В материале «Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению» мы выяснили, что первичный документ является основанием для осуществления записей о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. В налоговом учете также запрещено формировать показатели налоговой отчетности без надлежащим образом оформленного первичного документа. Поэтому первичные документы должны быть правильно оформлены. О реквизитах первичных документов речь пойдет в данной статье...
На каком языке составлять первичные документы
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI (п. 1.3 Положения № 88 ).
Минфин в письме от 05.04.2013 г. № 31-08410-07-27/10841 подчеркнул: все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. ГФС по этому поводу в письме от 25.12.2015 г. № 27700/6/99-95-42-03-15 дополнила: документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.
Форма первичного документа
Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете ).
Бумажные первичные документы. Записи в бумажных первичных документах осуществляются от руки только чернилами, пастой ручек темного цвета, а также с помощью электронных средств обработки информации (распечатанные на принтере) и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Положения № 88).
К сведению
Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления - с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления данной отчетности.
(п. 44.3 НКУ)
Электронные первичные документы. Закон о бухучете и Положение № 88 разрешают составлять первичные документы в электронной форме. Но - при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Одно из требований - наложение электронной подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи. При наличии такой подписи оригиналом будет считаться любой созданный экземпляр электронной первички.
Расширенная аналитика на тему: | |
Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 128/2017 | |
Обязательные реквизиты первичных документов
К обязательным реквизитам первичных документов ст. 9 Закона о бухучете относит нижеперечисленные реквизиты (см. таблицу).
Обязательные реквизиты первичных документов
Названия реквизитов публикуются на языке оригинала
Таблица
Название реквизита | Пояснение касательно заполнения реквизита |
«Назва документа (форми)» | Зачастую название документа размещают по центру или с выравниванием по левому краю. Прописывают полное название документа заглавными буквами или строчными, но с заглавной буквы. Кроме того, согласно п. 2.4 Положения № 88 в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Одним из таких дополнительных реквизитов является номер документа (он будет являться дополнительным реквизитом, только если он не предусмотрен установленной формой) |
Расширенная аналитика на тему: | |
Название документа (формы) как один из главных реквизитов первичного документа | Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 29/2015 |
«Дата складання» | С 26.05.2017 г. в Положении № 88, как и в Законе о бухучете, нет нормы, согласно которой первичку следует составлять в момент проведения хозоперации или, если это невозможно, непосредственно по ее завершении. На практике проблемы, связанные с этим правилом, наиболее часто затрагивали акты о выполнении работ/предоставлении услуг, которые составлялись по завершении процесса их предоставления. Нередко между моментом окончания процесса и датой оформления акта проходят недели, а иногда и месяцы. Сейчас же требование касательно составления в момент совершения хозоперации отсутствует. В то же время дата составления первичного документа - один из обязательных реквизитов первичных документов, и она обязательно должна быть указана для того, чтобы данный документ считался подтверждающим для целей бухгалтерского и налогового учета |
Расширенная аналитика на тему: | |
Первичная документация: как изменения в Законе о бухучете реализованы в Положении № 88 | Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 122/2017 |
«Назва підприємства, від імені якого складено документ» | По общим правилам, наименование юрлица должно содержать: · информацию о его организационно-правовой форме; · название. Данное правило указано в пп. 1.1 Требований к написанию наименования юридического лица, его обособленного подразделения, общественного формирования, не имеющего статуса юридического лица, кроме организации профсоюза, утвержденных приказом Минюста Украины от 05.03.2012 г. № 368/5. Среди обязательных реквизитов первичных документов указан именно «Назва підприємства, від імені якого складено документ». Однако, учитывая юридическую практику, здесь говорится именно о наименовании предприятия. Следовательно, указывать нужно обе составляющие наименования: организационно-правовую форму и название предприятия. А не только название |
Расширенная аналитика на тему: | |
Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 31/2017 | |
«Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції» | Содержание хозоперации должно объяснять саму ее суть, то есть отвечать на вопрос: какое действие было осуществлено или какое событие произошло? Объем хозяйственной операции - комплексное понятие, определяется в виде показателей, отражающих суть хозоперации (наименование товара, услуги), единицу измерения, цену за единицу, общую стоимость, то есть дают представление о количестве и стоимости товаров, работ или услуг. Указывая в первичных документах единицы измерения, рекомендуем пользоваться Классификатором системы обозначений единиц измерения и учета ДК 011-96, утвержденным приказом Госстандарта Украины от 09.01.1997 г. № 8 |
Расширенная аналитика на тему: | |
Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 29/2015 | |
«Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» | Данный реквизит неотделимо связан с заполнением такого реквизита, как «Особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». Перечень лиц, имеющих право предоставлять разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено (п. 2.13 Положения № 88) |
Расширенная аналитика на тему: | |
Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 94/2015 | |
«Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» | Первичный документ должен быть подписан лично лицом, принимавшим участие в осуществлении хозяйственной операции. Подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте |
Расширенная аналитика на тему: | |
Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 33/2015 | |
Печать как реквизит первичного документа
Печати больше нет среди обязательных реквизитов первичных документов. Однако в п. 2.5 Положения № 88 прописано, что «…Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью». Несмотря на то что вышеупомянутое Положение допускает наличие печати на первичном документе (но отнюдь не требует наличия таковой), после 19.07.2017 г. норма ч.ч. 1 и 3 ст. 581 ГКУ совершенно четко указывает: даже при наличии печати субъект хозяйствования не обязан ее применять.
Хотя, учитывая практику, следует отметить, что иногда отсутствие печати на первичном документе у некоторых контрагентов может вызвать сомнения, поэтому будьте готовы, что контрагент может просто отказаться принимать документ без наличия на нем печати.
Расширенная аналитика на тему: | |
Печать как реквизит первичного документа: обязательная или нет | Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 86/2017 |
Редакция газеты
«Интерактивная бухгалтерия»
