Гуманитарная помощь: документальное оформление, учет и ответственность

Из-за вооруженной агрессии Российской Федерации против Украины подавляющее большинство цивилизованного мира помогает Украине. Кроме военно-технической помощи, отдельным видом помощи является гуманитарная помощь. Учитывая масштабность такой помощи, повышение на законодательном уровне ответственности за ее расходование, мы остановимся на нюансах документального оформления сделок, ведения учета и напомним о последствиях нецелевого использования гуманитарной помощи.

Что такое гуманитарная помощь

На основании ст.1 Закона Украины "О гуманитарной помощи" №1192 от 22.10.1999 г. (далее – Закон №1192) гуманитарная помощь – это целевая адресная безвозмездная помощь в денежной или натуральной форме, в виде безвозвратной финансовой помощи или добровольных пожертвований, или помощь в виде выполнения работ, предоставления услуг, предоставляемых иностранными и отечественными донорами по гуманным мотивам получателям гуманитарной помощи в Украине или за рубежом, требующих ее в связи с социальной незащищенностью, материальной необеспеченностью, тяжелым финансовым положением, возникновением чрезвычайного положения.

Следовательно, безвозвратная финансовая помощь (денежные средства) и помощь в натуральной форме (товары) могут быть признаны при определенных условиях гуманитарной помощью.

Гуманитарная помощь является разновидностью благотворительности и должна направляться в соответствии с обстоятельствами, объективными потребностями, согласием ее получателей и при условии соблюдения требований ст. 3 Закона Украины «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» №5073-VI от 05.07.2012г.

Перечень получателей гуманитарной помощи определен в ст.1 Закона №1192. Это, в частности, но не исключительно общественные организации, религиозные организации, благотворительные фонды, внесенные в Единый реестр получателей гуманитарной помощи.

Приобретателями же гуманитарной помощи являются физические и юридические лица, нуждающиеся в гуманитарной помощи и которым она предоставляется.

В этой статье мы будем рассматривать учет и документирование материальной гуманитарной помощи у получателя, находящегося в Едином реестре получателей гуманитарной помощи, ведь по закону исключительно такие получатели имеют право на прием от доноров и дальнейшее распространение такой помощи приобретателям, которым она нужна.

 Трудовые отношения во время войны, изменения в налогообложении и отчетности - все важные материалы читайте в "Интербух". Подпишитесь на период от 6 месяцев и получайте скидку 10%.

Документальное оформление движения гуманитарной помощи

Министерство финансов Украины письме №41020-06-5/8479 от 27.04.2022 г. напомнило, что Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» №996-XIV от 16.07.1999г. распространяется на всех юридических лиц, созданных в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно правовых форм и форм собственности, на представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность. Это означает, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций, в частности, по получению, списанию или передаче активов, являются первичные документы — документы, содержащие сведения о хозяйственной операции (действии или событии, вызывающем изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия).

Главное в этом понять, что не все документы первичны и должны соответствовать по порядку их создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения, требованиям установленным Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины №88 от 24.05 .1995г. (далее – Приказ №88).

Как пример, предшествовать получению гуманитарной помощи может запрос/обращение/просьба о предоставлении конкретного вида помощи. Это не является первичным документом и типовой формы такого документа также нет, это как правило, письмо на бланке неприбыльной организации, содержащее все ее реквизиты, перечень требуемой помощи, а также направления использования и направляется потенциальным донорам.

Основанием для начала процедуры предоставления и признания помощи гуманитарной является письменное предложение донора о ее предоставлении (второе название – дарственное письмо). Следующим шагом для получения гуманитарной помощи в Украине является письменное согласие получателя гуманитарной помощи на ее получение (ст.3 Закона №1192). Ибо может быть, что вам предлагают принять то, что вы принять не в состоянии. Упомянутые в этом абзаце документы также не являются первичными, но необходимы в качественном и прозрачном документировании помощи.

Еще есть формы отчетов о наличии и распределении гуманитарной помощи, утвержденных приказом Министерства социальной политики Украины №539 от 31.07.2020 г. Однако Постановлением Кабинета Министров Украины «Некоторые вопросы получения, использования, учета и отчетности благотворительной помощи» № 202 от 05.03.2022 г. определено, что действие этого нормативного акта в условиях военного положения не распространяются на получение, использование, учет и отчетность благотворительной помощи от юридических и физических лиц – резидентов и нерезидентов.

