накладные (п. 15 Порядка № 1307):
– первая – на сумму, рассчитанную исходя из фактической цены поставки, то есть на нулевую стоимость в случае с безвозмездно переданными подарками. Ее формируют на дату оформления документа, подтверждающего факт передачи подарков (расходная накладная, ведомость раздачи подарков и т.п.);
– вторая – на сумму превышения цены приобретения товаров/услуг над фактической ценой поставки, составленной с типом причины «15» (п. 8 Порядка № 1307).
Пользуйтесь публикацией «Налоговая накладная: порядок заполнения». Попробуйте решение LIGA360: Бухгалтер. Здесь объединена аналитика изданий "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН" и "Интербух", а еще есть ежедневные обновления новостей. Детали по ссылке.
В то же время по подаркам, при приобретении которых предприятие имело право на налоговый кредит по НДС, технические налоговые обязательства согласно пп. «г» п. 198.5 НКУ не начисляются.
Также можно напомнить, что от обложения НДС освобождают операции по продаже производственными и торговыми предприятиями детских праздничных подарков, закупаемых за счет средств профсоюзных комитетов предприятий и организаций, других неприбыльных организаций (ст. 2 Закона № 2117). Действует такая льгота в течение периода с 15 ноября текущего года по 15 января следующего года, а касается новогодних подарков, содержащих только кондитерские изделия и игрушки отечественного производства и фрукты, общей стоимостью не более 8% прожиточного минимума для трудоспособного лица, установленного законом на 1 января отчетного налогового года
То есть не облагаемый налогом НДС размер детских праздничных подарков для профсоюзов и неприбыльцев, закупленных в период с 15.11.2021 года по 30.11.2021 года, составляет 208,00 грн (2600 грн × 8%), а в период с 01.12.2021 года по 15.01.2022 года – 214,72 грн (2684 грн × 8%).
Новогодний корпоратив: какие документы составлять
Для организации праздничной программы для работников нужно прежде всего определить исполнителей, подвести итог расходов, заключить договоры с поставщиками товаров, услуг (работ) и получить первичные документы о проведенном расходовании средств.
Конечно пакет документов в этом процессе очень похож на вариантом с приобретением и вручением новогодних подарков, за исключением того, что речь прежде всего будет о закупке услуг.
Рассмотрим сейчас классический вариант, когда новогодний корпоратив организует компания именно как праздничное мероприятие для всех работников, не связанное с хоздеятельностью.
В этом случае основными статьями расходов на празднование Нового года будут: аренда помещения для проведения корпоратива; услуги ведущего и музыкальное сопровождение для праздника; расходы на услуги кафе (ресторана) для праздничного стола или услуги кейтеринга; услуги перевозки работников к месту проведения корпоратива.
Если же корпоратив организуют в офисе компании, то придется потратиться на украшение офиса, закупку продуктов питания и напитков или услуги кейтеринга, развлекательную программу.
В любом случае потребуется:
– выдать приказ (распоряжение) руководителя о проведении корпоратива;
– сформировать план (программу) мероприятия;
– подытожить расходы в смете мероприятия:
– заключить договоры с контрагентами и в дальнейшем получить от них первичные документы о поставленных товарах (накладных, фискальных чеках) и услугах (акты оказанных услуг).
Более подробно также просматривайте статью «Корпоративные мероприятия: какие документы понадобятся».
1,4 тыс. cитуаций и алгоритмов действий для бухгалтера - на IT-платформе LIGA360. Закажите презентацию профессиональных решений LIGA360: Бухгалтер и LIGA360: НR прямо сегодня.
Как учитывать расходы на новогодний корпоратив
В бухучете расходы, понесенные на организацию и проведение новогоднего корпоратива, списывают на субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности». Сюда попадут закупленные и использованные ТМЦ, оплаченные услуги (работы).
Сделать их административными или сбытовыми можно было при связанности их с операционной хозяйственностью предприятия. Но для этого нужно было бы организовывать либо производственное собрание коллектива, либо подстроить новогоднюю программу под рекламное мероприятие. Однако для этого оформлять праздничное мероприятие нужно по-другому и во всех документах должна прослеживаться направленность мероприятия на госдеятельность предприятия, запросить потенциальных покупателей, представителей контрагентов, профильных ассоциаций (организаций), составлять отчет о проведении мероприятия и т.д. Так что об этих вариантах пока не говорим.
Налоговые последствия проведенного новогоднего корпоратива
Понесенные расходы на проведение праздничного мероприятия для работников предприятия не могут пройти без отражения их в налоговом учете. Основные нюансы, конечно, в НДСшном учете. Однако обо всем по-порядку
Налог на прибыль. В НКУ не предусмотрены какие-либо корректировки финрезультата до налогообложения на разнице в связи с расходованием средств на праздничное мероприятие. Поэтому действует общее правило – все понесенные расходы признаны расходами в бухучете, а значит, участвуют в формировании финрезультата для целей налогового учета.
НДФЛ, военный сбор и ЕСВ. Стоимость праздничного корпоратива, который проводит работодатель для своих работников, не включают в налогооблагаемый доход этих работников. На это указывают налоговики в разъяснении ГНС из категории 103.02 раздела "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
Это объясняют тем, что облагают налогом доходы физлиц, в т. ч. полученные как дополнительные блага, исходя из положений НКУ, только при получении непосредственно конкретным налогоплательщиком. То есть если полученный доход персонифицирован для конкретного лица.
В случае с корпоративом, куда приглашены все работники, а возможно и другие гости праздничного мероприятия, невозможно определить точно, кто сколько получил питания или кто присуствовал на выступлении артистов. Поэтому стоимость организации праздничного корпоратива в преддверии Нового года, которая оплачена предприятием, не будет объектом обложения НДФЛ. Как следствие, нет объекта налогообложения и военным сбором.
Аналогичная ситуация складывается с ЕСВ. Расходы предприятий на организацию новогоднего корпоратива – неперсонифицированные расходы, а значит их не выплачивали в пользу застрахованных лиц. Поэтому отсутствует облагаемая база ЕСВ.
НДС. Корпоративное празднование никак не связано с хоздеятельностью предприятия. Поэтому здесь срабатывает п. 198.5 НКУ. Это значит, оплатив расходы на корпоративные мероприятия, плательщик НДС обязан:
– начислить налоговые обязательства исходя из налогооблагаемой базы, определенной в соответствии с п. 189.1 НКУ;
– составить не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода и зарегистрировать в ЕРНН сводную налоговую накладную по товарам/услугам, приобретенным/изготовленным с НДС.
В то же время, по приобретенным услугам по организации новогоднего корпоратива налоговый кредит возникает при наличии соответственно зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной.
Поиск ответов на ситуации бухгалтерского учета занимает много времени? Находите нужную информацию в один клик на IT-платформе LIGA360. Детали по ссылке.
