Труднее всего предсказать, когда мы заболеем, и конечно же бывает так, что работник болен во время отпуска. Но отпуска бывают разные, как и больничные могут быть выписаны по разным причинам, поэтому давайте разберемся, во время какого отпуска работодателю можно оплачивать работнику больничный и как именно это сделать.
Какие отпуска может получить работник
Согласно ст. 4 Закона Украины "Об отпусках" работник, при наличии оснований, имеет право на следующие отпуска:
- основной и дополнительный ежегодный отпуск;
- отпуск по учебе;
- творческий отпуск и отпуск для подготовки и участия в соревнованиях;
- разного рода социальные отпуска (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по усыновлению ребенка, дополнительный отпуск на детей, отпуск при рождении ребенка);
- отпуск без сохранения заработной платы.
Почувствуйте силу информации на вашей стороне - с LIGA360 PRO. Экспертная аналитика поможет найти правильный алгоритм действий для руководителя, юриста, бухгалтера или комплаенс-офицера. Закажите доступ по ссылке.
Когда разрешено переносить отпуск из-за больничного
Ежегодный отпуск, а также дополнительный отпуск на детей, обязательно должны быть перенесены на другой период или продлены в случае открытия работником больничного по причине собственной временной нетрудоспособности или в связи с беременностью и родами (ст. 11 и ст. 20 Закона Украины) Об отпусках"). Перенос остальных видов отпусков, указанных в списке выше, в связи с открытием больничного украинским законодательством не предусмотрен.
Обратим внимание, что листок нетрудоспособности, выписанный для ухода за больным ребенком во время ежегодного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы, будет считаться недействительным. Ведь согласно п. 3.15 Инструкции № 455 больничный не выдается по уходу за больным ребенком в период ежегодного (основного и дополнительного) отпусков, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет.
Согласно ч. 6 ст. 16 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» одним из оснований для отказа в предоставлении пособия по временной нетрудоспособности является пребывание застрахованного лица в отпуске без сохранения заработной платы, творческом отпуске, дополнительном отпуске в связи с учебой.
Но согласно ч. 3 ст. 18 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» пособие по беременности и родам предоставляется со дня возникновения права на отпуск по беременности и родам во время ежегодного (основного или дополнительного) отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, дополнительного отпуска в связи с обучением и творческим отпуском.
Какие действия при открытии работнику больничного во время ежегодного отпуска
В случае открытия больничного во время ежегодного отпуска работник должен сообщить работодателю, написав заявление, в котором он укажет, что продолжит свой отпуск по окончании периода нетрудоспособности или хочет перенести отпуск на другой период, а работодатель обязан его требование выполнить. В то же время отпуск не может быть перенесен на срок более 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставлен отпуск (ст. 11, ст. 12 и ст. 20 Закона Украины "Об отпусках").
Со своей стороны, работодатель осуществляет начисление пособия в связи с утратой трудоспособности, если у листка нетрудоспособности статус «готов к оплате (выдан)». Обычно этот статус листок нетрудоспособности приобретает через семь дней после даты закрытия (п. 3 Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности). Просмотреть статус листка нетрудоспособности как работодателю, так и работнику можно на портале Пенсионного фонда Украины. Временно в период военного положения и через три месяца после, если у врача, который будет выдавать листок нетрудоспособности, не будет возможности выдать его в электронном виде, он может выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде, а работодатель может принять его в работу (п. 6 Приказа № 1066).
Как отмечено в ст. 24 и ст. 30 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании», работодатель должен назначить пособие по временной нетрудоспособности не позднее 10 рабочих дней со дня, когда больничный получит статус «выдан», а для назначения пособия по беременности и родам – не позднее трех дней со дня выдачи листка нетрудоспособности. Для этого работодатель оформляет решение о назначении или отказе в назначении такой страховой выплаты.