Но несмотря на это, мы хотели бы обратить внимание тех, кто занимается помощью на этот несколько бюрократический документ, ведь в нем есть шаблон заявления о признании гуманитарной помощью, содержащий упоминания о документах, которые в том числе могут быть признаны и первичными, т.е. на основании которых будет формироваться записи в бухгалтерском учете.

С дарственным письмом, которое не является учетным первичным документом, мы уже разобрались раньше. Обратим внимание на некоторые дополнительные документы, упоминаемые в шаблоне заявления о признании гуманитарной помощи и не являющиеся учетными, но при обычном, а не военном положении, которые создаются в зависимости от вида груза (лекарства, продукты и т.п.), чтобы избегать лишних осложнений. в процессе получения и распространения помощи. Это справка о сроке годности, справка о проведении эпидемиологической и санитарной обработки.

Теперь перейдем непосредственно к первоначальному документу, являющемуся основанием для оприходования помощи получателем от донора. Это инвойс (счет), упоминаемый в вышеприведенном нормативном акте, который действительно может быть признан первичным документом, но при наличии в нем всех основных реквизитов первичного документа.

К таким обязательным реквизитам первичного документа относятся:

1) наименование компании, учреждения, от имени которых составлен документ;

2) название документа (формы);

3) дата составления;

4) содержание и объем хозяйственной операции;

5) единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях);

6) должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Но если взять любой инвойс, то преимущественно это платежный документ, содержащий информацию, кто, кому, сколько, за что и когда должен заплатить, но в котором важно предусмотреть и реализовать все обязательные реквизиты первичного документа, приведенные выше. Потому как альтернатива инвойса, в бухгалтерской практике применяется такой первичный документ, как акт приемки-передачи материальных ценностей (гуманитарной помощи). Такой документ не является типичной формой, и главное, что должно содержать, это те же основные реквизиты первичного документа, которые приведены выше, но в нем их проще реализовать, чем в инвойсе. Если же это материальная помощь, полученная от иностранного донора, то к такому инвойсу или акту будут добавляться таможенная декларация, международная товарно-транспортная накладная.

Следовательно, несмотря на отмену специального документирования и отчетности о гуманитарной помощи, потребность в составлении первичных документов для целей бухгалтерского учета никто не отменял. Более того, в связи с определением на законодательном уровне ответственности за нецелевое использование гуманитарной помощи (об этом подробнее ниже) документальное оформление ее движения становится актуальным, как никогда.

Передача гуманитарной помощи приобретателям-юридическим лицам тоже может быть оформлена путем составления и подписания зеркального по содержанию акта приема-передачи гуманитарной помощи между получателем и приобретателем. Также не будет лишним упомянутое в шаблоне заявление о признании гуманитарной помощью – обращение приобретателя-юридического лица.

Сложнее с приобретателями-физлицами. Специальных требований к документированию таких передач законодательство не содержит. Однако считаем, что в случае массовой раздачи гуманитарному населению целесообразно документировать такие факты в следующем порядке.

Выдать по неприбыльной организации приказ о раздаче гуманитарной помощи, определить место, дату и время, вид гуманитарной помощи и ее объем, ответственных лиц. Составить документ о внутреннем перемещении гуманитарной помощи со склада к ответственному лицу. Несмотря на тот факт, что Госстат своим приказом № 266 от 22.10.2021 г. упразднил приказ Минстата Украины № 193 от 21.06.1996 г. "Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов", но имеющиеся в нем формы первичных документов помогут сориентироваться в наполнении документа произвольной формы. Примером документа для оформления движения гуманитарной помощи в неприбыльной организации на этой стадии может быть форма накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Кроме обязательных для первичного документа реквизитов, из этой формы уместным будет заимствовать у собственноручно созданную накладную на внутреннее перемещение гуманитарной помощи, строки о наименовании/номенклатуре материальной гуманитарной помощи, ее единицу измерения и количество, которое передается для распространения.

Пример выписки из накладной на внутреннее перемещение гуманитарной помощи

После завершения раздачи гуманитарной помощи конечным приобретателям ответственное лицо неприбыльной организации должно составить отчет, в котором будет содержаться информация о месте и дате раздачи гуманитарной помощи, фактические объемы переданной помощи, имеющиеся остатки неразданной гуманитарной помощи.

