Резерв отпусков: разбираемся в хитросплетениях

Хоть обязанность предприятий создавать обеспечение для выплаты отпусков существует давно, вопросов меньше не становится. Просто не все предприятия прежде его создавали, а для налоговиков нынче это один из самых популярных вопросов во время проверки. Поэтому рассмотрим наиболее распространенные вопросы...

Предприятие не создавало обеспечение для оплаты отпусков (далее - резерв отпусков) до 2018 года. Как его создать впервые, учитывая, что есть неиспользованные отпуска за 2015 - 2017 годы?

Предприятие создает резерв только для тех отпусков, которые подлежат накоплению, а именно для:

• основных ежегодных отпусков;

• основных дополнительных отпусков, предусмотренных ст. ст. 7 и 8 Закона об отпусках (за работу во вредных, тяжелых и особых условиях труда);

• дополнительных отпусков работникам, имеющим детей.

Поэтому все эти отпуска необходимо включать в график отпусков на соответствующий календарный год. Минсоцполитики советует в графике выделять отдельной строкой отпуска на детей (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 г. № 204/0/101-18/284).

Составляя график отпусков на текущий календарный год, также целесообразно проводить ревизию неиспользованных ежегодных отпусков за прошлые годы и справочно приводить такие данные в графике или же в приложении к нему.

Поэтому основным документом, на который следует ориентироваться при создании резерва отпусков на текущий год, является именно график отпусков.

Предприятию, которое создает резерв отпусков впервые, придется определить отдельно резерв отпусков на текущий календарный год и за предыдущие годы.

Резерв отпусков на текущий календарный год

Как рассчитать сумму обеспечения для оплаты отпусков - разъясняют абз. 2 п. 14 П(С)БУ 11 и описание к характеристике субсчета 471 "Обеспечение выплат отпусков", приведенное в Инструкции № 291.

Сумму обеспечения на выплату отпусков определяют ежемесячно как произведение фактически начисленной зарплаты работникам и коэффициента резервирования, который получают путем деления годовой плановой суммы на оплату отпусков на общий плановый фонд оплаты труда, с учетом сумм ЕСВ (отдельно ставки 22 % и 8,1 %).

Итак, определив коэффициент резервирования на текущий календарный год, далее ежемесячно создаем резерв отпусков проводкой: Дт 23, 91 - 94 Кт 471.

Резерв отпусков за предыдущие годы

В целях его создания следует исчислить надлежащую сумму отпускных для каждого работника за предыдущие годы (это будут более точные данные).

В этом случае не стоит использовать алгоритм, предложенный п. 8.2 подразд. 8 разд. III Положения № 879 для проведения инвентаризации обеспечения для оплаты отпусков. Он базируется на количестве дней неиспользованного работниками предприятия ежегодного отпуска и среднедневной оплате труда работников, определенной в соответствии с законодательством. Однако в случае если резерв отпусков не создавался, инвентаризировать нечего. Поэтому если расчет резерва для оплаты отпусков осуществляем впервые, лучше произвести исчисление конкретных сумм, причитающихся каждому работнику за неиспользованные отпуска.

Чтобы создать резерв для оплаты неиспользованных отпусков за предыдущие годы (за 2015 - 2017), необходимо откорректировать сальдо нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на начало отчетного года. То есть резерв на оплату не использованных в предыдущих годах отпусков отражают на основании бухгалтерской справки корреспонденцией: Дт 44 Кт 471.

Такие рекомендации предоставляет Минфин в письме от 21.12.2016 г. № 31-11410-07-25/36420. Также нужно будет откорректировать финансовую отчетность за соответствующий предыдущий отчетный год.

Мы были микропредприятием и не создавали резерв отпусков, а по итогам 2017 года утратили этот статус. Как теперь создать резерв отпусков и включать ли в него неиспользованные отпуска за предыдущие годы?

У предприятия, утратившего статус микропредприятия по итогам 2017 года, обязанность создавать обеспечение для оплаты отпусков возникает лишь в 2018 году. Поэтому на 2018 год необходимо создать резерв отпусков в общем порядке, но нет никаких оснований создавать резерв отпусков за предыдущие годы, ведь это приведет к искажению данных финотчетности. Почему?

Во-первых, если, руководствуясь общими бухучетными правилами, создавать резерв отпусков за предыдущие годы, это нужно делать через счет 44 "Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)" и, соответственно, корректировать финотчетность. Но для этого нет никаких оснований, поскольку ошибок в финотчетности за прошлые годы не было, поэтому зачем корректировать ее показатели?

Во-вторых, если создать резерв отпусков за предыдущие годы в текущем году через субсчета 23, 91 - 94, то будут завышены расходы отчетного года (квартала) и, соответственно, занижен объект обложения налогом на прибыль.

Следовательно, предприятию стоит создавать резерв отпусков начиная с 2018 года, поскольку такая обязанность у него появилась только в текущем году. Если же работники будут брать отпуска за предыдущие годы, то оплату таких отпусков следует относить к расходам отчетного периода.

Работники имеют право в течение календарного года взять ежегодный основной отпуск за текущий рабочий год и неиспользованные отпуска за предыдущие годы. Как учитывать при расчете резерва отпуска на текущий год неиспользованные отпуска за предыдущие рабочие годы, которых нет в графике отпусков? Можно ли при расчете резерва отпусков на текущий год учитывать сразу два ежегодных основных отпуска: очередной - за текущий рабочий год и неиспользованный - за предыдущий рабочий год?