Так, если решение о назначении страховой выплаты работодателем принято, но он, руководствуясь ст. 115 Кодекса законов о труде Украины и ст. 21 Закона Украины "Об отпусках", уже выплатил работнику среднюю заработную плату за все время ежегодного отпуска, то как действовать в таком случае? Все достаточно просто, отпускные за календарные дни больничного сторнируются, далее начисляются больничные за календарные дни, указанные в листке нетрудоспособности, и доначисляются отпускные за период перенесенного отпуска.
Где читать о трудовых переменах в условиях военного положения? В решении LIGA360: HR. Особенности дистанционной работы, найма и увольнения работников, бронирования и военного учета и другие актуальные вопросы. Закажите LIGA360 - узнайте первыми о самом важном.
Корректировка налоговой отчетности
Корректировка отпускных в Приложении 1 Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков - физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса в соответствии с разделом IV Порядка №4 осуществляется в месяце начисления больничных с помощью указания строки с отрицательным значением отпускных (графа 9, код типа начислений 10) и добавления строки с больничными (графа 8, указывается код застрахованного лица в зависимости от типа больничного и категории застрахованного, согласно Приложению 1 к Порядку №4).
Приложение 4 Налогового расчета за предыдущие периоды также в таком случае не корректируется, заработная плата указывается в текущем периоде с кодом 101 с учетом осуществленных корректировок отпуска и больничных, ведь сумма временной нетрудоспособности в НКУ приравнена к заработной плате. Сумма пособия по беременности и родам указывается отдельной строкой с кодом 128 (Приложение 2 к Порядку №4).
Пособие по временной нетрудоспособности для работника-резидента Дія.Сіті отображается в приложении 4 с кодом 127 (ЗІР 103.25).
Как быстро анализировать большие массивы законодательной информации? С решением LIGA360 PRO. Легко найдите связанную аналитику, НПА, судебную практику для любого документа. Больше преимуществ по ссылке.
Как осуществить расчет страховой выплаты
Сам же расчет страховой выплаты производится по следующему алгоритму:
СВ = ЗПср х СТ% х ДНтн, где:
СВ – сумма страховой выплаты по больничным;
СТ% – процент страхового стажа (ст. 17 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании»):
- 50% — страховой стаж менее 3-х лет;
- 60% — страховой стаж от 3-х до 5-ти лет;
- 70% — страховой стаж от 5-ти до 8-ми лет;
- 100% — страховой стаж более 8 лет;
- или независимо от страхового стажа: чернобыльцам, пострадавшим участникам Революции Достоинства, членам семей погибших ветеранов войны или погибших Защитников и Защитниц Украины, донорам крови, работникам или гиг-специалистам резидента Дія.Сіті;
ДНтн – количество дней временной нетрудоспособности, за которые начисляется выплата;
ЗПср – средняя заработная плата, рассчитываемая по формуле: ЗПср = ЗП/(ДНкл-ДНпп), где:
ЗП – заработная плата за период 12 месяцев, предшествующих наступлению страхового случая. В случае, если работник отработал менее 12 месяцев, берется заработная плата за фактически отработанные месяцы с первого числа. А если меньше месяца, то берется заработная плата за фактически отработанные дни (п.п. 25-27 Порядка №1266);
ДНкд – количество календарных дней в периоде, за который взимается заработная плата;
ДНнп – количество календарных дней, которые не отработаны по уважительным причинам в периоде, за который взимается заработная плата. К таким дням относятся: временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и 6-летнего возраста по медицинскому заключению, отпуск без сохранения заработной платы, приостановление действия трудового договора связи с военной агрессией российской федерации против Украины, период, в течение которого работник проходил срочную военную службу, военную службу по призыву и за ним не сохранялся средний заработок (п. 3 Порядка №1266).
В случае если работнику не начислялась заработная плата во все 12 месяцев, предшествующих наступлению страхового случая (например, когда работница была в отпуске по уходу за ребенком до трех лет), тогда средняя заработная плата рассчитывается по следующей формуле (п. 28 Порядка № 1266):
ЗПср = ЗПо/30,44,
где ЗПо – оклад работника установлен на дату наступления страхового случая.