Примером документа, который поможет с оформлением такого отчета лица ответственного за раздачу гуманитарной помощи может быть форма материального отчета, которая хоть и актуальна для строительства или производства, но все же таких кроме обязательных для первичного документа реквизитов, из этой формы уместно будет позаимствовать строки о наименование/номенклатуру материальной гуманитарной помощи, единицу измерения и количество полученной и розданной гуманитарной помощи, дату и номер накладной на внутреннее перемещение, по которой получена такая гуманитарная помощь для распространения.

Пример выписки из отчета лица ответственного за раздачу гуманитарной помощи

И еще раз вернемся к шаблону заявления о признании гуманитарной помощью, содержащей среди перечня дополнительных документов список конечных приобретателей-физических лиц. Поэтому дополнительно к отчету лица, ответственного за раздачу гуманитарной помощи, может составляться ведомость раздачи гуманитарной помощи приобретателям, которая позволит обеспечить прозрачность и возможность пост-контроля донором за распространением помощи, если в этом возникнет необходимость.

Пример выписки из ведомости раздачи гуманитарной помощи приобретателям

*под согласием понимается лицо, поставившее подпись, согласно Закона Украины «О защите персональных данных» №2297-VI от 01.06.2010г. дает согласие на обработку, использование, распространение и доступ к персональным данным. Это обязано быть зафиксировано в тексте этого документа либо отдельным документом с подписью такового лица.

Отчет лица, ответственного за раздачу гуманитарной помощи, будет основой для составления акта на списание гуманитарной помощи с баланса неприбыльной организации (документ произвольной формы, обязательно утвержденный руководителем неприбыльной организации).

Пример выписки из акта на списание гуманитарной помощи

Остатки неразданной помощи могут быть возвращены на склад от ответственного лица и задокументированы накладной о внутреннем обратном перемещении гуманитарной помощи.

Пример выписки из накладной на внутреннее обратное перемещение гуманитарной помощи

Узнавайте первыми об изменениях законодательства во время военного положения. Все нововведения, аналитика и консультации доступны в LIGA360. Заказывай сегодня на выгодных условиях.

Учет гуманитарной помощи

Бухгалтерский учет гуманитарной помощи и соответствующая отчетность осуществляется получателями гуманитарной помощи и приобретателями гуманитарной помощи (юридическими лицами) в порядке, установленном Министерством финансов Украины. В случае отсутствия учета получения и целевого использования гуманитарной помощи она считается использованной не по целевому назначению (ст.11 Закона №1192).

Порядок бухгалтерского учета гуманитарной помощи утвержден Приказом Министерства финансов Украины № 298 от 14.12.1999 г. Это порядок распространяется на юридических лиц независимо от видов деятельности и форм собственности (кроме бюджетных учреждений), получивших гуманитарную помощь (получатели), нуждающихся в ней и которым она непосредственно предоставляется (приобретатели).

Полученную гуманитарную помощь посредством денежных средств, товарно-материальных ценностей получатель отражает по дебету счетов учета денежных средств, товаров, запасов и другого имущества в корреспонденции со счетом 48 «Целевое финансирование и целевые поступления». Последующую передачу гуманитарной помощи в пользу приобретателей получатель отражает по дебету счета 48 «Целевое финансирование и целевые поступления» в корреспонденции со счетами учета денежных средств, товаров, запасов и другого имущества.

Получатели гуманитарной помощи – юридические лица, в примечаниях (пояснениях) к финансовой отчетности приводят информацию о видах и стоимости полученной гуманитарной помощи и ее использовании по целевым направлениям.

Налогообложение гуманитарной помощи

Налог на прибыль

Не являются плательщиками налога неприбыльные организации, созданные и действующие в порядке и на условиях, установленных п.133.4 НКУ.

Ключевое правило – доходы (прибыль) неприбыльной организации используются исключительно для финансирования расходов на содержание такой некоммерческой организации, реализации целей (целей, задач) и направлений деятельности, определенных ее учредительными документами.

Однако, на период действия правового режима военного или чрезвычайного положения, согласно п.63 подразд. 4 разд. XX «Переходные положения» НКУ, не считается нарушением требований п.133.4 НКУ передача имущества, предоставление услуг неприбыльной организацией, использование доходов (прибылей) неприбыльной организации для финансирования расходов, не связанных с реализацией целей (целей, задач) и направлений деятельности , определенных ее учредительными документами при условии, что такое имущество, предоставляются в пользу особых приобретателей.

