Заполнение формы № 1ДФ: основные правила и нюансы

При каждом представлении налогового расчета по форме № 1ДФ возникают новые вопросы. Еще и ГФС не дает расслабиться, уточняя и изменяя предыдущие разъяснения по заполнению формы № 1ДФ. Иногда эти разъяснения не соответствуют действующему законодательству, но налоговиков это не смущает. Поэтому акцентируем внимание на основных правилах заполнения формы № 1ДФ и рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации.

Часто ответы на вопросы, возникающие при заполнении формы № 1ДФ, можно найти, внимательно перечитав нормы Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (далее - Порядок № 4). Поэтому давайте проанализируем основные правила заполнения формы № 1ДФ.

Основные правила заполнения и представления формы № 1ДФ

Налоговый расчет (форма № 1ДФ) заполняется налоговыми агентами, которые начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы (в денежной или неденежной форме) физлицу и обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и военный сбор. Это юрлица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятые лица, представительства нерезидентов-юрлиц, инвесторов (операторов) по соглашению о разделе продукции.

Далее - об основных правилах по заполнению и представлению формы № 1ДФ.

Правило 1. Налоговый расчет (форма № 1ДФ) представляется отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Подача же отдельного налогового расчета за календарный год не предусмотрена.

Если последний день срока представления налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, предельным днем является операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем (п. 2.1 Порядка № 4).

Правило 2. Налоговый расчет представляется в контролирующие органы по местонахождению налогового агента - юрлица или его обособленных подразделений либо в контролирующий орган по налоговому адресу физлица (налогового агента).

Правило 3. Налоговые агенты со штатной численностью работников до 1000 человек представляют налоговый расчет единым документом на всех работающих с обязательным заполнением их налоговых номеров или серии и номера паспорта (для физлица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) одной порцией. Если штатная численность работников больше, можно подавать налоговый расчет несколькими порциями, каждая из которых является отдельным налоговым расчетом со своим номером порции (п. 2.4 Порядка № 4).

Если налоговый агент имеет свыше 1000 работающих наемных работников и представляет несколько порций налогового расчета (форма № 1ДФ), то начисленный, выплаченный доход и начисленный, перечисленный в бюджет с него военный сбор отражаются общими сумами только один раз в разделе II первой порции формы № 1ДФ (подкатегория 103.25 системы "ЗІР").

Правило 4. Если обособленное подразделение юрлица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, налоговый расчет в виде отдельной порции за такое подразделение представляет юрлицо в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения. В порции, подаваемой за обособленное подразделение, указываются сведения о физлицах (работающих) данного подразделения (п. 2.6 Порядка № 4).

В налоговом расчете по форме № 1ДФ, представляемом за обособленное подразделение, не уполномоченное начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, не отражается информация о военном сборе (подкатегория 103.25 системы "ЗІР").

Правило 5. Налоговый расчет (форма № 1ДФ) представляется только в случае начисления доходов физлицам налоговым агентом в течение отчетного периода (пп. "б" п. 176.2 НКУ). Но его подача не зависит от того, выплачивал ли налоговый агент доходы на протяжении отчетного периода (п. 2.2 Порядка № 4).

Заполнение заголовочных реквизитов формы № 1ДФ

Как заполнять общие реквизиты налогового расчета, объясняет п. 3.1 Порядка № 4. Приведем в таблице кратко особенности их заполнения.

Таблица

Порядок заполнения заголовочных реквизитов формы № 1ДФ

Акцентируем внимание на особенностях заполнения двух последних реквизитов "Працювало за трудовими договорами" и "Працювало за цивільно-правовими договорами". При их заполнении необходимо учесть следующее:

· если в течение отчетного периода количество работников менялось в связи с приемом и увольнением с места работы, то в графе "Працювало за трудовими договорами" налогового расчета по форме № 1ДФ следует указывать максимальное количество работников, фактически работавших по трудовым договорам в течение отчетного квартала(подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· если юрлицо представляет налоговый расчет по форме № 1ДФ в виде отдельной порции за обособленное структурное подразделение, которое не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет, реквизит "Працювало за трудовими договорами"не заполняется (подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· количество внешних совместителей включается в графу "Працювало за трудовими договорами" налогового расчета по форме № 1ДФ (подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· в графе "Працювало за трудовими договорами" налогового расчета по форме № 1ДФ не отражаются лица, призванные на срочную военную службу, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период или принятые на военную службу по контракту в случае возникновения кризисной ситуации, угрожающей национальной безопасности (подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· в количество работников, работающих по трудовым контрактам, в графу "Працювало за трудовими договорами" налогового расчета по форме № 1ДФ не включаются те, которые находятся в отпусках по беременности и родам, по уходу за детьми, в отпуске без сохранения зарплаты и т. д., независимо от того, начислялся им доход или нет(подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· количество физлиц, с которыми юрлицо или физлицо-предприниматель в течение отчетного налогового квартала заключало гражданско-правовые договоры и выплачивало вознаграждения, отражается в реквизите "Працювало за цивільно-правовими договорами";

· в графе "Працювало за цивільно-правовими договорами" налогового расчета по форме № 1ДФуказывается количество работников, которые являются штатными работниками предприятия и дополнительно выполняют работу по договорам гражданско-правового характера (подкатегория 103.25 системы "ЗІР");

· при представлении уточняющего расчета данные реквизитов "Працювало за трудовими договорами" и "Працювало за цивільно-правовими договорами" и номера порции заполняются из предыдущего поданного налогового расчета (подкатегория 103.25 системы "ЗІР").

Нюансы заполнения раздела І формы № 1ДФ

В графе 3а "Сума нарахованого доходу" формы № 1ДФ отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физлицу в соответствии с признаками дохода.

Начисленный физлицу доход отражается (без вычета НДФЛ, военного сбора, других обязательных взносов) обязательно в графе 3а формы № 1ДФ независимо от того, выплачен он или нет (п. 3.2 Порядка № 4).

В графе 3 "Сума виплаченого доходу" формы № 1ДФ отражается сумма фактически выплаченного дохода физлицу налоговым агентом.

Зарплата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, отражается в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который она начислена (п. 3.3 Порядка № 4). Также отражается и перечисленный налог в графе 4 формы № 1ДФ...