В то же время, нужно не забывать о правиле, что среднедневная заработная плата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день, которая рассчитывается по следующей формуле (п.4 Порядка №1266):
ЗПср = ЗПєсв/30,44,
где ЗПєсв – максимальная база начисления ЕСВ в последнем месяце расчетного периода, для резидента Дія.Сіті – это минимальная заработная плата.
Если мы рассчитываем пособие по беременности и родам, то оно не может быть меньше размера пособия, исчисленного из минимальной заработной платы, установленной на время наступления страхового случая (ч. 2 ст. 19 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании»):
ЗПср = ЗПмін/30,44,
где ЗПмін – минимальная заработная плата, установленная на время наступления страхового случая.
В случае, когда у работника в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая страховой стаж составляет менее 6 месяцев, то пособие по временной нетрудоспособности начисляется не больше размера пособия, исчисленного из минимальной зарплаты, установленной на время наступления страхового случая, а пособие по беременности и родам. — не больше размера пособия, исчисленного из двукратного размера минимальной заработной платы, установленной на время наступления страхового случая (ст. 4 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании»).
Будут ли НДФЛ, ЕСВ и военный сбор
В соответствии с п. 1 и п. 4 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ на суммы пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам осуществляется начисление ЕСВ. В большинстве случаев ставка единого взноса составляет 22% и для лиц с инвалидностью эта ставка составляет 8,41% (ч. 5 и ч. 13 ст. 8 Закона о ЕСВ).
Суммы пособия по беременности и родам не включаются в расчет общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода в целях начисления НДФЛ на основании пп. 165.1.1 НКУ. Также такие выплаты из пп. 1.7 п. 16-1 подраздела 10 раздела ХХ НКУ не облагаются военным сбором.
Что касается пособия по временной потере нетрудоспособности в связи с заболеванием работника, то оно, согласно НКУ, приравнивается к заработной плате. Поэтому больничные в связи с болезнью работника облагаются НДФЛ по ставке 18% и военным сбором по ставке 1,5%. К этой выплате также применяется налоговая социальная льгота в случаях, предусмотренных ст. 169 НКУ.
Особенности оплаты больничных и его выплаты
Напомним, что оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности в случае заболевания самого работника производится за счет средств работодателя, а с шестого дня выплата производится за счет средств Пенсионного фонда Украины. А в случае временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами выплата производится полностью за счет Пенсионного фонда Украины (ст. 15 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании»).
Первые пять дней временной нетрудоспособности оплачиваются в ближайшую выплату заработной платы после выдачи больничного листа со статусом готов к оплате (Порядок №440). Далее в течение пяти рабочих дней с даты принятия решения о назначении больничных работодатель подает через портал Пенсионного фонда заявление-расчет (п. 2 Порядка №12). В заявлении-расчете заполняются реквизиты работодателя, его счет для страховых выплат, данные о листе нетрудоспособности и суммах, которые должны быть возмещены. После проверки Пенсионным фондом заявления-расчета страховая выплата направляется на банковский счет для страховых выплат работодателя, указанного в заявлении-расчете в течение трех банковских дней. Далее работодатель должен перечислить полученное пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам при ближайшей выплате зарплаты.
В то же время не забываем, что согласно Порядку № 291 при выплате пособий работодатель должен обязательно уплатить ЕСВ, а также в случае выплаты больничных в связи с временной потерей нетрудоспособности еще и НДФЛ и военный сбор.
После проведения выплат за счет средств Пенсионного фонда Украины страхователь посылает уведомление о проведении выплат. Такое сообщение подается в течение месяца со дня выплаты через портал Пенсионного фонда Украины (Порядок №12).
Беленькая Мария,
старшая консультант по бухгалтерскому учету KPMG в Украине
Все изменения в оплате труда кадровом и военном учете в 2024 году отслеживайте в LIGA360. Следите за разделом "Персонал" - получайте информацию об изменениях законодательства, оплате больничных и налогообложении заработной платы. Закажите свою LIGA360 прямо сегодня.