К таким особым приобретателям гуманитарной помощи относятся: Вооруженные Силы Украины, Национальная гвардия Украины, Служба безопасности Украины, Служба внешней разведки Украины, Государственная пограничная служба Украины, Министерство внутренних дел Украины, Управление государственной охраны Украины, Государственная служба специальной связи и защиты информации Украины, добровольческие формирования территориальных громад, другие образованные согласно законам Украины военные формирования, их соединения, воинские части, подразделения, учреждения или организации, содержащиеся за счет средств государственного бюджета, для нужд обеспечения обороны государства, центральный орган исполнительной власти, который обеспечивает  формирование и реализует государственную политику в сфере гражданской защиты, сил гражданской защиты и/или учреждения здравоохранения государственной, коммунальной собственности и/или структурные подразделения по вопросам здравоохранения областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций.

Также не будут облагаться денежные средства, перечисленные на специальные счета, открытые Национальным банком Украины для сбора средств, и/или оказанием благотворительной помощи физическим лицам, не являющимся учредителями, участниками таких организаций или связанными с ними лицами и проживающими (проживающие) на территории населенных пунктов, где проводятся (проводились) боевые действия, и/или вынужденно покинули место жительства в связи с проведением боевых действий в таких населенных пунктах и, в том числе, взятые в установленном законодательством порядке на учет в структурных подразделениях по вопросам социальной защиты населения районных, районных в г. Киеве государственных администраций, исполнительных органов городских, районных в городах (в случае образования) советов.

Получатели гуманитарной помощи, имеющие статус неприбыльной организации и осуществляющие дальнейшую раздачу такой помощи с целью реализации своих уставных целей, задач и направлений деятельности, не будут иметь никаких налогообложений таких операций налогом на прибыль.

 Налог на добавленную стоимость

В соответствии с пп.197.1.15 НКУ освобождаются от налогообложения операции по оказанию благотворительной помощи, в том числе безвозмездные поставки товаров/услуг благотворительным организациям, образованным и зарегистрированным в соответствии с законодательством, а также оказание такой помощи благотворительными организациями приобретателям (субъектам) благотворительной помощи в соответствии с законодательством о благотворительной деятельности и благотворительных организациях.

Кроме того, согласно п.197.11 НКУ освобождаются от налогообложения сделки по:

- снабжении товаров и услуг на таможенной территории Украины и ввоз на таможенную территорию Украины товаров как международной технической помощи, предоставляемой в соответствии с международными договорами Украины, согласие на обязательность которых предоставлено в установленном законодательством порядке;

- снабжении товаров и услуг на таможенной территории Украины и ввоз на таможенную территорию Украины товаров, финансируемых за счет международной технической помощи, предоставляемой в соответствии с международными договорами Украины, согласие на обязательность которых предоставлено в установленном законодательством порядке.

Есть вопросы об условиях военного положения? Закажи LIGA360 со скидкой 40%. Получи аналитику и консультации по “горячим” темам: налоги, учет, пошлина, лицензии, выплаты, алгоритмы действий для бизнеса.

Ответственность за нецелевое использование гуманитарной помощи

Нецелевое (незаконное с целью получения прибыли) использование гуманитарной помощи, согласно ст.201-.2 Уголовного кодекса Украины   влечет следующие последствия:

- продажа товаров (предметов) гуманитарной помощи или использование благотворительных пожертвований, безвозмездной помощи или заключения других сделок по распоряжению таким имуществом, с целью получения прибыли, совершенные в значительном размере, — наказываются штрафом от 2-х до 3-х тысяч необлагаемых  минимумов доходов граждан или исправительными работами сроком до 2-х лет, или ограничением свободы сроком до 4-х лет;

- те же действия, совершенные повторно или по предварительному сговору группой лиц, или должностным лицом с использованием служебного положения, или в большом размере, — наказываются лишением свободы на срок от 2-х до 5-ти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до трех лет и с конфискацией имущества;

- действия, предусмотренные частью первой или второй настоящей статьи, совершенные организованной группой или в особо крупном размере, или во время чрезвычайного или военного положения, — наказываются лишением свободы на срок от 5 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до 3-х лет и с конфискацией имущества.

И в завершение отметим, что авторы этого материала не претендуют на первоисточник документирования движения материальной гуманитарной помощи. Нашей целью было изложить собственное видение этого процесса на основании существующей законодательной базы, и мы надеемся, что это поможет тем, кто занимается гуманитарной помощью в это непростое для нашей страны время.

Дмитрий Сушко,

управляющий партнер группы компаний MGI PSP Audit;

Бачило  Вячеслав,

партнер практики консалтинга группы компаний MGI PSP Audit